Dokumentenmanager (m/w/d)

Greenhouse Software, Inc.; Basel; On-site; CHF 90,000 - 130,000; Full time

Benefits offered by this job

Überstunden voll kompensierbar

Flexible Arbeitszeiten

Europäische Projekteinsätze möglich

Rabattangebote im Stücki Center Basel

Umfassende Spesenregelung

Mitarbeiter werben Mitarbeiter

2 Pensionskassenlösungen

Velo-Pendler-Zuschuss

Arbeitssicherheit höchster Standard

Krankheitsfalls-Lohnzahlung bis Tag 30

Weltweite Reiseversicherung

Teilzeitarbeit möglich

Unbezahlter Urlaub möglich

Job summary

BakerHicks Schweiz sucht eine/n erfahrenen Dokumentationsspezialisten zur Planung, Umsetzung und Qualitätssicherung technischer Projektdokumente. Sie definieren Protokolle, implementieren DMS-Lösungen und setzen GDP-Standards im gesamten Projektportfolio um.

Sie erstellen Schulungsunterlagen, führen Schulungen durch und prüfen regelmäßig die Dokumentation auf Vollständigkeit, Metadaten und Konformität. Reisebereitschaft wird vorausgesetzt; standorte variieren je nach Kunde.

Qualifications

• Mindestens 3 Jahre Erfahrung in der Dokumentation technischer Projekte.
• Gute Kenntnisse im Qualitätsmanagement, bevorzugt GMP.
• Gültiges Wissen der GDP (Good Documentation Practice).
• Erfahrung im Aufsetzen und Implementieren von elektronischen DMS-Konzepten inkl. Workflows und Abläufen (z.B. ACC/4Projects/VIEWPOINT).

Responsibilities

• Erstellung von Dokumentenmanagement-Konzepten und deren Implementierung gemäß Lieferumfang und Master Document List.
• Entwicklung von Schulungsunterlagen und Durchführung von dokumentierten Schulungen des Projektteams und Subunternehmern.
• Regelmäßige formelle Prüfungen der Dokumentation zur Einhaltung der Projektanforderungen und Metadaten.
• Überwachung des Systems, Informationsflusses und Eskalation von Engpässen zur Lösung.
• Überwachung des Dokumentenfortschritts gemäß Terminplan und regelmäßige Meldung.
• Analyse von Daten und klare Kommunikation der Ergebnisse an das Projektteam.

Skills

Dokumentation technischer Projekte

Qualitätsmanagement

GDP-Kenntnisse

DMS-Implementierung

Education

GDP-Kenntnisse

GMP-Erfahrung

Tools

ACC

4Projects

Viewpoint

Fieldview

AWARO

Primavera Unifier

DocuTools

Job description

Du übernimmst die Verantwortung für die Planung und Ausführung aller Aktivitäten mit Bezug auf Kontrolle, Upload und Freigaben von projektbezogenen, technischen Dokumenten.Du definierst die Dokumentenkontrollprotokolle und Anforderungen an das Informationshandling für das Projektteam und bist ausserdem verantwortlich für die Systemdefinition und Konfiguration des DMS (Document Management System) für das Projekt.Du setzt Richtlinien in Bezug auf Dokumentenmanagement gemäss den BakerHicks Standards in den Projekten und im Unternehmen erfolgreich um.

Ausserdem sind folgende Aufgaben essenzieller Bestandteil Deines Verantwortungsbereichs:

• Erstellung von Dokumentenmanagement-Konzepten und Implementierung gemäss Liefer- und Leistungsumfang und Master Document List.
• Erstellung von Schulungsunterlagen, Organisation und Durchführung von dokumentierten Schulungen des Projektteams inkl. Subunternehmer
• Du führst regelmäßige formelle Prüfungen der Dokumentation durch, um sicherzustellen, dass sie allen Projektanforderungen entspricht und dass relevante Metadaten vorhanden sind.
• Die Überwachung des Systems, Informationsflusses und die Identifizierung von Engpässen, Verzögerungen und Eskalation dieser zur Lösung zählen ebenfalls zu Deinen Aufgaben.
• Die Überwachung des Dokumentenfortschritts anhand des Projektterminplans und regelmässige Meldung
• Die Analyse der Daten und die klare Kommunikation der Ergebnisse an die zuständigen Mitglieder des Projektteams
• In Zusammenarbeit mit dem Projektteam zur Planung des Informationslieferplans, definierst Du Stichtage und überwachst die Systeme, um sicherzustellen, dass diese eingehalten werden.
• Die Einholung von Unterlagen und Informationen vom Projektteam und den Subunternehmern.
• Qualitätssicherung der Dokumente in jeweiligen Projekten gemäss den BakerHicks Standards.
• Prüfung eigener Projekte zur Sicherstellung der Einhaltung der Prozesse innerhalb des BakerHicks Qualitätsstandards.
• Unterstützung im Berichtswesen zur Fortschrittskontrolle und enge Abstimmung mit der Terminplanung und dem Projektcontrolling.

Dein Profil:

• 3 Jahre Erfahrung in der Dokumentation von technischen Projekten
• Erfahrung im Qualitätsmanagement, bevorzugt im GMP-Bereich
• Einschlägiges Wissen der Good Documentation Practice (GDP)
• Erfahrung im Aufsetzen und Implementieren von elektronischen Dokumentenmanagementsystemen /-konzepten inkl. aller notwendiger Abläufe (Workflows)
• Gute IT-Kenntnisse (MS-Office) und idealerweise Kenntnisse vom Dokumentenmanagement (z.B. ACC / 4Projects / Viewpoint / Fieldview / AWARO / Primavera Unifier / DocuTools o.ä,)
• Starke Qualitätsorientierung
• Hohe Kommunikationsfähigkeit
• Treibende Macherqualität, um nachhaltend Ergebnisse sicherzustellen
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse, Französisch von Vorteil
• Reisebereitschaft je nach Projektbedarf

Die Laufzeit unserer Projekte liegt meist zwischen 6 und 24 Monaten. Abhängig von Projekt und Projektphase ist der Einsatzort hauptsächlich der Projektstandort beim Kunden, wobei Mobiles Arbeiten von Zuhause in Absprache mit der Projektleitung teilweise möglich ist. Bei BakerHicks hat man so die Möglichkeit immer wieder bei unterschiedlichen Kunden mit unterschiedlichen Technologien zu arbeiten. Man lernt neue Städte kennen und ist dennoch am Wochenende immer zuhause.

Seit 1957 sind wir Vorreiter in den Bereichen Design, Engineering und Projektmanagement. Von der Beratung bis hin zum Bau und der Compliance unterstützen unsere multidisziplinären Design- und Ingenieurteams Unternehmen auf der ganzen Welt dabei, ihre Projekte auf die effizienteste, kostengünstigste und nachhaltigste Weise zu realisieren.

Benefits

• Überstunden voll kompensierbar
• Flexible Arbeitszeiten im Rahmen eines Gleitzeitmodells mit Blockzeiten
• Europäische Projekteinsätze möglich
• Rabattangebote im Stücki Center Basel
• Umfassende Spesenregelung zur Aufwandserstattung
• Mitarbeiter werben Mitarbeiter
• 2 verschiedene Pensionskassenlösungen (jährlich wechselbar)
• U-Abo für Pendler
• Höchster Standard für Arbeitssicherheit
• Volle Lohnzahlung im Krankheitsfall bis zum 30. Tag
• Weltweite Reiseversicherung
• UVG-Zusatzversicherung
• Zuschuss für Velopendler
• Teilzeitarbeit möglich
• Möglichkeit zu unbezahltem Urlaub

Bei BakerHicks ist es uns wichtig, dass wir ein Umfeld schaffen, in dem sich alle zugehörig fühlen. Als Unternehmen sind wir in der glücklichen Lage, mit einem vielfältigen Team von Menschen mit den unterschiedlichsten Hintergründen und Erfahrungen zusammenzuarbeiten. Alle von uns sollten respektvolles und positives Verhalten erwarten können, das uns anspornt. Um sicherzustellen, dass wir immer ein offenes Ohr haben und ständig dazulernen, haben wir ein Team zusammengestellt, das uns dabei hilft, unsere Strategien für Diversität und Inklusion zu steuern.