Secrétaire au Service de médecine de premier recours - 50%

HUG; Genf; Hybrid; CHF 28,000 - 39,000; Part time

Job summary

HUG, Département de médecine communautaire et de premier recours, recherche un(e) secrétaire médical(e) à 50% pour assister le médecin chef de service et son équipe dans la gestion administrative et l’organisation des activités cliniques et académiques.

Vous organiserez les séances, préparerez les dossiers et piloterez le suivi des décisions, tout en assurant la facturation et le budget du service. Expérience en secrétariat médical et maîtrise du français requises.

Qualifications

• Maîtrise parfaite du français à l’oral comme à l’écrit et rédaction aisée.
• Connaissance de la terminologie médicale souhaitable.
• Anglais B1 ou Allemand un atout.
• Autonomie et sens du service en secrétariat polyvalent.

Responsibilities

• Assister le médecin chef de service et son assistante dans la gestion et l’organisation administrative du service.
• Organiser les séances et colloques via les agendas électroniques institutionnels.
• Préparer, suivre et archiver les dossiers de projets, rédiger les comptes rendus et coordonner le suivi des décisions.
• Gérer les horaires (VRH), les évaluations et les engagements de personnel liés aux projets.
• Assurer la facturation et les remboursements pour les activités de recherche et de formation, et suivre le budget du service.
• Favoriser la continuité du secrétariat lors d’absences et travailler en équipe.

Skills

Organisation administrative

Autonomie

Discrétion

Rédaction et communications

Anglais B1 ou Allemand

Education

CFC d’employé de commerce

Diplôme secrétaire médical / équivalent

Tools

ECDL Advanced Word

Job description

Secrétaire au Service de médecine de premier recours - 50%

• Département: Département de médecine communautaire et de premier recours

Avec plus de 13'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2025 en cliquant ici .

Le Département de médecine communautaire et de premier recours (DMCPR) a pour mission sociétale de permettre un accès aux soins de qualité pour tous et toutes par une médecine de proximité, d’assurer la prise en charge des urgences médicales et chirurgicales légères, de promouvoir la prévention auprès des citoyennes et citoyens, d’apporter les connaissances médicales aux investigations judiciaires et de promouvoir la santé des voyageurs et voyageuses.

Le Service de médecine de premier recours assure la prise en charge ambulatoire de patients et patientes adultes relevant de la médecine de premier recours. Ce service offre également des prestations de médecine d’urgence ambulatoire à la population. Dans le cadre des missions d’intérêt général des HUG, il offre l’accès aux soins des populations désavantagées de par leur âge, leur statut social, économique, juridique (requérants et requérantes d’asile, frappés ou frappées de non-entrée en matière, clandestins ou clandestines, prisonniers ou prisionnières), ou leurs habitudes de vie ; au besoin, le service de médecine de premier recours assure également la continuité de leurs soins.

Vous assistez le médecin chef de serviceet son assistante dansla gestion et l'organisation administrative du service, dans les domaines cliniques, académiques et de recherches, en assurant l'interface entre les différentes filières professionnelles.

Vous organisez les séances et les colloques en utilisant les agendas électroniques institutionnels. Vous préparez, suivez et archivez les dossiers des différents projets de service, rédigez les comptes rendus de séance et coordonnez le suivi des décisions prises.

Tout en répondant aux diverses sollicitations, vous menez à bien et de manière autonome les activités administratives, notamment la gestion des horaires (VRH), le suivi puis la transmission des évaluations ainsi que des engagements de personnel en lien avec les projets du service. Vous assurez la bonne gestion des facturations et remboursements pour les activités de recherche et de formations, la transmission des congrès et colloques au corps médical, ou en encore le suivi du budget alloué au service et aux projets du chef de service.

Vous faites preuve de proactivité pour effectuer les tâches logistiques découlant de la vie d’un secrétariat comme par exemple les commandes, la rédaction de courriers, les demandes d'engagement, de remboursement ou de formation.

Au sein de l’équipe, vous développez un lien de proximité avec les collaborateurs et collaboratrices du service et assurez une continuité dans le secrétariat lors d’absences. Plus généralement, votre sens du service fait de vous une personne agile et diplomate.

Vous êtes titulaire d'un CFC d’employé ou employée de commerce ainsi que d’un diplôme de secrétaire médical ou médicale ou d'un titre jugé équivalent.

Autonome, vous disposez d'une expérience réussie dans un secrétariat polyvalent.

Vous avez une parfaite maîtrise du français à l'oral comme à l'écrit et une capacité avérée de rédaction. La terminologie médicale vous est aisément compréhensible. La maîtrise de l'anglais niveau B1 ou de l’allemand est un réel atout.

A l'aise en informatique, vous justifiez d'un niveau ECDL Advanced pour Word ou êtes disposé ou disposée à effectuer la formation.

Doté ou dotée d'un bon esprit d'équipe, vous avez la capacité à travailler en bureau partagé avec plusieurs secrétaires.

Vous disposez également des outils vous permettant de faire face aux imprévus et gérez ainsi aisément les situations de stress de manière proactive. Enfin, vous faites preuve d’un sens aigu de la discrétion et de la confidentialité

• Entrée en fonction : Dés que possible
• Nombre de poste: 1
• Taux d’activité : 50%
• Classe de fonction : 10 ou 11(en fonction des prérequis)

Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.