ASAP - Team Assistant 100%

Job-Room; Kriens; Vor Ort; CHF 60.000 - 80.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Moderne Arbeitsumgebung in Luzern

Internationale Teams

Vielseitige Aufgaben

Zusammenfassung

Job-Room sucht eine engagierte Team Assistant (m/w/d) in Luzern für eine 7-monatige befristete Anstellung. Sie unterstützen das Team in administrativen Aufgaben, koordinieren Kalender und Meetings, bereiten Besprechungen vor und pflegen Dokumente sowie Informationen in Deutsch und Englisch.

Sie arbeiten strukturiert, eigenständig und behalten auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick. Deutsch- und Englischkenntnisse setzen wir voraus; MS-Office-Kenntnisse sind erforderlich.

Qualifikationen

• 2–3 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Funktion.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und strukturierte Arbeitsweise.

Aufgaben

• Unterstützung des Teams bei administrativen Aufgaben und Organisation.
• Koordination von Kalendern, Terminen und internen sowie externen Meetings.
• Vorbereitung von Besprechungen und Nachverfolgung relevanter Aufgaben.
• Erstellung und Aufbereitung von Dokumenten, Präsentationen und internen Informationen.

Kenntnisse

Teamkoordination

Organisation

MS Office

Meeting-Planung

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Team Assistant (m/w/d) 100%

In dieser vielseitigen Funktion übernehmen Sie eine zentrale Rolle in der administrativen und organisatorischen Unterstützung des Teams. Sie koordinieren verschiedene interne und externe Themen und sorgen dafür, dass Informationen, Termine und administrative Prozesse zuverlässig organisiert sind. Unser Kunde ist ein international tätiges Unternehmen mit einem modernen und dynamischen Arbeitsumfeld. Das Unternehmen verbindet eine starke Kundenorientierung mit effizienten Prozessen und einer offenen, teamorientierten Unternehmenskultur. Für ein vielseitiges und international aufgestelltes Team suchen wir eine engagierte und zuverlässige Persönlichkeit, die das Team im Tagesgeschäft unterstützt, administrative Abläufe koordiniert und mit einer strukturierten Arbeitsweise für einen reibungslosen Arbeitsalltag sorgt.

Stellenbeschreibung

Administrative & organisatorische Unterstützung

• Unterstützung des Teams bei sämtlichen administrativen und organisatorischen Aufgaben
• Koordination von Kalendern, Terminen und internen sowie externen Meetings
• Vorbereitung und Organisation von Besprechungen sowie Nachverfolgung relevanter Aufgaben
• Erstellung und Aufbereitung von Dokumenten, Präsentationen und internen Informationen
• Allgemeine Korrespondenz und Kommunikation in deutscher und englischer Sprache

Reise- & Eventorganisation

• Organisation und Koordination von Geschäftsreisen, inklusive Reiseplanung, Buchungen und Reisedokumentation
• Unterstützung bei der Planung und Durchführung von internen Meetings, Workshops und Veranstaltungen
• Koordination mit internen Ansprechpartnern sowie externen Dienstleistern
• Unterstützung bei Spesenabrechnungen und weiteren reisebezogenen administrativen Aufgaben

Team- & Office Support

• Unterstützung bei der Koordination von teamübergreifenden Aktivitäten und organisatorischen Abläufen
• Sicherstellung einer strukturierten Ablage und Pflege relevanter Dokumente und Informationen
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Onboardings, Teammeetings und internen Veranstaltungen
• Übernahme verschiedener ad-hoc Aufgaben und selbstständige Bearbeitung kleinerer organisatorischer Projekte

Profil

• Mindestens 2 bis 3 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Funktion, beispielsweise als Team Assistant, Administrative Assistant, Office Assistant oder in einer koordinierenden Position
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten sowie eine strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
• Erfahrung in der Organisation von Meetings, Geschäftsreisen und Veranstaltungen von Vorteil
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben und Prioritäten gleichzeitig zu koordinieren und auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick zu behalten
• Selbstständige, zuverlässige und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Schnelle Auffassungsgabe und die Fähigkeit, sich rasch in neue Themen und Prozesse einzuarbeiten
• Proaktive Persönlichkeit mit einem guten Gespür für die Bedürfnisse des Team
• Freundliches, professionelles und kommunikatives Auftreten sowie Freude an der Zusammenarbeit in einem internationalen Umfeld

Das Angebot

• Ein 7-monatiger temporärer Einsatz in einem internationalen Unternehmen
• Eine vielseitige Team-Assistant-Funktion mit breitem Verantwortungsbereich
• Ein modernes und dynamisches Arbeitsumfeld in Luzern
• Zusammenarbeit mit verschiedenen internen und internationalen Ansprechpartnern
• Eine Position mit viel Eigenverantwortung und der Möglichkeit, aktiv zur effizienten Zusammenarbeit innerhalb des Teams beizutragen !