Contract Support Associate

CBRE; Basel; On-site; CHF 65,000 - 85,000; Full time

Benefits offered by this job

Offenes Arbeitsumfeld

Regionale & internationale Entwicklung

Interne & externe Weiterbildung

Fünf Wochen Urlaub & 40-Stunden-Woche

Betriebliche Altersvorsorge (Pensionsk

Job summary

CBRE Global Workplace Solutions sucht eine kaufmännische Assistenz im Bereich Beschaffung und Auftragsabwicklung in Basel. Sie unterstützen die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen bei Dritten, erfassen Bestellungen und prüfen Lieferantenrechnungen.

Sie klären Abweichungen zwischen Bestellung, Lieferung und Rechnung, erfassen Wareneingänge, stimmen Rechnungen ab und erstellen Kundenrechnungen. Zudem erstellen Sie regelmäßige Auswertungen und unterstützen die operative Leitung administrativ.

Qualifications

• Kaufmännische Grundausbildung mit erster Berufserfahrung im technischen oder Dienstleistungsbereich.
• Gute Kommunikations- und Moderationsfähigkeiten; integrative Arbeitsweise.
• Sicherer Umgang mit Auftragssystemen, Datenapplikationen und MS-Office.
• Sicherer Umgang in Deutsch und Englisch (schriftlich und mündlich).

Responsibilities

• Waren- und Dienstleistungsbeschaffung bei Dritten.
• Erarbeitung und Überwachung von Bestellungen, Bearbeitung von Lieferantenrechnungen und Klärung offener Anfragen.
• Abweichungen zwischen Bestellung, Lieferung und Rechnung inkl. Rechnungsfreigabe klären.
• Wareneingänge anhand Lieferpapiere bzw. Rapporte erfassen.
• Rechnungsstellung abstimmen, Kundenrechnungen erstellen/versenden; regelmäßige Abstimmung mit Kunden.
• Auswertungen, Statistiken, Berichte für Auftragsadministration erstellen.
• Unterstützung der operativen Leitung in administrativen Belangen.
• Kreditoreneröffnungen, Ansprechpartner für Lieferanten bei Fragen zur Rechnungsstellung.
• Protokollführung, Erstellung von Ergebnisberichten und Dokumentationen.
• Mitarbeit bei monatlichen Management Reports für den Kunden.

Skills

Gute Kommunikationsfähigkeit

Moderationsfähigkeit

MS-Office

Teamfähigkeit

Dienstleistungsorientierung

Detailgenauigkeit

Education

Kaufmännische Grundausbildung

Tools

MS-Office Suite

Auftragssysteme

Datenapplikationen

Job description

CBRE Global Workplace Solutions erbringt mit mehr als 60'000 Mitarbeitenden integrierte Facility Management Services auf allen Kontinenten. In der Schweiz ist der Bereich GWS mit technischen, infrastrukturellen und kaufmännischen Facility Management Leistungen für Kunden aus verschiedenen Branchen tätig.

Ihr Aufgabenbereich Umfasst Folgende Tätigkeiten

• Waren- und Dienstleistungsbeschaffung bei Dritten
• Erarbeitung und Überwachen von Bestellungen unter Einhaltung aller Richtlinien und Verfahren sowie Bearbeiten von Lieferantenrechnungen und Klärung offener Anfragen
• Bearbeiten von Abweichungen zwischen Bestellung, Lieferung und Rechnungsstellung inkl. Rechnungsfreigabe
• Erfassen von Wareneingängen anhand der Lieferpapiere bzw. Rapporte
• Abstimmung der Rechnungsstellung, Erstellung und Versand von Kundenrechnungen sowie regelmässige Abstimmungen mit den Kunden bzgl. offenen Rechnungen
• Erstellen von Auswertungen, Statistiken, Berichten usw. welche zur Ausübung der Auftragsadministration notwendig sind
• Unterstützung der operativen Leitungen zur Erreichung der Bereichsziele in administrativer Hinsicht
• Support der operativen Bereiche bei Kreditoreneröffnungen, Ansprechpartner für Lieferanten bei Fragen zur Rechnungsstellung
• Supportleistungen wie Protokollführungen, Erstellung von Ergebnisberichten und Dokumentationen, usw.
• Mitarbeit bei der Erstellung monatlicher Management Reports für den Kunden sowie Auswertungen, Statistiken und Berichte

Ihr Profil

• Kaufmännische Grundausbildung (erste Berufserfahrung aber nicht zwingend) im technischen und/ oder Dienstleistungsbereich
• Gute Kommunikations- und Moderationsfähigkeiten / Integrative Arbeitsweise
• Arbeiten mit Auftragssystemen und Datenapplikationen sowie MS-Office
• Sicher in der Kommunikation mit Kunden und Lieferanten
• Teamfähig, dienstleistungsorientiert sowie detailbewusst und methodisch in der Vorgehensweise
• Fliessende Deutschkenntnisse sowie sehr gute Englischknetnisse (mündlich und schriftlich)

Das Bieten Wir Ihnen

• Offenes und innovatives Arbeitsumfeld mit Gestaltungsmöglichkeiten
• Regionale und internationale Entwicklungsmöglichkeiten in einem stark wachsenden Unternehmen
• Vielfältige interne und externe Weiterbildungsmöglichkeiten
• CBRE GWS als ein Global Player im Dienstleistungsbereich mit namhaften Kunden aus einem multinationalen Umfeld
• Gute Rahmenbedingungen, wie z.b. min. fünf Wochen Urlaub, 40 Stunden Woche sowie eine attraktive Pensionskassenlösung