Sachbearbeitung Frontoffice

Universitäres psychiatrisches Zentrum Bern (UPZ); Bern; On-site; CHF 52,000 - 75,000; Full time

Job summary

Das Universitäre Psychiatrische Zentrum Bern (UPZ) sucht eine engagierte Empfangs- und Administrationspersönlichkeit. Sie betreuen die zentrale Telefonzentrale, empfangen Patientinnen und Besucherinnen professionell und erfassen Stammdaten elektronisch.

Zudem eröffnen, verwalten und schließen Sie ambulante und stationäre Fälle, koordinieren Notfallkontakte und unterstützen das Backoffice bei Terminen und E-Mail-Verkehr.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Qualifikation
• Erfahrung im Empfangsbereich oder in der Administration wünschenswert
• Freundliche, professionelle Kommunikation und hohe Serviceorientierung
• Gute Deutsch- und Umgangsformen; sorgfältige Datensicherheit
• Kenntnisse digitaler Anwendungen; ORBIS von Vorteil

Responsibilities

• Empfang und Telefonzentrale freundlich und professionell betreuen
• Patienten und Besucher willkommen heissen sowie Stammdaten elektronisch erfassen
• Fälle eröffnen, verwalten und schließen; Notfall- und Konsiliarfälle koordinieren
• Administrative Arbeiten im Zusammenhang mit Ambulanzen, Notfällen und Koordination
• Termine koordinieren, E-Mails zentral bearbeiten und Informationsfluss sicherstellen
• Zusammenarbeit mit internen und externen Ansprechpartnern unterstützen

Skills

Kaufmännische Ausbildung

Kommunikation

Teamfähigkeit

Organisation

Diskretion

Serviceorientierung

Education

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

Tools

ORBIS

Job description

Möchtest du die Visitenkarte einer bedeutenden medizinischen Einrichtung werden? Beim Universitären Psychiatrischen Zentrum Bern (UPZ) hast du die Chance, als erste Ansprechperson an der Telefonzentrale und am Empfang einen wesentlichen Beitrag zu leisten. In dieser zentralen Position bist du das erste Gesicht und die erste Stimme, die unsere Patientinnen und Patienten und Besucherinnen und Besucher willkommen heisst – und sorgst dafür, dass der Betrieb reibungslos läuft. Mit deiner freundlichen, professionellen und serviceorientierten Art sorgst du für einen reibungslosen Empfang und eine effiziente administrative Abwicklung. Du behältst auch in anspruchsvollen Situationen den Überblick, koordinierst Anfragen und unterstützt die interprofessionellen Teams bei ihren täglichen Aufgaben. Damit leistest du einen wichtigen Beitrag zu einer professionellen Patientenversorgung.

Deine Aufgaben

• Du betreust den Empfang und die Telefonzentrale und sorgst für eine freundliche und professionelle Auskunftserteilung
• Du nimmst Patientinnen und Patienten für ambulante Sprechstunden und stationäre Aufenthalte auf und erfasst ihre Stammdaten elektronisch
• Du eröffnest, bewirtschaftest und schliesst ambulante und stationäre Fälle sowie Notfall- und Konsiliarfälle ab
• Du bearbeitest administrative Aufgaben im Zusammenhang mit ambulanten Sprechstunden, der mobilen Alterspsychiatrie und der Memory Klinik
• Du triagierst eingehende Krisenanrufe und leitest diese bei Bedarf an den Notfalldienst oder den Dienstarzt weiter
• Du unterstützt den Notfall- und Konsiliardienst bei telefonischen und administrativen Anliegen und koordinierst Termine für Notfallsprechstunden
• Du bearbeitest das zentrale E-Mail-Postfach, leitest Nachrichten an die zuständigen Personen weiter und stellst einen zuverlässigen Informationsfluss sicher
• Du erstellst und verwaltest Krankengeschichten im Archiv und unterstützt bei Fallkorrekturen sowie bei der Leistungserfassung
• Du informierst Angehörige und Begleitpersonen und arbeitest eng mit den verschiedenen internen und externen Ansprechpersonen zusammen
• Du unterstützt das Backoffice bei der Absage von Erst- und Verlaufsgesprächen

Dein Profil

• Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und bringst idealerweise Erfahrung im Empfangsbereich oder in der Administration mit
• Du kommunizierst freundlich, professionell und adressatengerecht und behältst auch bei hohem Telefonaufkommen und anspruchsvollen Kontakten die Ruhe
• Du bist belastbar, teamfähig und sozial kompetent und überzeugst durch dein hohes Verantwortungsbewusstsein
• Du arbeitest selbstständig, strukturiert und zuverlässig und setzt auch bei wechselnden Prioritäten die richtigen Schwerpunkte
• Du verfügst über eine ausgeprägte Dienstleistungsorientierung, Geschick im Umgang mit unterschiedlichen Anspruchsgruppen und Freude an der Zusammenarbeit mit verschiedenen Berufsgruppen
• Du gehst sorgfältig mit vertraulichen Informationen um und hältst die Datenschutzbestimmungen konsequent ein
• Du bist versiert im Umgang mit digitalen Anwendungen; Kenntnisse des Klinikinformationssystems ORBIS sind von Vorteil

Das UPZ

Das Universitäre Psychiatrische Zentrum Bern (UPZ) ist als universitäre Klinik das führende Kompetenzzentrum für Psychiatrie und Psychotherapie in der Hauptstadtregion. Es gewährleistet die psychiatrische Versorgung im Kanton Bern entlang der gesamten Versorgungskette, von der Früherkennung über ambulante, tagesklinische und stationäre Therapien bis hin zu Rehabilitation und Forensik. Mit über 30 Standorten bietet das UPZ ein flächendeckendes Versorgungsnetz. Darüber hinaus leistet das UPZ einen wichtigen Beitrag in den Bereichen Lehre, Aus- und Weiterbildung sowie Forschung.