Executive Assistant 70-100%

Jobup; Lausanne; On-site; CHF 80,000 - 100,000; Full time

Benefits offered by this job

Télétravail partiel

13e mois de salaire

25 jours de congés annuels

20 jours de congé paternité et 4 mois

Job summary

L’Université de Lausanne (UNIL) offre un poste d’Assistant(e) de direction à 70-100 % au sein du DOF et du LICR à Lausanne. Le rôle implique le soutien administratif et exécutif, l’organisation de réunions et d’événements, ainsi que la coordination des visites et du recrutement, dans un cadre international et multiculturel.

Le poste requiert une expérience d’au moins 10 ans, une double maîtrise du français et de l’anglais, et un CFC + diplôme d’assistant(e) de direction.

Qualifications

• Anglais et français à l’écrit et à l’oral impeccables.
• Capacités organisationnelles et multitâches démontrées.
• Esprit proactif et résilience sous pression.
• Bon jugement et anticipation des besoins.
• Orientation collaboration et soutien aux collègues.

Responsibilities

• Soutien administratif aux groupes de recherche du DOF à Agora.
• Organisation de réunions, séminaires et événements.
• Soutien exécutif et administratif à la branche lausannoise du LICR.
• Coordination des visites, entretiens de recrutement et intégration.
• Suivi administratif des activités de la branche LICR.

Skills

Anglais courant

Français irréprochable

Organisation & multitâche

Anticipation & planification

Communication interpersonnelle

Esprit d’équipe

Expérience admin international

Education

CFC Administration des Affaires Commerciales

Diplôme d’Assistant(e) de direction

Job description

Introduction

L'UNIL est une institution internationale de premier plan en enseignement et recherche, avec plus de 5 000 employés et 17 000 étudiants répartis entre son campus de Dorigny, le CHUV et Epalinges. En tant qu'employeur, l'UNIL encourage l'excellence, la reconnaissance individuelle et la responsabilité.

unil.ch/travailler

Présentation

Le Bureau administratif et financier du Département d'Oncologie Fondamentale de l'Université de Lausanne (UNIL) cherche à recruter un(e) Assistant(e) de direction 70-100 %.

Si vous souhaitez évoluer dans un environnement dynamique, stimulant et véritablement international, tout en contribuant à une mission ayant un impact significatif sur la société, nous vous invitons à rejoindre notre équipe. Vous jouerez un rôle clé dans le soutien des opérations quotidiennes et du développement stratégique d'un département dédié à l'excellence en recherche fondamentale sur le cancer.

Travaillant aux côtés de chercheurs et de professionnels venus du monde entier, vous ferez partie d'une communauté diverse et multiculturelle unie par un objectif commun : faire progresser la recherche sur le cancer et contribuer à une meilleure compréhension et traitement de cette maladie. Votre rôle sera essentiel pour soutenir les personnes et les activités derrière cette mission importante.

Le Département d'Oncologie Fondamentale (DOF) est un département récemment créé à l'UNIL, offrant une identité distincte et un focus stratégique à l'une des principales communautés européennes de recherche sur le cancer. Codirigé par les Professeurs Tatiana Petrova et Johanna Joyce, le département accueille actuellement 13 groupes de recherche.

Le DOF abrite également la branche lausannoise du Ludwig Institute for Cancer Research (LICR), un réseau mondial à but non lucratif d'instituts et laboratoires de recherche dédiés à la compréhension et au traitement du cancer. L'Assistant(e) de direction soutiendra également le Directeur de la branche lausannoise et les groupes LICR.

Les groupes de recherche du DOF sont basés sur deux sites proches : le Centre de Recherche Translationnelle sur le Cancer AGORA, situé à côté de l'Hôpital CHUV, et le nouveau bâtiment SE-C Oncologie à Epalinges.

Assistant(e) de direction 70-100 %

Informations sur le poste

Date de début prévue : 01.11.2026 ou à convenir

Durée du contrat : Contrat à durée déterminée (2 ans)

Taux d’activité : 70-100 %

Lieu de travail : Agora / Bugnon, Lausanne

Vos responsabilités

Dans ce rôle, vous :

• Apporterez un soutien administratif aux groupes de recherche du DOF basés à Agora.
• Organiserez des réunions, séminaires et événements pour les laboratoires de recherche du Département.
• Fournirez un soutien exécutif, organisationnel et administratif à la branche lausannoise du Ludwig Institute for Cancer Research (LICR), y compris un soutien direct au Directeur de la branche.
• Coordonnerez les visites institutionnelles et événements, y compris les entretiens de recrutement professoral et les activités d’intégration.
• Assurerez un suivi administratif sans faille des activités de la branche lausannoise du LICR.

Vos qualifications

Nous recherchons un(e) professionnel(le) administratif(ve) expérimenté(e) avec les qualifications et compétences suivantes :

• Excellente maîtrise écrite et orale de l’anglais et du français. La maîtrise des deux langues est essentielle dans notre environnement international.
• Compétences organisationnelles et multitâches exceptionnelles, avec la capacité de prioriser efficacement.
• Approche proactive, résilience sous pression et bon jugement.
• Solides compétences en anticipation et planification.
• Esprit collaboratif avec un fort esprit d’équipe et volonté de soutenir les collègues.
• Excellentes compétences en communication et relations interpersonnelles.
• Au moins 10 ans d’expérience professionnelle dans un rôle administratif, de préférence dans un environnement international et/ou de recherche.
• CFC en Administration des Affaires Commerciales (ou qualification équivalente) accompagné d’un diplôme d’Assistant(e) de direction.

Ce que le poste vous offre

Rejoindre l’Université de Lausanne, c’est bénéficier de :

• Un environnement académique multiculturel et reconnu internationalement.
• Des opportunités de formation continue et de développement professionnel.
• Des possibilités de télétravail partiel.
• D’excellents avantages sociaux, incluant 20 jours de congé paternité et 4 mois de congé maternité (avec possibilité d’un mois supplémentaire de congé d’allaitement).
• Une progression salariale régulière en fonction des responsabilités.
• Un 13e mois de salaire et 25 jours de congés annuels.
• Un minimum de trois jours de formation par an avec accès à un large éventail de cours proposés par le Centre de Formation du CHUV et les institutions partenaires.
• Des avantages mobilité attractifs, incluant des réductions sur les abonnements aux transports publics, les services d’autopartage Mobility et l’achat de vélos électriques.

Votre candidature

Date limite de candidature : 15.10.2026

Contact pour plus d’informations

Caterina Mammone

[e-mail]