EMPLOYÉ D'ADMINISTRATION à 80-100% au pôle administratif du Service de la cohésion sociale

Ville de Vevey; Vevey; In loco; CHF 65.000 - 90.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

Ville de Vevey recrute pour le Service de la cohésion sociale un(e) agent administratif(ve). Vous assurez l’accueil du public, la gestion du courrier et des mails, et participez à la rédaction de documents.

Vous assurez le suivi administratif des demandes, l’organisation des séances et la prise de notes dans les réunions, tout en garantissant la qualité du service et le respect des échéances.

Competenze

• CFC Employé·e de commerce ou titre équivalent exigé.
• Expérience administrative, idéalement dans une administration publique.
• Maîtrise des outils bureautiques usuels (Word/Excel/Outlook).
• Bonnes capacités rédactionnelles et prise de notes en séance.
• Sens de l’organisation, gestion de priorités et suivi des dossiers.

Mansioni

• Accueillir le public en présentiel et téléphone, renseigner avec tact et discrétion.
• Gérer courrier entrant/sortant et les mails du service, enregistrer et transmettre les demandes.
• Rédiger, relire et mettre en forme des correspondances et rapports.
• Contribuer à l’organisation des séances, prendre et rédiger les procès-verbaux.
• Assurer le suivi administratif des demandes et des décisions.
• Gérer les inscriptions, rendez-vous et réservations liées aux prestations et espaces.
• Tenir à jour les tableaux de suivi et données du service.
• Apporter un soutien administratif à l’organisation des manifestations et activités.
• Contribuer à l’amélioration continue des outils et processus administratifs.

Conoscenze

Accueil client

Rigueur

Organisation

Discrétion

Aisance bureautique

Formazione

CFC Employé·e de commerce

Strumenti

Word

Excel

Outlook

M-Files

eSéances

Proconcept

Descrizione del lavoro

Le Service de la cohésion sociale de la Ville de Vevey agit pour favoriser le bien-vivre ensemble et permettre à chacune et chacun de trouver sa place dans le respect et la dignité. Il intervient notamment dans les domaines de l’accompagnement social, des seniors, de l’égalité, de la vie de quartier, du travail social de proximité et de l’accès au logement.

Au sein du pôle administratif, vous apportez un soutien à la direction et aux équipes dans les différentes activités du service. Dans un environnement où les projets mobilisent plusieurs acteurs et actrices, vous facilitez la circulation de l’information et les échanges entre les équipes, les interlocutrices et interlocuteurs institutionnels et les partenaires, dans le respect des rôles de chacun·e. Vous veillez à la qualité du suivi administratif et au respect des échéances. Par votre sens de l’organisation, votre rigueur et votre sens de l’accueil, vous contribuez au bon fonctionnement du service et à des relations de qualité avec la population et les partenaires.

À ce titre, vous êtes entre autres chargé·e des tâches principales suivantes :

• Assurer l’accueil du public, en présentiel et par téléphone, le renseigner avec tact et discrétion et l’orienter vers les personnes compétentes
• Gérer le courrier entrant et sortant ainsi que les boîtes de messagerie du service, en veillant à l’enregistrement, à la transmission et au suivi des demandes
• Rédiger, relire et mettre en forme des correspondances, notes, rapports et autres documents administratifs, avec clarté et précision
• Contribuer à l’organisation et à la préparation des séances, prendre et rédiger les procès-verbaux et assurer les suites à donner
• Assurer le suivi administratif des demandes, des dossiers et des décisions du service, en collaboration avec les personnes responsables
• Gérer les inscriptions, les prises de rendez-vous et les réservations liées aux prestations et espaces du service
• Tenir à jour les tableaux de suivi et les données du service
• Apporter un soutien administratif à la préparation et à l’organisation des manifestations et activités du service
• Contribuer à l’amélioration continue des outils et des processus administratifs, en collaboration avec les membres du pôle

Votre profil :

• CFC d’employé·e de commerce ou titre jugé équivalent
• Expérience professionnelle confirmée dans une fonction administrative, une expérience au sein d’une administration publique constitue un atout
• Maîtrise des outils bureautiques usuels, notamment Word, Excel et Outlook, ainsi qu’une aisance dans l’utilisation de tableaux de suivi partagés et de logiciels métiers (M-Files, eSéances, Proconcept)
• Compétences rédactionnelles avérées, expérience dans la prise de notes en séance, facilité dans la rédaction de procès-verbaux
• Sens de l’organisation et des priorités, capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle, à anticiper les échéances et à assurer le suivi
• Sens de l’accueil et de l’écoute, diplomatie et aisance dans les relations avec des publics variés
• Rigueur, précision et discrétion dans le traitement des dossiers et des informations
• Entregent et compréhension du fonctionnement d’une administration publique, avec la capacité à saisir les enjeux des dossiers et à identifier les rôles des différent·es interlocuteur·rices
• Autonomie, esprit d’initiative et aptitude à travailler en équipe
• Sens du service public et intérêt marqué pour les thématiques portées par le Service de la cohésion sociale

Entrée en fonction : 1er février 2027 ou à convenir

Tous renseignements complémentaires peuvent être obtenus auprès de Madame Lorena Marin Guex, Cheffe de service, au 021 925 53 01.