Congress Programme Coordinator (80-100 %)

Congrex Switzerland Ltd.; Basel; Hybrid; CHF 55,000 - 90,000; Full time

Job summary

Congrex Switzerland Ltd. sucht eine/n Congress Programme Coordinator zur Unterstützung medizinischer Fachpersonen und zur Entlastung bei administrativen Aufgaben. Du koordiniert Abstract-Einreichungen, pflegst das Online-System, betreust Referenten-Einladungen und protokollierst bei Programmsitzungen.

Zudem bereitest du Daten für Website, Programm und Publikationen vor und erstellst regelmäßige Reports. Du verfügst über exzellente Excel-Kenntnisse, bist IT-affin und kommunizierst sicher auf

Qualifications

• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und Zuverlässigkeit.
• Sehr gute Excel-Kenntnisse und sicherer Umgang mit digitalen Tools.
• IT-Affinität und Freude an Automatisierung von Prozessen.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse.

Responsibilities

• Koordination und Administration von Abstract-Einreichungen bis zur Auswahl.
• Pflege des Online-Systems sowie Erfassung und Kontrolle großer Datenmengen.
• Koordination von Referenteneinladungen, Rückmeldungen, Fristen und weiteren Abläufen.
• Beisitz und Protokollführung bei Programmsitzungen.
• Kommunikation mit Ärztinnen/Ärzten, Referierenden und Programmkomitee.
• Vorbereitung von Daten für Website, Programm, App und Publikationen.
• Erstellung und Pflege von Statistiken und Reports.

Skills

Excel

Datenmanagement

Digitale Tools

IT-Affinität

Deutsch/Englisch

Job description

Bei Congrex sind wir überzeugt, dass die Wissenschaft schneller vorankommt, wenn Menschen zusammenkommen – und genau das ermöglichen wir jeden Tag.

Als weltweit führender Professional Conference Organiser (PCO) verbinden wir wissenschaftliche Gemeinschaften und schaffen professionelle Kongresserlebnisse in der Schweiz und in ganz Europa.

Als Congress Programme Coordinator unterstützt du medizinische Fachpersonen, entlastest sie bei administrativen Aufgaben und trägst dazu bei, wissenschaftlichen Austausch zu ermöglichen.

Deine Aufgaben:

• Koordination und Administration von Abstract Einreichungen bis zur Auswahl
• Pflege des Online-Systems sowie Erfassung und Kontrolle grosser Datenmengen
• Koordination von Referenteneinladungen, Rückmeldungen, Fristen und weiteren administrativen Abläufen
• Beisitz und Protokollführung bei Programmsitzungen
• Kommunikation mit Ärztinnen und Ärzten, Referierenden und Programmkomitee
• Vorbereitung von Daten für Website, Programm, App und weitere Publikationen
• Erstellung und Pflege von Statistiken und Reports

Dein Profil:

• Du arbeitest gerne administrativ und behältst auch bei vielen Aufgaben und grossen Datenmengen den Überblick
• Du bist sehr gut organisiert, sorgfältig und zuverlässig
• Sehr gute Excel-Kenntnisse und sicherer Umgang mit digitalen Tools
• Du bist IT affin und hast Freude daran, Prozesse durch Automatisierung und digitale Lösungen effizienter zu gestalten
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Professionelles Auftreten und Freude am Kontakt mit unterschiedlichen Stakeholdern

Was dich bei Congrex erwartet:

• Eine sinnstiftende Aufgabe – du wirst Teil eines Unternehmens, dass die globale wissenschaftliche Gemeinschaft verbindet
• Eine Unternehmenskultur, bei der die Menschen im Mittelpunkt stehen – wir fördern Vertrauen, Teamarbeit und gegenseitige Unterstützung
• Ein internationales und vielfältiges Team mit umfassender Expertise und einem gemeinsamen Ziel
• Ein flexibles hybrides Arbeitsmodell
• Unser Engagement für deine berufliche Entwicklung durch Weiterbildung und Entwicklungsmöglichkeiten