Assistant(e) du Chef de la Coopération Globale & Chef d-Équipe Administration (poste intérimaire / 60-80%)

Jobup; Zürich; Hybrid; CHF 70,000 - 100,000; Full time

Benefits offered by this job

Télétravail partiel

Job summary

HEKS/EPER recherche un(e) Assistant(e) du Chef de la Coopération Globale et Chef d’Équipe Administration pour un remplacement de maternité à Zurich (60–80%). Poste temporaire d’un an à partir de février 2027 ou selon accord mutuel.

Vous assurerez le fonctionnement quotidien de l’administration centrale, dirigerez l’équipe et soutiendrez le Chef de Division en planifiant réunions et événements, en allemand, anglais et français. Télétravail partiel possible.

Qualifications

• Formation commerciale ou diplôme universitaire requis.
• 6 à 8 ans d’expérience dans l’administration centrale.
• Bilingue anglais et français exigé; l’allemand est souhaitable.
• Maîtrise des outils numériques et collaboration efficace.

Responsibilities

• Assurer le bon fonctionnement de l’administration centrale.
• Diriger l’équipe administrative et optimiser les processus internes.
• Fournir un soutien exécutif au Chef de la Division.

Skills

Formation commerciale

Expérience admin 6-8 ans

Anglais et Français

Outils numériques

Education

Formation commerciale ou diplôme universitaire

Tools

Power BI

SharePoint

Teams

Power Automate

Job description

HEKS/EPER vise un monde juste où la dignité est respectée. Rejoignez une équipe dynamique au sein d'une ONG internationale.

Tâches

• Assurer le bon fonctionnement de l'administration centrale.
• Diriger l'équipe administrative et améliorer les processus internes.
• Fournir un soutien exécutif au responsable de la division.

Compétences

• Formation commerciale et 6-8 ans d'expérience en administration.
• Excellentes compétences linguistiques en anglais et français.
• Aptitudes en outils numériques et collaboration.

HEKS/EPER poursuit la vision d’un monde juste où la dignité de chacun est respectée, où règnent la paix et la préservation de l’environnement naturel. L’objectif est un changement systémique aux niveaux social, économique et politique. HEKS/EPER contribue à améliorer les conditions de vie des personnes en Suisse et dans le monde, à promouvoir leurs droits, à sensibiliser et à mobiliser à cet effet. HEKS/EPER compte plus de 1900 collaborateurs permanents. L’organisation est active sur 23 sites en Suisse et dans 31 pays à travers le monde avec 275 programmes et projets d’une valeur d’environ 137 millions CHF. En 2025, HEKS/EPER a touché environ 24 millions de personnes par son travail.

Assistant(e) du Chef de la Coopération Globale & Chef d’Équipe Administration (poste intérimaire / 60–80%)

Au siège de la Coopération Globale à Zurich, nous recrutons un(e) Assistant(e) du Chef de la Coopération Globale & Chef d’Équipe Administration (60–80%) pour un remplacement de congé maternité de 12 mois (contrat à durée déterminée d’un an). Nous recherchons une personne expérimentée, digne de confiance et sympathique pour rejoindre l’équipe à partir de février 2027 ou selon accord mutuel.

Vos principales responsabilités :

• Assurer le bon fonctionnement et l’efficacité des opérations : Superviser le fonctionnement quotidien de l’administration centrale au sein de la Division Coopération Globale, en garantissant un service de haute qualité et un soutien efficace à travers la division.
• Diriger et coordonner l’équipe administrative : Gérer l’équipe, maintenir et améliorer continuellement les processus internes, et veiller à ce que les procédures et directives soient à jour.
• Fournir un soutien exécutif au Chef de Division : Planifier, organiser et coordonner les réunions et événements internes et externes, et préparer des procès-verbaux précis en allemand, anglais et français.
• Coordonner un événement majeur de la division : Piloter la planification logistique et le soutien sur site du Forum CG de cinq jours en août 2027, en assurant son bon déroulement et son succès.
• Promouvoir le développement des processus et le partage des connaissances : Contribuer au développement et à l’optimisation des processus administratifs, faciliter le transfert de connaissances au sein de l’équipe, et exploiter les outils numériques pour améliorer l’efficacité et la collaboration.
• Préparer des rapports et des informations de gestion : Compiler et analyser des statistiques, et élaborer des présentations et synthèses claires et bien structurées pour soutenir le travail et la prise de décision de la division.
• Gérer le contenu de l’intranet : Créer, éditer et publier un contenu attrayant, précis et à jour sur l’intranet de la division, en veillant à ce que les informations pertinentes soient accessibles et bien présentées.

Pour réussir, vous apportez :

• Une formation commerciale, un diplôme commercial ou un diplôme universitaire réussi
• Au moins 6 à 8 ans d’expérience professionnelle dans un rôle administratif central, de préférence en coopération internationale ou dans un environnement international
• Excellentes compétences orales et écrites en anglais et en français indispensables ; l’allemand est souhaitable
• Vous êtes à l’aise avec les TIC et maîtrisez très bien la suite Office, SharePoint et Teams. Connaissance de Power Automate.
• Des compétences en Power BI et Visio sont un avantage
• Vous apprenez rapidement, pensez de manière globale et aimez travailler de façon autonome, efficace et orientée solution
• Vous faites preuve d’une grande flexibilité et résilience face aux priorités changeantes, aux différents interlocuteurs et à la complexité des tâches
• Vous êtes un joueur d’équipe avec d’excellentes compétences en communication, y compris dans un contexte interculturel

Ce que vous pouvez attendre de nous :

• Un rôle intéressant et stimulant au sein d’une ONG renommée et active à l’international
• Un environnement de travail moderne, incluant la possibilité de télétravail partiel
• Une équipe dévouée, motivée et positive
• Des conditions d’emploi contemporaines avec des avantages attractifs
• Un lieu de travail facilement accessible à Zurich, près de Schaffhauserplatz