Assistant administration et réceptionniste

IFM Business School; Genf; Vor Ort; CHF 52.000 - 66.000; Vollzeit

Zusammenfassung

IFM Business School, une institution internationale basée à Genève, recherche une Assistante Administrative dynamique et organisée pour soutenir les opérations quotidiennes de l'école et assurer un fonctionnement fluide.

En tant qu'Assistante Administrative et réceptionniste, vous gérerez les appels, accueillir les visiteurs, préparer les documents et organiser les agendas des enseignants et de la direction. Vous interviendrez aussi dans la logistique et les procédures internes.

Qualifikationen

• Expérience minimale de 3 ans en assistante administrative dans un environnement éducatif, entreprise de services ou hôtellerie de luxe.
• Maîtrise des outils informatiques tels que la suite Microsoft Office 365 et Teams.
• Excellentes compétences organisationnelles et de gestion du temps.
• Forte capacité à communiquer efficacement, tant à l'oral qu'à l'écrit.

Aufgaben

• Gérer les tâches administratives courantes, telles que la gestion des appels téléphoniques, l'accueil des visiteurs, l'édition de documents administratifs et la gestion de la correspondance.
• Assister la direction, les membres de l'équipe et les professeurs.
• Informations aux étudiants et aux différentes parties prenantes
• Gérer les calendriers, organiser les réunions et les événements internes.
• Organisation d’emploi du temps de classes et gestion administrative des professeurs
• Création et mises à jour de divers procédures internes.
• Inventaires, commandes et suivi des fournisseurs
• Aider à la logistique des événements
• Maintenir et mettre à jour les dossiers, les fichiers et les bases de données de manière précise et organisée.

Kenntnisse

Français (C1-C2)

Anglais (C1-C2)

Organisation

Gestion du temps

Communication orale et écrite

Autonomie et priorisation

Ausbildung

Diplôme universitaire ou équivalent

Tools

Microsoft Office 365

Teams

Jobbeschreibung

IFM Business School, une institution internationale basée à Genève, recherche une Assistante Administrative dynamique et organisée pour rejoindre son équipe. En tant qu'Assistante Administrative, vous jouerez un rôle clé dans le soutien des opérations quotidiennes de l'école et contribuerez à son bon fonctionnement.

Assistant(e) administration et réceptionniste

NOUS RECHERCHONS LE PROFIL SUIVANT

• Age : 27 à 37 ans
• Nationalité suisse ou permis de travail valide
• Résident à Genève ou environs

Exigences

• Bilingue (français - anglais) : niveau C1-C2
• Diplôme universitaire ou équivalent
• Expérience antérieure de 3 ans au minimum en tant qu'assistante administrative dans un environnement éducatif, entreprise de services ou hôtellerie de luxe.
• Excellentes compétences organisationnelles et de gestion du temps.
• Forte capacité à communiquer efficacement, tant à l'oral qu'à l'écrit.
• Maîtrise des outils informatiques tels que la suite Microsoft Office 365 et Teams.
• Capacité à travailler de manière autonome, à gérer les priorités et à respecter les délais

Qualités

• Enthousiaste, dynamique et souriant(e)
• Excellente présentation
• Aisance relationnelle
• Sens de l’accueil et du service personnalisé
• Polyvalence et sens de l'organisation
• Sérieux et stabilité

Responsabilités

• Gérer les tâches administratives courantes, telles que la gestion des appels téléphoniques, l'accueil des visiteurs, l'édition de documents administratifs et la gestion de la correspondance.
• Assister la direction, les membres de l'équipe et les professeurs.
• Informations aux étudiants et aux différentes parties prenantes
• Gérer les calendriers, organiser les réunions et les événements internes.
• Organisation d’emploi du temps de classes et gestion administrative des professeurs
• Création et mises à jour de divers procédures internes.
• Inventaires, commandes et suivi des fournisseurs
• Aider à la logistique des événements
• Maintenir et mettre à jour les dossiers, les fichiers et les bases de données de manière précise et organisée.

Modalités

• Date de début : Septembre 2026
• Temps plein : 100%
• Contrat à durée indéterminée

Si vous êtes une personne proactive, polyvalente et désireuse de contribuer à une Business School de renommée internationale, cette opportunité est faite pour vous. Rejoignez-nous et faites progresser votre carrière dans un environnement stimulant et enrichissant.

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