Business Services & Project Assistant (m/w/d)

PELEVEN AG; Basel; On-site; CHF 90,000 - 110,000; Full time

Job summary

Peleven AG in Basel sucht eine/n Business Services & Project Assistant zur Unterstützung der Projektteams und interner Services. Sie arbeiten eng mit Projektleitenden, Kunden, Lieferanten und Fachbereichen zusammen, um reibungslose Abläufe sicherzustellen.

Die Position bietet spannende Aufgaben im Pharma-, Chemie- und Life-Science-Umfeld, flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und viel Gestaltungsspielraum.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Funktion.
• Erfahrung im Bereich Administration, Projektassistenz oder Business Support.
• Basic Kenntnisse im Controlling.
• Idealerweise Erfahrung in der Pharma-, Chemie- oder Medizintechnikbranche.
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Excel.
• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise.
• Organisationstalent sowie Freude daran, mehrere Aufgaben parallel zu koordinieren.
• Ausgeprägte Dienstleistungs- und Kundenorientierung.
• Fliessende Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse.

Responsibilities

• Administrative Unterstützung unserer Projekt- und Business-Teams
• Projektcontrolling sowie Unterstützung bei administrativen Themen mit Kunden, Lieferanten und Projektleitenden
• Erstellung und Bearbeitung von Angeboten, Aufträgen und Rechnungen
• Vorbereitung und Koordination von Lieferantenbestellungen
• Pflege von Kunden-, Vertrags- und Stammdaten sowie Sicherstellung einer hohen Datenqualität
• Unterstützung beim Monatsabschluss in Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung
• Erste Ansprechperson für administrative Anliegen innerhalb des HUBs
• Förderung einer effizienten Zusammenarbeit zwischen den HUBs und den zentralen Business Services

Skills

Organisationstalent

Dienstleistungsorientierung

Selbstständige Arbeitsweise

Multitasking

Deutsch fließend

Englischkenntnisse

MS Office

Excel

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Excel

Job description

Du arbeitest gerne strukturiert, behältst auch bei mehreren Aufgaben den Überblick und fühlst dich in einem dynamischen Umfeld wohl? Dann könnte diese Position genau das Richtige für dich sein.

Als Business Services & Project Assistant unterstützt du unsere Projektteams und Business Services bei administrativen und organisatorischen Aufgaben. Du arbeitest eng mit Projektleitenden, Kunden, Lieferanten und internen Fachbereichen zusammen und sorgst dafür, dass unsere Projekte auch im Hintergrund reibungslos laufen.

Bei Peleven erwarten dich spannende Projekte in der Pharma-, Chemie- und Life-Science-Industrie, flache Hierarchien und viel Gestaltungsspielraum.

Deine Aufgaben

• Administrative Unterstützung unserer Projekt- und Business-Teams
• Projektcontrolling sowie Unterstützung bei administrativen Themen mit Kunden, Lieferanten und Projektleitenden
• Erstellung und Bearbeitung von Angeboten, Aufträgen und Rechnungen
• Vorbereitung und Koordination von Lieferantenbestellungen
• Pflege von Kunden-, Vertrags- und Stammdaten sowie Sicherstellung einer hohen Datenqualität
• Unterstützung beim Monatsabschluss in Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung
• Erste Ansprechperson für administrative Anliegen innerhalb des HUBs
• Förderung einer effizienten Zusammenarbeit zwischen den HUBs und den zentralen Business Services

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Funktion
• Erfahrung im Bereich Administration, Projektassistenz oder Business Support
• Basic Kenntnisse im Controlling
• Idealerweise Erfahrung in der Pharma-, Chemie- oder Medizintechnikbranche
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Excel
• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Organisationstalent sowie Freude daran, mehrere Aufgaben parallel zu koordinieren
• Ausgeprägte Dienstleistungs- und Kundenorientierung
• Fliessende Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Das erwartet dich

• Spannende Projekte in der Pharma- und Life-Science-Industrie
• Ein motiviertes und kollegiales Team
• Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
• Viel Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum
• Persönliche und fachliche Entwicklungsmöglichkeiten
• Die Möglichkeit, in einem wachsenden Unternehmen aktiv mitzugestalten