Administrative*r Sachbearbeiter*in 50–70 %

Pädagogische Hochschule Bern (PHBern); Bern; Vor Ort; CHF 60.000 - 90.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Pädagogische Hochschule Bern (PHBern) in Bern sucht eine administrative Unterstützung zur Organisation von Praktika und dem Management von Online-Applikationen. Sie arbeiten eng mit der Bereichsleitung Berufspraktische Ausbildung sowie dem Administrationsteam zusammen und betreuen Anfragen per Mail, Telefon und vor Ort.

Zu Ihrem Aufgabenbereich gehört die Datenverwaltung, die Organisation von Anlässen, Spesenchecks sowie die Pflege der Webseitenprofile.

Qualifikationen

• Kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung bzw. abgeschlossenes Bachelorstudium mit Schwerpunkt Administration oder Organisation.
• Sicherer Umgang mit Datenbanksystemen und gängigen Applikationen (hohe IT-Affinität).
• Erfahrung im Projektmanagement wünschenswert.
• Vorausschauende, vernetzte und gesamtheitliche Denkweise.
• Rasche Auffassungsgabe und hohe Flexibilität.
• Selbstständige, effiziente und zuverlässige Arbeitsweise.
• Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung.

Aufgaben

• Verantwortung für die Organisation einzelner Praktika (inkl. Kommunikation, Datenverwaltung usw.)
• Bewirtschaftung verschiedener Online-Applikationen (insbesondere der Daylight-Applikation) in Zusammenhang mit der Praktikumsorganisation
• Übernahme von Aufgaben im administrativen und organisatorischen Bereich (Terminverwaltung, Versand von Mitteilungen, Organisation von Anlässen, Protokollführung in Arbeitsgruppen usw.)
• Administration des berufspraktischen Moduls der CAS-Weiterbildung "Berufspraxis kompetent begleiten"
• Unterstützung der Bereichsleiterin der Berufspraktischen Ausbildung, der Leiterin Administration und der Teammitglieder in den Tagesgeschäften
• Erteilen von Auskünften per Mail, per Telefon und vor Ort an unterschiedlichste Anspruchsgruppen
• Abwicklung von Entschädigungen (Excel-Kenntnisse) und Spesenkontrollen
• Aktualisierung der Partnerschulportraits auf Webseiten
• Übernahme von Aufgaben im Bereich des Gesamtinstituts (Informationsveranstaltungen, Besuchstage...)
• Allenfalls Betreuung und Begleitung von KV-Lernenden

Kenntnisse

Datenbankkenntnisse

Projektmanagement

IT-Affinität

Teamfähigkeit

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder Bachelorabschluss mit Schwerpunkt Administration/Organisation

Jobbeschreibung

Ihre Aufgaben

• Verantwortung für die Organisation einzelner Praktika (inkl. Kommunikation, Datenverwaltung usw.)
• Bewirtschaftung verschiedener Online-Applikationen (insbesondere der Daylight-Applikation) in Zusammenhang mit der Praktikumsorganisation
• Übernahme von Aufgaben im administrativen und organisatorischen Bereich (Terminverwaltung, Versand von Mitteilungen, Organisation von Anlässen, Protokollführung in Arbeitsgruppen usw.)
• Administration des berufspraktischen Moduls der CAS-Weiterbildung "Berufspraxis kompetent begleiten"
• Unterstützung der Bereichsleiterin der Berufspraktischen Ausbildung, der Leiterin Administration und der Teammitglieder in den Tagesgeschäften
• Erteilen von Auskünften per Mail, per Telefon und vor Ort an unterschiedlichste Anspruchsgruppen
• Abwicklung von Entschädigungen (Excel-Kenntnisse) und Spesenkontrollen
• Aktualisierung der Partnerschulportraits auf Webseiten
• Übernahme von Aufgaben im Bereich des Gesamtinstituts (Informationsveranstaltungen, Besuchstage...)
• Allenfalls Betreuung und Begleitung von KV-Lernenden

Ihr Profil

• Kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung bzw. abgeschlossenes Bachelorstudium mit Schwerpunkt Administration oder Organisation; alternativ eine vergleichbare Qualifikation oder Ausbildung als Lehrperson mit hoher Affinität zu administrativen Aufgaben
• Sicherer Umgang mit Datenbanksystemen und den gängigen Applikationen (hohe IT-Affinität)
• Erfahrung im Projektmanagement erwünscht
• Vorausschauende, vernetzte und gesamtheitliche Denkweise
• Rasche Auffassungsgabe und hohe Flexibilität
• Selbstständige, effiziente und zuverlässige Arbeitsweise
• Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung

Wir bieten Ihnen

• Anstellungsbedingungen nach kantonalen Richtlinien
• Unterstützung durch ein engagiertes Team
• Ein offenes, engagiertes und kompetentes Team
• Hohe Flexibilität in der Ausgestaltung der Arbeitsorganisation
• Vielseitige Kontakte in einem dynamischen Arbeitsumfeld (Studierende, Praxislehrpersonen, Dozierende, Schulleitungen...)
• Jahresarbeitszeit
• Gute Infrastruktur und moderner Arbeitsplatz