Assistenz Public Affairs & Office-Management (Bern)

Two.jobs GmbH; Bern; Vor Ort; CHF 55.000 - 85.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Two.jobs GmbH in Bern sucht eine organisierte Assistenz Public Affairs / Administration (60-80%) zur Unterstützung des Teams am Standort Bern. Sie übernehmen Terminmanagement, Empfang, Büroorganisation und die Koordination politischer Veranstaltungen sowie Sitzungen.

Sie arbeiten eng mit der Leiterin Public Affairs zusammen, erledigen administrative Aufgaben, unterstützen bei Buchhaltungsvorbereitungen und arbeiten zuverlässig im Büroalltag, ohne Homeoffice-Option.

Qualifikationen

• Kauffrau / Kaufmann EFZ oder gleichwertige Ausbildung, ergänzt durch Erfahrung in der Assistenz oder in einer vergleichbaren Funktion
• Erfahrung mit redaktionellen Arbeiten, stilsichere Ausdrucksfähigkeit in Deutsch, gute Französischkenntnisse
• Gute MS-Office-Kenntnisse, von Vorteil sind Kenntnisse von Newsletter-Tools und CRM
• Organisationstalent, Flexibilität sowie ziel- und lösungsorientierte Denk- und Arbeitsweise
• Sie sind bereit, während den Bürozeiten den Empfang zuverlässig abzudecken; keine Möglichkeit für Homeoffice

Aufgaben

• Fachliche und persönliche Assistenz der Leiterin Public Affairs, insbesondere Terminmanagement, Korrespondenz, Abklärungen und kleinere Recherchen
• Selbständige Organisation, Koordination und Durchführung von politischen Veranstaltungen, Sitzungen und Netzwerkanlässen, von der Einladung und Teilnehmerverwaltung bis zur Betreuung vor Ort und Nachbearbeitung
• Organisation und Sicherstellung des reibungslosen Betriebs des Berner Büros, einschliesslich Post, Telefon, Materialbewirtschaftung und Sitzungszimmermanagement
• Professioneller Empfang und Betreuung von Gästen, Koordination mit der Liegenschaftsverwaltung, Untermietern, externen Dienstleistern, Locations und Cateringpartnern
• Pflege und Bewirtschaftung von Sharepoint-Ablage, gemeinsamer Postfächer, Adressverteilern und politischen Kontaktlisten
• Administrative Unterstützung bei parlamentarischen und politischen Aktivitäten / Projekten sowie beim Monitoring relevanter personeller Veränderungen und Zusammenarbeit mit internen und externen Anspruchsgruppen
• Termin-, Pendenzen- und Planungsmanagement für das Team sowie Koordination von Teamsitzungen
• Vorbereitende Buchhaltung, insbesondere Rechnungsprüfung, und Weiterverrechnungen

Kenntnisse

Organisationstalent

Flexibilität

Zielorientierung

Lösungsorientierung

MS-Office

Redaktionelle Arbeiten

Französischkenntnisse

Ausbildung

Kauffrau / Kaufmann EFZ oder gleichwertige Ausbildung

Tools

MS-Office

Newsletter-Tools

CRM

Jobbeschreibung

Two.jobs GmbH in Bern sucht eine organisierte Assistenz Public Affairs / Administration (60-80%) zur Unterstützung des Teams am Standort Bern. Sie übernehmen Terminmanagement, Empfang, Büroorganisation und die Koordination politischer Veranstaltungen sowie Sitzungen.

Sie arbeiten eng mit der Leiterin Public Affairs zusammen, erledigen administrative Aufgaben, unterstützen bei Buchhaltungsvorbereitungen und arbeiten zuverlässig im Büroalltag, ohne Homeoffice-Option.