Technicien(ne) en administration – gestion contractuelle

SHDM; Montreal; Hybrid; CAD 73,000 - 89,000; Full time

Benefits offered by this job

Mode hybride 3 jours/semaine

Régime de retraite à prestations déter

Assurances collectives 100% employeur

Accessibilité métro Berri–UQAM

Job summary

SHDM est à la recherche d’un coordinateur(trice) administratif(ve) et de gestion des contrats pour soutenir la direction de la gestion immobilière. Vous préparerez les documents contractuels, élaborerez des devis techniques et suivrez les budgets et échéances.

Le poste exige une expérience pertinente, une grande rigueur, et une capacité à négocier et à travailler en équipe. Hybride avec télétravail partiel et avantages sociaux offerts.

Qualifications

• Diplôme d’études collégiales en administration, gestion de l’approvisionnement ou équivalent.
• Minimum 3 années d’expérience pertinente en gestion de contrats.
• Maîtrise des outils MS Office, notamment Excel.

Responsibilities

• Fournir les informations requises à la préparation des documents contractuels (négociation ou sollicitation).
• Coordonner et collaborer à la préparation des devis techniques avec les équipes concernées.
• Préparer des estimations budgétaires relatives aux besoins identifiés.
• Participer au processus de demande de prix et de gré à gré en respect des politiques et procédures de SHDM.
• Assurer le suivi administratif des contrats, le respect des clauses et le suivi des changements.

Skills

Autonomie

Initiative

Esprit d'équipe

Service client

Adaptabilité

Organisation

Priorités

Négociation

Jugement

Rigueur

Intégrité

Education

Diplôme d’études collégiales en administration

Tools

MS Office

Excel

Job description

Les défis vous stimulent et vos compétences correspondent à cette offre d’emploi?

Sous l’autorité de la coordonnatrice à l’exploitation résidentielle, le titulaire du poste fait le suivi administratif et opérationnel des différents contrats relevant de la gestion immobilière résidentielle. Il offre un soutien administratif à la direction de la gestion immobilière au niveau de la planification des besoins et du suivi des diverses dépenses. Il veille également à protéger les intérêts de la SHDM.

Quel serait votre rôle dans l’équipe?

• Être responsable, en collaboration avec l’équipe de l’approvisionnement, de fournir les informations requises à la préparation des documents contractuels (négociation ou sollicitation);
• Coordonner et collaborer à la préparation des devis techniques avec les équipes concernées;
• Préparer des estimations budgétaires relatives aux besoins identifiés;
• Participer au processus de demande de prix et de gré à gré en respect des politiques et procédures applicables à la SHDM;
• Assurer la planification et le suivi administratif des travaux d’entretien et de remise en état;
• Procéder à l’analyse et à la planification du renouvellement des contrats;
• Assurer le suivi des contrats de mise en œuvre, le respect des clauses contractuelles et gérer toute demande de changement au contrat;
• Assurer un rôle de liaison entre la SHDM et les fournisseurs;
• Collaborer à l’acquisition de biens et procéder à certains achats après approbation de son supérieur immédiat;
• Assurer la gestion de changement et le suivi des livrables contractuels dans le respect des échéances;
• Assurer le suivi des coûts et des échéanciers de réalisation des travaux et services et aviser son supérieur de tout dépassement;
• Participer à l’élaboration du plan de contingence, le cas échéant;
• Procéder à l’étude des demandes de changements aux contrats et préparer des recommandations s’il y a lieu;
• Suivre les avis de non-conformités techniques, en collaboration avec les surintendants techniques et assurer la traçabilité des anomalies, des observations, des avis non-conformités et des demandes d’action corrective;
• Établir un dossier historique du contrat et de la performance du fournisseur pour la fermeture administrative et l’archivage du contrat qui lui sont assignés;
• Effectuer une évaluation régulière de la performance des biens acquis, des services rendus et des travaux réalisés, et identifier des opportunités d’amélioration;
• Collaborer à la gestion budgétaire des contrats;
• Examiner et valider les factures en vue de leur paiement;
• Gérer et développer des bases de données pour les logiciels de gestion des clés;
• Disposer des biens jugés inutiles et désuets selon les règles établies par la SHDM;
• Émettre les bons de commande en respect des règles établies par la SHDM;
• Collaborer à la mise en place de divers systèmes de suivis et d’outils de gestion d’exploitation pour les opérations de la direction de la gestion immobilière;
• Exécuter toute tâche connexe et de même nature à la demande de son supérieur.

Correspondez-vous au profil recherché?

• Détenir un diplôme d’études collégiales en administration, en gestion de l’approvisionnement ou toute autre combinaison d’étude et ’expérience jugée pertinente;
• Posséder un minimum de trois (3) années d’expérience pertinente en gestion de contrats. Toute expérience dans le domaine municipal ou en approvisionnement est un atout;
• Maîtriser les outils de la suite MS Office, particulièrement Excel.

Capacité à préparer des devis techniques, capacité à préparer des estimations budgétaires, autonomie, initiative et esprit d’équipe, souci aigu du service auprès de la clientèle, capacité d’adaptation, sens de l’organisation et gestion des priorités, démontrer de l’aisance à négocier, faire preuve de jugement dans la résolution de problèmes, rigueur, intégrité et souci du détail sont les compétences recherchées.

Qu’est-ce que notre collaboration vous apportera ?

L’échelle salariale pour le poste se situe entre 73 198 $ et 88 699 $.

Des conditions d’emploi des plus concurrentielles sont offertes, dans une entreprise à taille humaine qui contribue à répondre aux enjeux de l’immobilier abordable :

• Travail en mode hybride : Possibilité de télétravail trois (3) jours par semaine;
• Un régime de retraite à prestations déterminées (cotisations partagées entre l’employé et l’employeur), après la période de probation;
• Un régime d’assurances collectives payé à 100 % par l’employeur, après la période de probation;
• Facilement accessible en métro: Station Berri UQAM