Front Office & Administrative Coordinator (m/w/d), 50–60 %

Robert Half GmbH; Zürich; Vor Ort; CHF 24.000 - 36.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Robert Half GmbH sucht am Standort Zürich eine zuverlässige Front Office & Administrative Coordinator (m/w/d) in Teilzeit. Sie sind erste Anlaufstelle für Gäste und Mitarbeitende und unterstützen das lokale Team bei organisatorischen Aufgaben. Arbeitszeit: Montag bis Freitag von 08:00 bis 13:00 Uhr, 50–60% Pensum.

Sie arbeiten in einem internationalen Umfeld, nutzen MS Office regelmäßig und pflegen Kontakte sowie Dokumente in internen Systemen.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung im Empfang/Office-Management oder Assistenz bevorzugt.
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Empfang und Betreuung von Gästen, Kunden und Mitarbeitenden.
• Sicherstellung eines reibungslosen Front Office Ablaufs.
• Unterstützung des Teams bei administrativen Aufgaben und Terminplanung.
• Durchführung von Recherchen und Erstellung/Formatierung von Unterlagen.
• Pflege von Kontakten und Kundendaten in internen Systemen.

Kenntnisse

Deutsch (sehr gut)

Englisch (sehr gut)

MS Office

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Microsoft Office

Jobbeschreibung

Front Office & Administrative Coordinator (m/w/d), 50–60 %

Robert Half GmbH Vacant since : 20.08.2026 Number of jobs : 1 8002 Zürich (ZH) 50% - 60% Immediately Until 31.12.2026 Registration requirement

Für ein international ausgerichtetes Unternehmen im Beratungsumfeld suchen wir per sofort am zentralen Standort in Zürich eine zuverlässige, flexible und serviceorientierte Persönlichkeit. In dieser vielseitigen Teilzeitfunktion sind Sie die erste Anlaufstelle für Gäste und Mitarbeitende und unterstützen das lokale Team bei organisatorischen sowie administrativen Aufgaben. Das Arbeitspensum verteilt sich dabei auf Montag – Freitag jeweils zwischen 08:00 bis 13:00 Uhr.Ihre Aufgaben

• Professioneller Empfang und Betreuung von Gästen, Kunden sowie internen Ansprechpartnern
• Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs am Front Office
• Unterstützung des Teams bei allgemeinen administrativen und organisatorischen Aufgaben
• Koordination von Terminen, Besprechungen und internen Abläufen
• Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Kundenmeetings und Veranstaltungen
• Unterstützung bei Reisebuchungen und der Bearbeitung von Spesenabrechnungen
• Selbstständige Bearbeitung und Weiterleitung eingehender E-Mails
• Erstellung, Überarbeitung und Formatierung von Präsentationen, Dokumenten und Korrespondenz
• Pflege von Kontakt-, Stamm- und Kundendaten in internen Systemen
• Unterstützung bei Mailings und der Aktualisierung von Verteilerlisten
• Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern in deutscher und englischer Sprache
• Durchführung von Recherchen und Aufbereitung relevanter Informationen
• Administrative Unterstützung bei der Erstellung und Aktualisierung kundenbezogener Unterlagen
• Übernahme zusätzlicher Aufgaben und kleinerer Projekte im Rahmen des Office Managements
• Unterstützung bei Ferien- und Abwesenheitsvertretungen innerhalb des Teams

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erste Berufserfahrung am Empfang, im Office Management, in der Administration oder in einer Assistenzfunktion
• Erfahrung in einem dynamischen, internationalen oder dienstleistungsorientierten Umfeld von Vorteil
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Verfügbarkeit an allen Wochentagen Mo – Fr zwischen 08:00 – 13:00
• Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint
• Freundliches, professionelles und verbindliches Auftreten

• Work location 8002 Zürich (ZH)
• Workload 50% - 60%
• Employment start Immediately
• Employment duration 31.12.2026

• Qualification unskilled
• Work experience More than 3 years
• Education No information

• English Orally : Very good knowledge Written : Very good knowledge
• German Orally : Very good knowledge Written : Very good knowledge

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