Assistenz / Backoffice (m/w/d)

NAIRON GmbH; Schweiz; Remote; CHF 39,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

Remote-Arbeit möglich

Firmenlaptop & -handy

Job summary

Nairon GmbH rin Griechenland, Deutschland oder Österreich ansässig? Hier wird eine Assistenz/Backoffice-Rolle gesucht, die das Team unterstützt und den Geschäftsführer entlastet.

Die Position kann vollständig remote oder teilweise vor Ort erfolgen und erfordert Erfahrung in Office-Management sowie Grundkenntnisse in Buchhaltung. Sie arbeiten eigenständig, organisiert und zuverlässig, kommunizieren sicher mit Kunden und Partnern und treiben Prozesse sowie Vorlagen weiter voran.

Qualifications

• Erfahrung in Assistenz, Office Management oder Backoffice, ideal in Startups.
• Sicherer Umgang mit Office-Tools, Kalendern und Videokonferenzen.
• Grundverständnis von Buchhaltung und Rechnungswesen.
• Deutsch auf sehr hohem Niveau (C2) in Wort und Schrift ist Voraussetzung.
• Englischkenntnisse sind von Vorteil.

Responsibilities

• Kalender, Termine und Meetings intern sowie mit Kunden/Partnern organisieren.
• Belege sammeln, Rechnungen nachverfolgen, mit Treuhänder/Steuerbüro abstimmen.
• Kommunikation mit Kunden und Accounts zu Verträgen, Rechnungen und Terminen übernehmen.
• Backoffice-Aufgaben: Ablage, Verträge, Lieferanten, Bestellungen und Ausstattung.
• Unterlagen, Präsentationen und Protokolle vorbereiten.
• Interne Abläufe und Vorlagen verbessern.

Skills

Erfahrung in Assistenz

Organisationstalent

Selbstständiges Arbeiten

Tools

Office-Tools

Kalenderverwaltung

Videokonferenzen

CRM-Software

Buchhaltungssoftware

Job description

Für diese Position suchen wir ausschließlich Kandidat:innen mit Wohnsitz in Griechenland, Deutschland oder Österreich.

Die Nairon GmbH ist ein Schweizer Startup, das KI-Sprachagenten entwickelt, die für Unternehmen Telefonate annehmen und führen. Unsere Plattform führt Gespräche in Echtzeit, am Telefon und im Web, angebunden an die Telefonie und die Geschäftssysteme unserer Kunden. Wir legen Wert auf klare Kommunikation, durchdachte Lösungen und echte Zusammenarbeit.

Die Stelle ist in Teil- oder Vollzeit möglich.

Aufgaben

Als Assistenz / Backoffice bei der Nairon GmbH hältst du der Geschäftsführung und dem Team den Rücken frei. Deine Aufgaben:

Du organisierst Kalender, Termine und Meetings, intern wie mit Kunden und Partnern.

Du behältst die Buchhaltung im Blick: Belege sammeln, Rechnungen nachverfolgen, mit dem Treuhänder bzw. Steuerbüro abstimmen.

Du übernimmst die Kommunikation mit Kunden und Accounts, etwa zu Verträgen, Rechnungen und Terminen.

Du kümmerst dich um das Backoffice: Ablage, Verträge, Lieferanten, Bestellungen und Ausstattung.

Du bereitest Unterlagen, Präsentationen und Protokolle vor.

Du verbesserst unsere internen Abläufe und Vorlagen.

Anforderungen

Erfahrung: Erfahrung in Assistenz, Office Management oder Backoffice, gerne auch in einem Startup oder kleinen Unternehmen.

Fachliche Kenntnisse

Sicherer Umgang mit Office-Tools, Kalendern und Videokonferenzen.

Grundverständnis von Buchhaltung und Rechnungswesen.

Von Vorteil: Erfahrung mit CRM- oder Buchhaltungssoftware.

Deutsch auf sehr hohem Niveau (C2) in Wort und Schrift ist Voraussetzung, da die Stelle vollständig auf Deutsch geführt wird.

Englischkenntnisse sind von Vorteil.

Persönliche Fähigkeiten

Zuverlässig, diskret und gut organisiert.

Du arbeitest selbstständig und behältst auch bei vielen Themen den Überblick.

Benefits

Flexibles Arbeiten: Arbeite vollständig remote oder aus einem Co-Working-Space – ganz wie es dir passt.

Ausstattung: Firmenlaptop und Firmenhandy für alle Mitarbeitenden.

Teamkultur: Ein kleines, agiles Team, in dem dein Beitrag direkt zählt.

Entwicklung: Vielfältige Aufgaben in einem wachsenden Unternehmen, mit Raum für mehr Verantwortung.

Abschluss

Wenn du gerne organisierst und Ordnung in ein schnell wachsendes Team bringst, freuen wir uns auf deine Bewerbung.