Assistant·e administratif·ve à 95%

Jobup; Prilly; On-site; CHF 70,000 - 90,000; Part time

Job summary

La Municipalité de la Ville de Prilly recherche un/une Assistant·e administratif·ve à 95% pour soutenir le Service de l’enfance. Vous assurerez les tâches administratives, l’accueil des parents et la gestion des inscriptions et de la facturation, tout en collaborant avec les coordinations et les structures concernées.

Le poste implique une implication dans le cadre LAJE et les accueils en milieu familial, avec une attention particulière à la confidentialité et au respect des procédures.

Qualifications

• CFC d’employé·e de commerce ou équivalent.
• Plusieurs années d’expérience en secrétariat, idéalement dans le domaine de l’enfance.
• Maîtrise du français oral et écrit.
• Bonne maîtrise des outils informatiques usuels.
• Sens de l’organisation, rigueur et capacité à gérer les priorités.
• Autonomie et sens des responsabilités, esprit d’initiative.
• Aisance relationnelle et collaboration avec divers interlocuteurs.
• Discrétion et respect de la confidentialité.

Responsibilities

• Assurer les tâches administratives courantes, accueil des parents et réception pour l’accueil familial de jour et deux accueils pour enfants en milieu scolaire.
• Gérer les inscriptions, la liste d’attente et le suivi des accueils, en collaboration avec la coordinatrice ou la direction des structures concernées.
• Établir les redevances et la facturation aux parents, suivre les dossiers et traiter les situations de contentieux, notamment par la recherche de solutions adaptées.
• Collaborer au suivi administratif RH des accueillantes en milieu familial (AMF), notamment en matière de décomptes de salaires, d’heures, d’absences et de frais.
• Assurer la commande des repas destinés aux structures d’accueil collectif et contrôler les factures.
• Veiller à la mise à jour des documents et au suivi des obligations administratives auprès des instances concernées, notamment le SCAJE et la FAJE.
• Assurer la gestion du matériel mis à disposition des AMF et collaborer avec les partenaires internes.

Skills

Expérience secrétariat

Français courant

Informatique

Organisation

Autonomie

Discrétion

Relationnel

Portfolio interlocuteurs

Education

CFC employé·e de commerce

Job description

La Municipalité de la Ville de Prilly a la volonté de garantir un développement urbain qualitatif et harmonieux de la commune et de la région, assurant ainsi un haut niveau de prestations en faveur de l’ensemble de la population.

Le Service de l’enfance propose des prestations d’accueil pour les enfants jusqu’à 12 ans dans le cadre de la Loi sur l’Accueil de Jour des enfants (LAJE), permettant aux parents de mieux concilier vie familiale et vie professionnelle.

Dans le cadre d’un départ à la retraite, nous souhaitons accueillir une nouvelle personne au sein de notre équipe. Vous aurez l’opportunité de reprendre une fonction variée et enrichissante, au cœur des activités liées à l’accueil de l’enfance, et de contribuer à la qualité des prestations proposées aux familles.

Assistant·e administratif·ve à 95%

Vos missions principales

• Assurer les tâches administratives courantes, les correspondances diverses ainsi que l’accueil des parents à la réception et par téléphone pour l’accueil familial de jour et deux accueils pour enfants en milieu scolaire
• Gérer les inscriptions, la liste d’attente et le suivi des accueils, en collaboration avec la coordinatrice ou la direction des structures concernées
• Établir les redevances et la facturation aux parents, assurer le suivi des dossiers et participer au traitement des situations de contentieux, notamment par la recherche de solutions adaptées
• Collaborer au suivi administratif RH des accueillantes en milieu familial (AMF), notamment en matière de décomptes de salaires, d’heures, d’absences et de frais
• Assurer la commande des repas destinés aux structures d’accueil collectif et contrôler les factures correspondantes
• Veiller à la mise à jour des documents et au suivi des obligations administratives auprès des instances concernées, notamment le SCAJE et la FAJE
• Assurer la gestion du matériel mis à disposition des AMF et collaborer avec les partenaires internes, notamment les secrétariats scolaires et les équipes éducatives.

Votre profil

• CFC d’employé·e de commerce ou formation jugée équivalente
• Vous bénéficiez de plusieurs années d’expérience professionnelle dans un secrétariat, idéalement dans le domaine de l’enfance
• Excellente maîtrise du français, tant à l’oral qu’à l’écrit
• Très bonne maîtrise des outils informatiques usuels
• Sens de l’organisation, rigueur, précision et capacité à gérer les priorités
• Sens des responsabilités, autonomie et esprit d’initiative
• Aisance relationnelle, entregent et aptitude à collaborer avec des interlocuteurs variés
• Discrétion absolue et respect de la confidentialité.

Nous vous offrons :

• Un environnement où votre travail contribue concrètement à concilier la vie privée et professionnelle des familles
• L’opportunité d’occuper un poste polyvalent, au cœur des échanges avec les familles et les différents partenaires du réseau, dans un cadre communal dynamique et collaboratif
• Bénéficier d’un poste autonome, varié et stimulant.

Délai de postulation : 31 octobre 2026

Entrée en fonction : février 2027