Administrative Unterstützung FR/DE – 50% Jobsharing

OK Job SA; Freiburg; On-site; CHF 30,000 - 45,000; Part time

Job summary

OK Job SA in Freiburg sucht eine administrative Assistenz FR/DE 50% im Jobsharing zur Nachfolge einer Pensionierung. Sie arbeiten eng mit dem Team zusammen und sind erster Ansprechpartner für Besucher und Telefon.

Sie bringen kaufmännische oder administrative Ausbildung mit, beherrschen Französisch und Deutsch fließend, gute Englischkenntnisse vorteilhaft und sichere MS-365-Kenntnisse. Ein industrielles oder internationales Umfeld ist von Vorteil.

Qualifications

• Kaufmännische oder administrative Ausbildung.
• Erwiesene Erfahrung in einer ähnlichen Funktion.
• Französisch: ausgezeichnetes berufliches Niveau.
• Deutsch: sehr gute mündliche und schriftliche Kenntnisse.
• Englischkenntnisse von Vorteil.
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365 / Office.
• Kenntnisse in Abacus sind ein Plus.
• Erfahrung in einem industriellen oder internationalen Umfeld ist von Vorteil.
• Strukturierte, zuverlässige und diskrete Persönlichkeit.
• Hohes Verantwortungsbewusstsein für Vertraulichkeit.
• Selbstständigkeit und ausgezeichnete Organisation.
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten und Serviceorientierung.

Responsibilities

• Empfang von Besuchern und Empfangsdienst sicherstellen.
• Entgegennahme eingehender Telefonanrufe.
• Einhalten der Empfangs- und Sicherheitsverfahren.
• Administrative Unterstützung der verschiedenen Abteilungen.
• Unterstützung bestimmter HR- und administrativer Tätigkeiten.
• Organisation von Geschäftsreisen und Dienstreisen.
• Vorbereitung und Koordination von Meetings.
• Verwaltung der Ein- und Ausgangspost.
• Mitarbeit bei der Nachverfolgung von Einkäufen und Rechnungsstellung.
• Ordnungsgemässe Ablage und Archivierung von Dokumenten sicherstellen.
• Vertraulichkeit der bearbeiteten Informationen gewährleisten.
• Mitarbeit bei der internen Kommunikation.
• Sorgfältige und zuverlässige administrative Nachverfolgung sicherstellen.

Skills

Französisch fließend

Deutsch fließend

Kundenorientierung

Organisation

Vertraulichkeit

Kommunikationsfähigkeit

Education

Kaufmännische oder administrative Ausbildung

Tools

Microsoft 365 / Office

Abacus

Job description

OK Job SA in Freiburg sucht eine administrative Assistenz FR/DE 50% im Jobsharing zur Nachfolge einer Pensionierung. Sie arbeiten eng mit dem Team zusammen und sind erster Ansprechpartner für Besucher und Telefon.

Sie bringen kaufmännische oder administrative Ausbildung mit, beherrschen Französisch und Deutsch fließend, gute Englischkenntnisse vorteilhaft und sichere MS-365-Kenntnisse. Ein industrielles oder internationales Umfeld ist von Vorteil.