Assistant Public Affairs / Administration (60-80%)

Two.jobs GmbH; Bern; Vor Ort; CHF 55.000 - 85.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Two.jobs GmbH in Bern sucht eine organisierte Assistenz Public Affairs / Administration (60-80%) zur Unterstützung des Teams am Standort Bern. Sie übernehmen Terminmanagement, Empfang, Büroorganisation und die Koordination politischer Veranstaltungen sowie Sitzungen.

Sie arbeiten eng mit der Leiterin Public Affairs zusammen, erledigen administrative Aufgaben, unterstützen bei Buchhaltungsvorbereitungen und arbeiten zuverlässig im Büroalltag, ohne Homeoffice-Option.

Qualifikationen

• Kauffrau / Kaufmann EFZ oder gleichwertige Ausbildung, ergänzt durch Erfahrung in der Assistenz oder in einer vergleichbaren Funktion
• Erfahrung mit redaktionellen Arbeiten, stilsichere Ausdrucksfähigkeit in Deutsch, gute Französischkenntnisse
• Gute MS-Office-Kenntnisse, von Vorteil sind Kenntnisse von Newsletter-Tools und CRM
• Organisationstalent, Flexibilität sowie ziel- und lösungsorientierte Denk- und Arbeitsweise
• Sie sind bereit, während den Bürozeiten den Empfang zuverlässig abzudecken; keine Möglichkeit für Homeoffice

Aufgaben

• Fachliche und persönliche Assistenz der Leiterin Public Affairs, insbesondere Terminmanagement, Korrespondenz, Abklärungen und kleinere Recherchen
• Selbständige Organisation, Koordination und Durchführung von politischen Veranstaltungen, Sitzungen und Netzwerkanlässen, von der Einladung und Teilnehmerverwaltung bis zur Betreuung vor Ort und Nachbearbeitung
• Organisation und Sicherstellung des reibungslosen Betriebs des Berner Büros, einschliesslich Post, Telefon, Materialbewirtschaftung und Sitzungszimmermanagement
• Professioneller Empfang und Betreuung von Gästen, Koordination mit der Liegenschaftsverwaltung, Untermietern, externen Dienstleistern, Locations und Cateringpartnern
• Pflege und Bewirtschaftung von Sharepoint-Ablage, gemeinsamer Postfächer, Adressverteilern und politischen Kontaktlisten
• Administrative Unterstützung bei parlamentarischen und politischen Aktivitäten / Projekten sowie beim Monitoring relevanter personeller Veränderungen und Zusammenarbeit mit internen und externen Anspruchsgruppen
• Termin-, Pendenzen- und Planungsmanagement für das Team sowie Koordination von Teamsitzungen
• Vorbereitende Buchhaltung, insbesondere Rechnungsprüfung, und Weiterverrechnungen

Kenntnisse

Organisationstalent

Flexibilität

Zielorientierung

Lösungsorientierung

MS-Office

Redaktionelle Arbeiten

Französischkenntnisse

Ausbildung

Kauffrau / Kaufmann EFZ oder gleichwertige Ausbildung

Tools

MS-Office

Newsletter-Tools

CRM

Jobbeschreibung

Sie fühlen sich wohl in einem dynamischen Umfeld an der Schnittstelle zwischen Politik und Wirtschaft?

Sie zeichnen sich durch Organisationstalent und Kommunikationsstärke aus?

Dann freuen wir uns, Sie kennenzulernen!

Wir suchen per 1. Oktober 2026 oder nach Vereinbarung eine engagierte Persönlichkeit für die Assistenz Public Affairs / Administration (60-80%).

Ihr Team

Das Team Public Affairs koordiniert die Interessenvertretung von economiesuisse in Bundesbern und in Brüssel. In dieser Position erhalten Sie die Chance, Teil eines dynamischen und hoch engagierten Teams zu sein, das gestalten und bewegen will.

Für unseren Standort in Bern suchen wir eine organisatorisch starke Assistenz (m/w), die unser Team im dynamischen Arbeitsumfeld unterstützt, den Überblick behält, Prioritäten setzt und Aufgaben lösungsorientiert sowie strukturiert umsetzt.

Sie erfüllen mehrere Funktionen für unsere Drehscheibe in Bern. So kümmern Sie sich nicht nur um die administrativen Belange des Büros und empfangen unsere Gäste, sondern sind auch für den reibungslosen Ablauf von Sitzungen verantwortlich und übernehmen Aufgaben in der fachlichen und persönlichen Assistenz.

Ihre Aufgaben

• Fachliche und persönliche Assistenz der Leiterin Public Affairs, insbesondere Terminmanagement, Korrespondenz, Abklärungen und kleinere Recherchen
• Selbständige Organisation, Koordination und Durchführung von politischen Veranstaltungen, Sitzungen und Netzwerkanlässen, von der Einladung und Teilnehmerverwaltung bis zur Betreuung vor Ort und Nachbearbeitung
• Organisation und Sicherstellung des reibungslosen Betriebs des Berner Büros, einschliesslich Post, Telefon, Materialbewirtschaftung und Sitzungszimmermanagement
• Professioneller Empfang und Betreuung von Gästen, Koordination mit der Liegenschaftsverwaltung, Untermietern, externen Dienstleistern, Locations und Cateringpartnern
• Pflege und Bewirtschaftung von Sharepoint-Ablage, gemeinsamer Postfächer, Adressverteilern und politischen Kontaktlisten
• Administrative Unterstützung bei parlamentarischen und politischen Aktivitäten / Projekten sowie beim Monitoring relevanter personeller Veränderungen und Zusammenarbeit mit internen und externen Anspruchsgruppen
• Termin-, Pendenzen- und Planungsmanagement für das Team sowie Koordination von Teamsitzungen
• Vorbereitende Buchhaltung, insbesondere Rechnungsprüfung, und Weiterverrechnungen

Das bringen Sie mit

• Kauffrau / Kaufmann EFZ oder gleichwertige Ausbildung, ergänzt durch Erfahrung in der Assistenz oder in einer vergleichbaren Funktion
• Erfahrung mit redaktionellen Arbeiten, stilsichere Ausdrucksfähigkeit in Deutsch, gute Französischkenntnisse
• Gute MS-Office-Kenntnisse, von Vorteil sind Kenntnisse von Newsletter-Tools und CRM
• Organisationstalent, Flexibilität sowie ziel- und lösungsorientierte Denk- und Arbeitsweise
• Sie sind bereit, während den Bürozeiten den Empfang zuverlässig abzudecken; keine Möglichkeit für Homeoffice

Wir bieten

Es erwartet Sie eine abwechslungsreiche Tätigkeit im spannenden Umfeld mit Entscheidungsträgerinnen und -trägern aus Politik und Wirtschaft. Wir arbeiten nahe an der Aktualität des politischen Geschehens. Bei uns erwartet Sie ein kollegiales Umfeld mit hohem Teamspirit, flachen Hierarchien sowie grosser gegenseitiger Unterstützung und Hilfsbereitschaft. Ebenso bieten wir zeitgemässe Arbeitsbedingungen sowie moderne Arbeitsplätze sehr zentral, mitten in der Altstadt von Bern.