Coordinateur Administratif (M/F)

alltitude SA; Nyon; Vor Ort; CHF 70.000 - 100.000; Vollzeit

Zusammenfassung

alltitude SA recherche un coordinateur(trice) administratif(ve) pour accompagner le domaine IT Industriel dans la coordination et le suivi des activités administratives, budgétaires et logistiques, en lien avec la direction et les partenaires externes.

Vous assurez le suivi des demandes fournisseurs, contrats, bons de commande et factures, organisez les réunions et préparez les supports de pilotage et les tableaux de bord pour la direction.

Qualifikationen

• Formation supérieure en administration, gestion, finance, assistanat de direction ou domaine équivalent.
• Expérience confirmée en coordination administrative, idéalement dans un environnement complexe, transverse ou international.
• Bonne expérience du suivi budgétaire, des achats, des contrats fournisseurs et de la gestion administrative de prestataires.
• Maîtrise avancée de Microsoft 365 (Excel, PowerPoint, Word, Outlook, Teams).
• Très bonnes capacités d’organisation et de gestion de plusieurs sujets en parallèle.

Aufgaben

• Assurer la coordination administrative du domaine et le suivi des demandes liées aux fournisseurs, contrats, bons de commande, factures et notes de frais.
• Suivre les budgets du service, mettre à jour les tableaux de suivi, identifier les écarts et préparer les revues budgétaires.
• Organiser et coordonner les réunions, agendas, déplacements et événements du domaine.
• Préparer les supports de pilotage, tableaux de bord et comptes rendus pour la Direction.
• Gérer l’administration des prestataires externes, y compris les arrivées/départs et le suivi des temps.

Kenntnisse

Gestion administrative

Suivi budgétaire

Achats et contrats fournisseurs

Consolidation des absences et temps

Excel

PowerPoint

Word

Outlook

Teams

Organisation et priorisation

Confidentialité

Français courant

Anglais

Environnement IT/ industriel

Ausbildung

Formation supérieure en administration, gestion, finance, assistanat de direction

Tools

Excel

PowerPoint

Word

Outlook

Teams

Jobbeschreibung

Dans le cadre du renforcement de notre équipe, nous recherchons un(e) Coordinateur(trice) Administratif(ve) pour accompagner le domaine IT Industriel dans la coordination et le suivi de ses activités administratives, budgétaires et logistiques.

Vous travaillerez en étroite collaboration avec la Direction IT Industriel, les équipes du domaine, les fonctions support, les fournisseurs et les partenaires externes.

Vos responsabilités:

• Assurer la coordination administrative du domaine et le suivi des demandes liées aux fournisseurs, contrats, bons de commande, factures et notes de frais.
• Suivre les budgets du service, mettre à jour les tableaux de suivi, identifier les écarts et préparer les revues budgétaires.
• Organiser et coordonner les réunions, agendas, déplacements et événements du domaine.
• Préparer les supports de pilotage, tableaux de bord, comptes rendus, plans d’actions et présentations pour la Direction.
• Gérer l’administration des prestataires externes, notamment les arrivées et départs, le suivi des temps et la consolidation des absences prévisibles.
• Coordonner les formations et événements du domaine et assurer le suivi administratif et des complétudes.
• Être un point de contact privilégié pour les collaborateurs et assurer la coordination avec les différents interlocuteurs internes et externes.

Votre profil:

• Formation supérieure en administration, gestion, finance, assistanat de direction ou domaine équivalent.
• Expérience confirmée dans une fonction de coordination administrative, idéalement dans un environnement complexe, transverse ou international.
• Bonne expérience du suivi budgétaire, des achats, des contrats fournisseurs et de la gestion administrative de prestataires.
• Excellente maîtrise de Microsoft 365, notamment Excel, PowerPoint, Word, Outlook et Teams.
• Très bonnes capacités d’organisation, de priorisation, d’anticipation et de gestion de plusieurs sujets en parallèle.
• Rigueur, autonomie, fiabilité, discrétion et sens de la confidentialité.
• Excellent relationnel et aisance avec des interlocuteurs variés, y compris des équipes pluridisciplinaires et des partenaires externes.
• Français courant et bon niveau d’anglais, à l’oral comme à l’écrit.
• Une expérience dans un environnement IT, industriel ou international constitue un atout.