Office and Facilities Coordinator

CBRE; Schaffhausen; On-site; CHF 75,000 - 95,000; Full time

Benefits offered by this job

Fünf Wochen Urlaub

40-Stunden-Woche

Pensionskassenlösung

Weiterbildungsmöglichkeiten

Regionale und internationale Perspekti

Job summary

CBRE Global Workplace Solutions in Neuhausen sucht ab sofort eine/n Office and Facilities Coordinator 100% zur Unterstützung des Kunden vor Ort. Zu Ihren Aufgaben gehören Empfang, Cafeteria, Koordination von Reinigungspersonal und logistische Unterstützung des Bürobetriebs.

Sie arbeiten eng mit dem Facility Manager zusammen, unterstützen Subunternehmer, pflegen Compliance-Dokumentationen, organisieren Reisen und helfen in der Kreditorenbuchhaltung.

Qualifications

• Mind. 3 Jahre Erfahrung im Bereich Facility Services, Office Management, Hotellerie, technische Objektbetreuung oder Gebäudetechnik.
• Hohe Flexibilität, Belastbarkeit und Stressresistenz.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Erfahrung als Nutzer von ERP-Systemen (Einkauf, Bestellungen, Lieferanten) sowie mit Service-Ticket-Systemen.

Responsibilities

• Empfang, Cafeteria, Eingangsbereich und Telefonzentrale betreuen.
• Reinigungspersonal koordinieren und Bürobedarf verwalten.
• Logistische Unterstützung des Bürobetriebs: Postabwicklung, Versand von Post, Paketen und Kurieren.
• Unterstützung der Organisation von Inlands- und Auslandsreisen; Reisepläne erstellen und abstimmen.
• Unterstützung der Kreditorenbuchhaltung, Rechnungseingang und Scannen, sowie Vertretung anderer Assistenzkräfte.
• Dokumente archivieren und Compliance-Dokumentationen pflegen.

Skills

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Multitasking

Kundenorientierung

Stressresistenz

Tools

ERP-Systeme

Service-Ticket-Systeme

Job description

CBRE Global Workplace Solutions erbringt mit mehr als 60‘000 Mitarbeitenden integrierte Facility Management Services auf allen Kontinenten. In der Schweiz ist der Bereich GWS mit technischen, infra-strukturellen und kaufmännischen Facility Management Leistungen für Kunden aus verschiedenen Branchen tätig.

Für unsere wachsende Facility Management Organisation in Neuhausen, bei einem weltweit tätigen Kunden suchen wir ab sofort oder nach Vereinbarung eine/n

Office and Facilities Coordinator 100%

Ihre Aufgaben:

• Empfang, Cafeteria, Eingangsbereich und Telefonzentrale betreuen
• Reinigungspersonal koordinieren
• Logistische Unterstützung des Bürobetriebs des Kunden: Postabwicklung, sowie Post, Paket- und Kurierversand
• Support für die Organisation von Inlands- und Auslandsreisen; Reisepläne erstellen; Reisepläne mit der jeweiligen Führungskraft vor Ort abstimmen
• Unterstützung der Kreditorenbuchhaltung, Rechnungseingang und Scannen, sowie Vertretung anderer Assistenzkräfte nach Bedarf
• Büro- und Küchenbedarf bestellen und verwalten
• Dokumente archivieren

Facilities Coordination

• Unterstützung des Facility Managers im Tagesgeschäft, bei der Abwicklung verschiedener kleinerer Projekte
• Support bei der Verwaltung von Subunternehmern und Lieferanten, sowie Sicherstellung einer gleichbleibenden Qualität der Leistungserbringung
• Bearbeitung, Administration und Weiterleitung von Service Requests und Störungsmeldungen
• Bestellungen im ERP-System von Services und Material
• Pflege, Koordination und dem Hochladen von Compliance-Dokumentationen
• Erste-Hilfe-Raum betreuen (inkl. Ausrüstung und Defibrillator) sowie Erste-Hilfe- und Brandschutzschulungen für das Team organisieren

Ihr Profil

• Mind. 3 Jahre Erfahrung im Bereich Facility Services, Office Management, Hotellerie, technische Objektbetreuung oder Gebäudetechnik
• Hohe Flexibilität und Belastbarkeit
• Guter Umgang mit Stress und Multitasking, sowie Kundenorientierung
• Sehr gute Deutsch- und Englisch-Kenntnisse in Wort / Schrift
• Erfahrung als Nutzer von ERP-Systemen (Einkauf, Bestellungen, Lieferanten) sowie mit Service-Ticket Systemen

Das Bieten Wir Ihnen

• Regionale und internationale Entwicklungschancen in einem wachstumsstarken Unternehmen
• Vielfältige interne und externe Weiterbildungsmöglichkeiten
• CBRE GWS als Global Player im Dienstleistungsbereich mit CBRE GWS als Global Player im Dienstleistungsbereich mit namhaften Kunden aus einem multinationalen Umfeld
• Gute Rahmenbedingungen, wie mindestens fünf Wochen Urlaub, 40-Stunden-Woche und eine attraktive Pensionskassenlösung