Dokumentenmanager (m/w/d) Basel

Greenhouse Software, Inc.; Basel; Hybrid; CHF 90,000 - 120,000; Full time

Benefits offered by this job

Überstunden voll kompensierbar

Flexible Arbeitszeiten

Europäische Projekteinsätze möglich

Spesenregelung und Pendlerzuschuss

Mitarbeiter werben Mitarbeiter

Bezahlter Urlaub

Job summary

BakerHicks sucht eine/n erfahrene/n Dokumentenkontrollmanager/in für Planung, Upload und Freigabe technischer Dokumente in internationalen Projekten. Sie definieren DMS-Standards, erstellen Konzepte und schulen Team und Subunternehmern, um höchste Qualität sicherzustellen.

Sie arbeiten eng mit dem Projektteam zusammen, überwachen Informationsfluss und Termine, erkennen Engpässe und berichten regelmäßig. Reisebereitschaft wird erwartet; Auslandseinsätze sind möglich.

Qualifications

• 3 Jahre Erfahrung in der Dokumentation technischer Projekte
• Erfahrung im Qualitätsmanagement, bevorzugt GMP
• Einschlägiges Wissen der Good Documentation Practice (GDP)
• Erfahrung im Aufsetzen und Implementieren von elektronischen Dokumentenmanagementsystemen inkl. Workflows
• Gute IT-Kenntnisse (MS-Office)
• Reisebereitschaft je nach Projektbedarf
• Deutsch- und Englischkenntnisse, Französisch von Vorteil

Responsibilities

• Planung und Umsetzung der Dokumentenkontrolle, Upload und Freigaben technischer Dokumente
• Definition von DMS-Protokollen und Informationshandling für das Projektteam
• Erstellung von Dokumentenmanagement-Konzepten und Implementierung gemäß Master Document List
• Schulung des Projektteams und Subunternehmern zu DMS-Prozessen
• Regelmäßige formelle Prüfungen der Dokumentation und Metadaten-Validierung
• Überwachung des Systems, Informationsflusses und Eskalation von Engpässen
• Verfolgung des Dokumentenfortschritts gemäß Projektterminplan und Berichterstattung
• Einholung von Unterlagen vom Projektteam und Subunternehmern
• Qualitätssicherung der Dokumente gemäß BakerHicks Standards
• Unterstützung im Berichtswesen und Abgleich mit Terminplanung und Controlling

Skills

Dokumentenmanagement-Skills

Qualitätsmanagement (GDP)

Kommunikationsfähigkeit

Reisebereitschaft

Deutsch- und Englischkenntnisse

Tools

DMS Systeme

MS-Office

ACC

4Projects

Viewpoint

Fieldview

AWARO

Primavera Unifier

DocuTools

Job description

Du übernimmst die Verantwortung für die Planung und Ausführung aller Aktivitäten mit Bezug auf Kontrolle, Upload und Freigaben von projektbezogenen, technischen Dokumenten.Du definierst die Dokumentenkontrollprotokolle und Anforderungen an das Informationshandling für das Projektteam und bist ausserdem verantwortlich für die Systemdefinition und Konfiguration des DMS (Document Management System) für das Projekt.Du setzt Richtlinien in Bezug auf Dokumentenmanagement gemäss den BakerHicks Standards in den Projekten und im Unternehmen erfolgreich um.

Ausserdem sind folgende Aufgaben essenzieller Bestandteil Deines Verantwortungsbereichs:

• Erstellung von Dokumentenmanagement-Konzepten und Implementierung gemäss Liefer- und Leistungsumfang und Master Document List.
• Erstellung von Schulungsunterlagen, Organisation und Durchführung von dokumentierten Schulungen des Projektteams inkl. Subunternehmer
• Du führst regelmäßige formelle Prüfungen der Dokumentation durch, um sicherzustellen, dass sie allen Projektanforderungen entspricht und dass relevante Metadaten vorhanden sind.
• Die Überwachung des Systems, Informationsflusses und die Identifizierung von Engpässen, Verzögerungen und Eskalation dieser zur Lösung zählen ebenfalls zu Deinen Aufgaben.
• Die Überwachung des Dokumentenfortschritts anhand des Projektterminplans und regelmässige Meldung
• Die Analyse der Daten und die klare Kommunikation der Ergebnisse an die zuständigen Mitglieder des Projektteams
• In Zusammenarbeit mit dem Projektteam zur Planung des Informationslieferplans, definierst Du Stichtage und überwachst die Systeme, um sicherzustellen, dass diese eingehalten werden.
• Die Einholung von Unterlagen und Informationen vom Projektteam und den Subunternehmern.
• Qualitätssicherung der Dokumente in jeweiligen Projekten gemäss den BakerHicks Standards.
• Prüfung eigener Projekte zur Sicherstellung der Einhaltung der Prozesse innerhalb des BakerHicks Qualitätsstandards.
• Unterstützung im Berichtswesen zur Fortschrittskontrolle und enge Abstimmung mit der Terminplanung und dem Projektcontrolling.

Dein Profil:

• 3 Jahre Erfahrung in der Dokumentation von technischen Projekten
• Erfahrung im Qualitätsmanagement, bevorzugt im GMP-Bereich
• Einschlägiges Wissen der Good Documentation Practice (GDP)
• Erfahrung im Aufsetzen und Implementieren von elektronischen Dokumentenmanagementsystemen / -konzepten inkl. aller notwendiger Abläufe (Workflows)
• Gute IT-Kenntnisse (MS-Office) und idealerweise Kenntnisse vom Dokumentenmanagement (z.B. ACC / 4Projects / Viewpoint / Fieldview / AWARO / Primavera Unifier / DocuTools o.ä,)
• Starke Qualitätsorientierung
• Hohe Kommunikationsfähigkeit
• Treibende Macherqualität, um nachhaltend Ergebnisse sicherzustellen
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse, Französisch von Vorteil
• Reisebereitschaft je nach Projektbedarf

Die Laufzeit unserer Projekte liegt meist zwischen 6 und 24 Monaten. Abhängig von Projekt und Projektphase ist der Einsatzort hauptsächlich der Projektstandort beim Kunden, wobei Mobiles Arbeiten von Zuhause in Absprache mit der Projektleitung teilweise möglich ist. Bei BakerHicks hat man so die Möglichkeit immer wieder bei unterschiedlichen Kunden mit unterschiedlichen Technologien zu arbeiten. Man lernt neue Städte kennen und ist dennoch am Wochenende immer zuhause.

Seit 1957 sind wir Vorreiter in den Bereichen Design, Engineering und Projektmanagement. Von der Beratung bis hin zum Bau und der Compliance unterstützen unsere multidisziplinären Design- und Ingenieurteams Unternehmen auf der ganzen Welt dabei, ihre Projekte auf die effizienteste, kostengünstigste und nachhaltigste Weise zu realisieren.

Benefits

• Überstunden voll kompensierbar
• Flexible Arbeitszeiten im Rahmen eines Gleitzeitmodells mit Blockzeiten
• Europäische Projekteinsätze möglich
• Rabattangebote im Stücki Center Basel
• Umfassende Spesenregelung zur Aufwandserstattung
• Mitarbeiter werben Mitarbeiter
• 2 verschiedene Pensionskassenlösungen (jährlich wechselbar)
• U-Abo für Pendler
• Höchster Standard für Arbeitssicherheit
• Volle Lohnzahlung im Krankheitsfall bis zum 30. Tag
• Weltweite Reiseversicherung
• UVG-Zusatzversicherung
• Zuschuss für Velopendler
• Teilzeitarbeit möglich
• Möglichkeit zu unbezahltem Urlaub

Bei BakerHicks ist es uns wichtig, dass wir ein Umfeld schaffen, in dem sich alle zugehörig fühlen. Als Unternehmen sind wir in der glücklichen Lage, mit einem vielfältigen Team von Menschen mit den unterschiedlichsten Hintergründen und Erfahrungen zusammenzuarbeiten. Alle von uns sollten respektvolles und positives Verhalten erwarten können, das uns anspornt. Um sicherzustellen, dass wir immer ein offenes Ohr haben und ständig dazulernen, haben wir ein Team zusammengestellt, das uns dabei hilft, unsere Strategien für Diversität und Inklusion zu steuern.