Technicien·ne en documentation

McGill University; Montreal; On-site; CAD 57,000 - 70,000; Full time

Benefits offered by this job

Avantages sociaux concurrentiels

Régime de retraite à cotisations défin

RÉER et CELI

Job summary

McGill University recherche un(e) technicien(ne) en documentation chargé(e) du traitement des ressources et de leur acquisition selon les politiques de l’établissement. Vous cataloguerez dans les systèmes de bibliothèques et veillerez à la disponibilité des ressources pour les usagers.

Vous contribuerez à la vérification des factures, au traitement des paiements et au rapprochement des comptes, tout en assurant la conformité et l’exactitude des données financières et documentaires.

Qualifications

• Formation minimale: DEC III en documentation et systèmes de bibliothèque ou équivalent.
• Maîtrise du français et de l’anglais exigée; expérience en finances et achats est un atout.
• Connaissance des plateformes d’approvisionnement (WMS, Banner, Minerva, Crystal Reports) recommandée.

Responsibilities

• Consigner et vérifier les documents relatifs à l’acquisition; assurer traçabilité et procédures d’approvisionnement des bibliothèques.
• Vérifier les informations de facturation et garantir le paiement rapide; corriger les écarts.
• Rapprocher les comptes et assurer le respect des règles fiscales et budgétaires.

Skills

Français

Anglais

Rigueur

Bonne communication

Gestion des achats

Education

DEC III - Documentation & Library Systems

Tools

WMS

Banner

Minerva

Crystal Report

Job description

Sommaire Du Poste

Sous la supervision de la ou du gestionnaire, développement des collections, la ou le technicien·ne en documentation contribue à l’acquisition et au traitement des ressources documentaires, quel que soit leur format. La personne retenue veille en outre à ce que les ressources soient acquises de manière efficace conformément aux règles et politiques de l’établissement, à les cataloguer avec précision dans les systèmes de bibliothèques et à les mettre à la disposition des usager·ères en temps opportun.

Principales Responsabilités

• Consigner de manière rigoureuse et ordonnée les documents relatifs à toute transaction d’acquisition, y compris les bons de commande, les factures, les confirmations de paiement et la correspondance avec des prestataires de services afin d’assurer la transparence, la traçabilité et le respect des procédures d’approvisionnement des bibliothèques.
• Examiner et vérifier les informations de facturation dans le système intégré d’acquisitions des bibliothèques (WMS) en s’assurant que les données saisies sont exactes et qu’elles correspondent aux commandes afin de garantir un traitement rapide des paiements et d’éviter toute erreur.
• Effectuer des vérifications comptables poussées en lien avec les montants des factures, la conversion de devises, les taxes, les remises et les frais d’expédition afin de garantir l’exactitude financière avant approbation.
• Effectuer des recherches et des vérifications bibliographiques de livres et de périodiques dans une variété de sources.
• Ajouter les données de facturation à la base de données comptables Banner toutes les deux semaines pour assurer la production optimale des rapports financiers.
• Créer et mettre à jour des fiches de prestataires en générant des codes pour les nouveaux prestataires dans Banner et en tenant à jour leurs coordonnées dans WMS, et ce, conformément aux politiques d’approvisionnement de l’établissement.
• Effectuer des vérifications fiscales et des contrôles de conformité de toutes les transactions payables en veillant au respect des réglementations fiscales applicables.
• Rapprocher les transactions effectuées par carte de crédit, examiner les pièces justificatives et s’assurer du respect des directives de l’Université en matière d’achat.
• Téléverser l’ensemble des documents d’approvisionnement sur Minerva afin de garantir un traitement et un paiement rapides des factures.
• Préparer et soumettre les documents nécessaires aux virements bancaires et électroniques, saisir rigoureusement les données de paiement dans WMS et assurer la coordination avec les services concernés.
• Effectuer régulièrement le rapprochement des comptes pour les fonds attribués en veillant à l’adéquation entre les dépenses et les allocations budgétaires ainsi qu’en relevant les écarts dans le but d’assurer un suivi.
• Surveiller les engagements résiduels, les bons de commande ouverts ainsi que les factures non traitées pour faciliter l’élaboration de prévisions financières et de montages budgétaires fiables.
• Contribuer aux activités financières de fin et de début d’exercice financier, notamment les charges à payer, les reports budgétaires, les dates limites de facturation et les tâches de rapprochement.
• Examine et répond aux demandes reçues dans les boîtes de courriel départementales partagées, traite les demandes d’achat et d’assure la communication avec les fournisseurs.
• Offrir un soutien en lien avec des fonctions connexes durant les périodes de pointe du Service, par exemple en participant à la gestion des réserves de cours ou autres priorités.
• Communiquer avec des parties prenantes internes et des prestataires externes pour résoudre les écarts comptables, assurer un paiement rapide des factures et maintenir de bonnes relations avec les prestataires.
• Veiller au respect des politiques de l’Université en matière d’approvisionnement et de finances, de manière à se préparer aux audits et à garantir l’efficacité opérationnelle.

Cette liste de tâches et de responsabilités est représentative, mais ne constitue pas une liste complète et détaillée des tâches qui pourraient être exécutées par un employé dont le poste correspond à cette description générique.

Autres Compétences Et/ou Aptitudes

Diplôme d’études collégiales (en documentation et systèmes de bibliothèque ou en techniques de la documentation) ou expérience équivalente requise. Diplôme ou cours suivis en services administratifs, en comptabilité, en administration des affaires ou approvisionnement, un atout. Une combinaison de formation et d’expérience pertinente pourrait être considérée. Une formation ou une certification relative au traitement des opérations financières, à la tenue de livres ou à la gestion documentaire constitue un atout. Capacité à faire preuve d’un haut degré de précision et de minutie dans l’exécution de l’ensemble des tâches liées aux finances et aux acquisitions. Capacité à respecter systématiquement les échéances tout en conciliant de multiples demandes dans un milieu à haut volume de travail qui évolue rapidement. Vaste expérience en lien avec les systèmes financiers, les plateformes d’acquisitions ou les processus d’approvisionnement (p. ex. WMS, Banner, Minerva, Crystal Report). Capacité reconnue à rapprocher des comptes, à vérifier des données financières et à cibler les écarts avec diligence et efficacité. Habileté à communiquer clairement et à faire preuve de professionnalisme avec les prestataires, les services internes et des collègues pour résoudre des problèmes. Excellente maîtrise des principes de base en comptabilité, des obligations fiscales et des procédures d’approvisionnement. Connaissance des notices bibliographiques, un atout. Expérience en lien avec des plateformes de prestataires de services ou des outils pour l’acquisition de ressources électroniques, un atout. La maîtrise verbale et écrite du français et de l’anglais est obligatoire, et la connaissance d’autres langues constitue un atout. L’Université McGill est un établissement de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication verbale et écrite en anglais. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été évalué au niveau 3 sur une échelle de 0 à 4.

En tant qu'un des meilleurs employeurs de Montréal, voici ce que nous offrons :

• Avantages sociaux concurrentiels (santé, dentaire, assurance-vie) (si éligible)
• Régime de retraite à cotisations définies (avec contribution de l'employeur jusqu’à 10%) (si éligible)
• Régime enregistré d'épargne-retraite (RÉER) et Compte d’épargne l’abri de l’impôt (CÉLI)
• Politique de vacances compétitive
• Deux (2) journées personnelles Deux (2) congés flottants
• Neuf (9) « vendredis d'été » – congés payés entre la fête de la St-Jean Baptiste et la fête du Travail
• Congés payés pendant la période des vacances de décembre
• Crédit pour frais de scolarité pour le personnel régulier (100%) et leurs personnes à charge (66%)
• Jusqu'à deux (2) jours de travail à distance par semaine lorsque le poste le permet

Connaissance du français et de l'anglais

L'Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication verbale et écrite en anglais. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été déterminé comme étant de niveau # (qualificatif) sur une échelle de 0-4.

Pour une définition de nos niveaux de compétence linguistique écrite et parlé, veuillez cliquer ici.

Formation Et Expérience Minimales Requises

DEC III - Documentation & Library Systems 4 ans Expérience pertinente /

Salaire Horaire

(AAPNEUM Niveau G) $31.19 - $38.65

Heures Par Semaine

35 (Temps plein)

Superviseur

Gestionnaire, Développement des collections

Date Limite Pour Postuler

2026-10-16

Égalité, diversité et inclusion

Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, [e-mail].