Assistenz Kommandant Bevölkerungsschutz

Stadt Uster; Uster; On-site; CHF 70,000 - 90,000; Full time

Job summary

Stadt Uster sucht per 1. März 2027 oder nach Vereinbarung eine engagierte Assistenz des Kommandanten Bevölkerungsschutz in der Abteilung Sicherheit.

In dieser Rolle unterstützen Sie den Kommandanten administrativ, koordinieren Termine und führen das Mailboxmanagement. Sie fungieren als erste Anlaufstelle für interne und externe Stakeholder, leiten das Sekretariat der Feuerwehr Uster eigenverantwortlich, bereiten Stadtratsanträge vor und wirken aktiv am Budgetprozess mit, inklusive IT-Tools wie

Qualifications

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung.
• (Führerausweis der Kategorie B)
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365, SharePoint und Verwaltungsprogrammen Axioma/Abacus.
• Deutsch sicher in Schrift und Sprache.

Responsibilities

• Entlastet den Kommandanten Bevölkerungsschutz administrativ und organisatorisch auf strategischer Ebene; manages dessen Terminkalender und Mailbox.
• First Anlaufstelle für interne/extern Stakeholder; koordiniert Schnittstellen.
• Leitet eigenverantwortlich das Sekretariat der Feuerwehr Uster und koordiniert administrative Prozesse.
• Bereitet Stadtratsanträge vor, erstellt Präsentationen/Dossiers, führt Sitzungsprotokolle, organisiert Anlässe und verfolgt Pendenzen.
• Wirkt aktiv am Budgetprozess mit; erstellt Soll-/Ist-Vergleiche; fungiert als IT-Power-User für Microsoft 365 und SharePoint.

Skills

Microsoft 365

SharePoint

Axioma

Abacus

Lodur

Education

Kaufmännische Ausbildung

Job description

Uster, drittgrösste Stadt im Kanton Zürich, ist mit rund 38'000 Einwohnerinnen und Einwohnern eine dynamisch wachsende Stadt im Grossraum Zürich und bekannt als innovatives Regionalzentrum.
Wir suchen per 1. März 2027 oder nach Vereinbarung eine engagierte, dienstleistungsorientierte und teamfähige Persönlichkeit für die Abteilung Sicherheit. Wenn Du Dich angesprochen fühlst, freuen wir uns auf Dich als neue Kollegin oder neuen Kollegen in der Funktion einer

Assistenz Kommandant Bevölkerungsschutz 80 - 100%

Deine Hauptaufgaben

• Du entlastest den Kommandanten Bevölkerungsschutz sowohl administrativ wie organisatorisch auf strategischer Ebene und führst proaktiv seinen Terminkalender und machst das Mailboxmanagement
• Du bist die erste Anlaufstelle für interne sowie externe Stakeholder und managest Schnittstellen mit viel Diplomatie
• Du leitest das Sekretariat der Feuerwehr Uster eigenverantwortlich und koordinierst administrative Prozesse
• Du bereitest Stadtratsanträge vor, erstellst Präsentationen und Dossiers, führst Sitzungsprotokolle, organisierst Anlässe und behältst Pendenzen fest im Blick
• Du wirkst aktiv am Budgetprozess mit, erstellst vierteljährliche Soll-/Ist-Vergleiche und fungierst als IT-Power-User im Bereich Microsoft 365 und SharePoint

Das bringst Du mit

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung sowie einen Führerausweis der Kategorie B
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365, SharePoint sowie den Verwaltungsprogrammen Axioma und Abacus; Kenntnisse der Software Lodur sind ein willkommenes Plus
• Du handelst vorausschauend, zeigst hohe Eigeninitiative und überzeugst durch ein agiles Prioritätenmanagement sowie ein ausgeprägtes Organisationsgeschick
• Ein sicheres, repräsentatives Auftrittsvermögen gepaart mit absoluter Verschwiegenheit, Loyalität und Durchsetzungskraft
• Eine exzellente schriftliche und mündliche Ausdrucksweise in Deutsch

Deine Ansprechperson

Für Rückfragen steht Dir der Kommandant Bevölkerungsschutz gerne zur Verfügung.

Sascha Zollinger

044 944 72 47