Dokumentenmanager (m/w/d)

Bakerhicks; Basel; On-site; CHF 90,000 - 120,000; Full time

Benefits offered by this job

Überstunden voll kompensierbar

Flexible Arbeitszeiten

Homeoffice

Job summary

BakerHicks Basel sucht eine qualifizierte Fachkraft für Dokumentenkontrolle und Dokumentenmanagementprozesse. Sie planen, erzeugen und validieren projektspezifische technische Dokumente gemäß GDP und internen Standards.

Ihre Aufgaben umfassen Schulungen, Audits und die Gewährleistung von Metadatenkonsistenz. Sie arbeiten eng mit dem Projektteam zusammen, definieren Informationslieferpläne, überwachen Workflows und liefern klare Ergebnisse.

Qualifications

• Dokumentation technischer Projekte gemäß GDP und BakerHicks-Standards.
• Erfahrung im GMP-Umfeld ist vorteilhaft.
• Aufsetzen/Implementieren elektronischer DMS inkl. Workflows.
• Gute IT-Kenntnisse (MS-Office) und DMS-Kenntnisse.
• Deutsch- und Englischkenntnisse; Französisch vorteilhaft.
• Reisebereitschaft je nach Projektbedarf.

Responsibilities

• Erstellung von Dokumentenmanagement-Konzepten und Implementierung gemäß Master Document List.
• Schulung des Projektteams inkl. Subunternehmern durchführen.
• Regelmäßige formelle Dokumentationsprüfungen sicherstellen.
• Systemüberwachung, Informationsfluss und Eskalationen managen.
• Fortschritt der Dokumente anhand des Terminplans überwachen.
• Daten analysieren und Ergebnisse kommunizieren.
• Stichdaten definieren und Informationslieferpläne überwachen.
• Unterlagen vom Projektteam und Subunternehmern einholen.
• Qualitätssicherung der Dokumente gemäß BakerHicks-Standards.
• Dokumentenprozesse prüfen und kontinuierlich verbessern.
• Berichtswesen unterstützen und mit Terminplanung abstimmen.

Skills

Dokumentation technischer Projekte

Qualitätsmanagement (GMP)

GDP-Kenntnisse

EDMS-Implementierung

MS Office-Kenntnisse

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Reisebereitschaft

Kommunikationsfähigkeit

Teamarbeit

Tools

ACC

4Projects

Viewpoint

Fieldview

AWARO

Primavera Unifier

DocuTools

Job description

Du übernimmst die Verantwortung für die Planung und Ausführung aller Aktivitäten mit Bezug auf Kontrolle, Upload und Freigaben von projektbezogenen, technischen Dokumenten. Du definierst die Dokumentenkontrollprotokolle und Anforderungen an das Informationshandling für das Projektteam und bist ausserdem verantwortlich für die Systemdefinition und Konfiguration des DMS (Document Management System) für das Projekt. Du setzt Richtlinien in Bezug auf Dokumentenmanagement gemäss den BakerHicks Standards in den Projekten und im Unternehmen erfolgreich um.

Ausserdem Sind Folgende Aufgaben Essenzieller Bestandteil Deines Verantwortungsbereichs

• Erstellung von Dokumentenmanagement-Konzepten und Implementierung gemäss Liefer- und Leistungsumfang und Master Document List.
• Erstellung von Schulungsunterlagen, Organisation und Durchführung von dokumentierten Schulungen des Projektteams inkl. Subunternehmer
• Du führst regelmäßige formelle Prüfungen der Dokumentation durch, um sicherzustellen, dass sie allen Projektanforderungen entspricht und dass relevante Metadaten vorhanden sind.
• Die Überwachung des Systems, Informationsflusses und die Identifizierung von Engpässen, Verzögerungen und Eskalation dieser zur Lösung zählen ebenfalls zu Deinen Aufgaben.
• Die Überwachung des Dokumentenfortschritts anhand des Projektterminplans und regelmässige Meldung
• Die Analyse der Daten und die klare Kommunikation der Ergebnisse an die zuständigen Mitglieder des Projektteams
• In Zusammenarbeit mit dem Projektteam zur Planung des Informationslieferplans, definierst Du Stichtage und überwachst die Systeme, um sicherzustellen, dass diese eingehalten werden.
• Die Einholung von Unterlagen und Informationen vom Projektteam und den Subunternehmern.
• Qualitätssicherung der Dokumente in jeweiligen Projekten gemäss den BakerHicks Standards.
• Prüfung eigener Projekte zur Sicherstellung der Einhaltung der Prozesse innerhalb des BakerHicks Qualitätsstandards.
• Unterstützung im Berichtswesen zur Fortschrittskontrolle und enge Abstimmung mit der Terminplanung und dem Projektcontrolling.

Dein Profil

• 3 Jahre Erfahrung in der Dokumentation von technischen Projekten
• Erfahrung im Qualitätsmanagement, bevorzugt im GMP-Bereich
• Einschlägiges Wissen der Good Documentation Practice (GDP)
• Erfahrung im Aufsetzen und Implementieren von elektronischen Dokumentenmanagementsystemen /-konzepten inkl. aller notwendiger Abläufe (Workflows)
• Gute IT-Kenntnisse (MS-Office) und idealerweise Kenntnisse vom Dokumentenmanagement (z.B. ACC / 4Projects / Viewpoint / Fieldview / AWARO / Primavera Unifier / DocuTools o.ä,)
• Starke Qualitätsorientierung
• Hohe Kommunikationsfähigkeit
• Treibende Macherqualität, um nachhaltend Ergebnisse sicherzustellen
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse, Französisch von Vorteil
• Reisebereitschaft je nach Projektbedarf

Reisetätigkeit

Die Laufzeit unserer Projekte liegt meist zwischen 6 und 24 Monaten. Abhängig von Projekt und Projektphase ist der Einsatzort hauptsächlich der Projektstandort beim Kunden, wobei Mobiles Arbeiten von Zuhause in Absprache mit der Projektleitung teilweise möglich ist. Bei BakerHicks hat man so die Möglichkeit immer wieder bei unterschiedlichen Kunden mit unterschiedlichen Technologien zu arbeiten. Man lernt neue Städte kennen und ist dennoch am Wochenende immer zuhause.

Über BakerHicks

Seit 1957 sind wir Vorreiter in den Bereichen Design, Engineering und Projektmanagement. Von der Beratung bis hin zum Bau und der Compliance unterstützen unsere multidisziplinären Design- und Ingenieurteams Unternehmen auf der ganzen Welt dabei, ihre Projekte auf die effizienteste, kostengünstigste und nachhaltigste Weise zu realisieren.

Benefits

• Überstunden voll kompensierbar
• Flexible Arbeitszeiten im Rahmen eines Gleitzeitmodells mit Blockzeiten
• Europäische Projekteinsätze möglich
• Rabattangebote im Stücki Center Basel
• Umfassende Spesenregelung zur Aufwandserstattung
• Mitarbeiter werben Mitarbeiter
• 2 verschiedene Pensionskassenlösungen (jährlich wechselbar)
• U-Abo für Pendler
• Flache Hierarchien
• Homeoffice
• Höchster Standard für Arbeitssicherheit
• 25 Urlaubstage
• Volle Lohnzahlung im Krankheitsfall bis zum 30. Tag
• Weltweite Reiseversicherung
• UVG-Zusatzversicherung
• Zuschuss für Velopendler
• Teilzeitarbeit möglich
• Möglichkeit zu unbezahltem Urlaub

Diversität & Inklusion

Bei BakerHicks ist es uns wichtig, dass wir ein Umfeld schaffen, in dem sich alle zugehörig fühlen. Als Unternehmen sind wir in der glücklichen Lage, mit einem vielfältigen Team von Menschen mit den unterschiedlichen Hintergründen und Erfahrungen zusammenzuarbeiten. Alle von uns sollten respektvolles und positives Verhalten erwarten können, das uns anspornt. Um sicherzustellen, dass wir immer ein offenes Ohr haben und ständig dazulernen, haben wir ein Team zusammengestellt, das uns dabei hilft, unsere Strategien für Diversität und Inklusion zu steuern.