ASSISTANT·E DE PROGRAMMES – LOGISTIQUE ET FINANCE (F/M/D)

Graduate Institute of International and Development Studies; Genf; On-site; CHF 60,000 - 80,000; Full time

Benefits offered by this job

Équipe à taille humaine

Évolution au cœur de Genève internationale

Job summary

L’Institut de Hautes Etudes Internationales et du Développement à Genève recherche un·e Assistant·e de Programmes en Logistique et Finance. Le poste implique la coordination logistique des programmes et un soutien administratif fiable, en travaillant dans un environnement multiculturel et dynamique.

Le candidat idéal aura entre 3 et 5 ans d'expérience en gestion d’événements, un CFC ou titre supérieur, ainsi qu'une maîtrise du français et de l’anglais. Rejoignez une institution reconnue au cœur de Genève.

Qualifications

• 3 à 5 ans d'expérience en gestion d’événements ou coordination de formations.
• Maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit.
• Excellente attention aux détails et précision dans les tâches quotidiennes.

Responsibilities

• Assurer la coordination logistique et administrative des programmes.
• Préparer les contenus des programmes.
• Rédiger et envoyer la correspondance aux participants.
• Gérer plusieurs programmes simultanément.
• Suivre l’ensemble des paiements.

Skills

Gestion d'événements

Compétences organisationnelles

Aisance rédactionnelle en anglais

Compétences interpersonnelles

Education

CFC ou titre supérieur

Job description

L’Institut de Hautes Etudes Internationales et du Développement recherche un:

Assistant·e de Programmes – Logistique et Finance (F/M/D)

CONTRAT: CDI - Contrat À durée indeterminée

Taux d’activité: 100%, soit 40h/semaine

Début du contrat: à convenir

Présentation de l’Institut :

Le Geneva Graduate Institute, fondé en 1927, est un centre d'excellence mondialement reconnu pour l'étude des relations internationales et du développement. Situé à Genève, en Suisse, l'institut offre un environnement académique stimulant, multiculturel et interdisciplinaire. Il propose des programmes de master et de doctorat, et mène des recherches de pointe sur les grands défis mondiaux.

Dans le cadre du développement et de la qualité de ses programmes, la formation continue recherche un·e professionnel·le reconnu·e pour son sens de l’organisation, sa rigueur et la capacité à coordonner des activités variées. Cette fonction joue un rôle clé dans le bon déroulement des programmes, en assurant une gestion efficace de la logistique, un soutien administratif fiable et une communication fluide avec l’ensemble des parties prenantes. Engagé·e, adaptable et orienté·e service, le·la titulaire contribue activement à l’excellence opérationnelle et à l’expérience de nos participants.

Vos principales responsabilités:

• Assurer la coordination logistique et administrative des programmes.
• Préparer les contenus des programmes : agendas, listes de participants, documents d’appui et supports de présentation.
• Rédiger et envoyer la correspondance et les communications destinées aux participants et aux intervenants.
• Collaborer avec les prestataires internes et externes pour définir et mettre en œuvre les paramètres logistiques des programmes.
• Anticiper les risques et défis organisationnels liés au déroulement des programmes.
• Gérer plusieurs programmes simultanément en démontrant une excellente organisation et une capacité à prioriser.
• Assister les membres du corps professoral dans tous les aspects logistiques liés aux programmes en ligne ou hybrides.
• Négocier, sélectionner et gérer les relations avec les fournisseurs externes afin de garantir des prestations ponctuelles et de haute qualité.
• Suivre l’ensemble des paiements : émission des factures, relances des montants en attente, et communication claire avec les participants.
• Gérer les tâches administratives financières : traitement des courriels financiers, rapprochement des dépenses carte de crédit, suivi des paiements fournisseurs et intervenants en lien avec la comptabilité.

Pour réussir dans ce rôle vous devrez:

• Formation : CFC ou titre supérieur.
• Expérience : 3 à 5 ans en gestion d’événements ou coordination de formations.
• Langues : Maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit. Excellente aisance rédactionnelle en anglais.
• Rigueur : Grande attention aux détails et précision dans les tâches quotidiennes.
• Compétences financières : Aisance avec les chiffres et compréhension des processus financiers de base.
• Relations interpersonnelles : Excellentes compétences en communication et en interaction avec divers interlocuteurs.
• Qualités personnelles : Proactif·ve, adaptable, capable de gérer plusieurs priorités simultanément.

Ce que nous allons pouvoir vous apporter:

• Travailler avec une grande communauté internationale d’utilisateurs venant d’horizons divers.
• Poste intéressant avec des tâches variées.
• Bonne ambiance dans une équipe à taille humaine.
• Au cœur de la Genève internationale.

Nous sommes un employeur qui respecte l'égalité des chances et valorisons la diversité au sein de notre entreprise. Nous ne pratiquons aucune discrimination fondée sur l'âge, l'état civil, le handicap, la race, l'origine nationale, la couleur, le sexe, l'orientation sexuelle ou la religion.