Technicien(ne) en administration

Cegep du Vieux Montreal; Montreal (administrative region); On-site; CAD 42,000 - 56,000; Full time

Job summary

Le Cégep du Vieux Montréal recherche un Technicien(ne) en administration pour assurer des tasks administratives liées à l’organisation scolaire. Vous soutiendrez le personnel, manipulerez les données dans CLARA et SOBEC, et contribuerez au bon fonctionnement des processus ministériels.

Horaires 8h-16h, 35 heures/semaine, remplacement indéterminé ou jusqu’au retour de la titulaire. Formation technique et maîtrise du pack Office exigées.

Qualifications

• Diplôme d'études collégiales en formation technique de 3 ans ou équivalent.
• Maîtrise de la suite Office (Word, Excel, Outlook).
• Capacité à gérer les priorités et à travailler sur des dossiers serrés.
• Bonne autonomie et esprit d'équipe, maîtrise du français.

Responsibilities

• Participe à la fabrication des horaires-maître de plusieurs programmes.
• Effectue l'entrée des données dans CLARA (ouverture des cours-groupe, locaux, tâches enseignantes).
• Participe aux modifications des horaires et au suivi des mises à jour des dossiers étudiants.
• Assure le suivi des données dans les systèmes ministériels (vérifications, corrections, validations).
• Gère le suivi et la saisie des commandites internes et externes.
• Met à jour les grilles de programme et les substitutions dans CLARA et SOBEC.
• Récupère les données nécessaires dans le système ministériel (Socrate).
• Gère les rappels aux étudiant.e.s pour les tests de classement et reclassement des niveaux.
• Participe à l’opération recensement des étudiant.e.s et transmet l’épreuve uniforme de français et l’ATE.
• Collabore à déterminer le calendrier des opérations et prépare les procédures et rapports.
• Participe aux opérations requises dans le système de gestion pédagogique et aux tâches courantes du service.
• Initie les nouveaux membres du personnel et accomplit toute autre tâche connexe.

Skills

Gestion des priorités

Autonomie professionnelle

Travail en équipe

Maîtrise du français

Education

DEC en techniques de comptabilité et de gestion

Tools

Microsoft Office

Job description

Technicien(ne) en administration | C26-09-90966

Encadrement scolaire et formation continue

NATURE DU TRAVAIL

Sous la responsabilité du directeur adjoint à l’Encadrement scolaire, à la formation continue, la personne de cette classe d’emploi effectue divers genres de travaux techniques à caractère administratif dans le domaine de l’organisation scolaire. Dans son travail, elle prête assistance au personnel de soutien, de même qu’aux personnes usagères du service.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

• Participe aux opérations de fabrication de l’horaire-maître de plusieurs programmes ;
• Assure l’entrée des données dans le système pédagogique CLARA (ouverture des cours-groupe, arrangements, locaux, tâche enseignante, etc.) ;
• Participe aux opérations de modifications des horaires ;
• Assure le suivi des mises à jour et des transmissions des données relatives au dossier des élèves dans les systèmes ministériels (Vérifications, corrections, validations en lien avec les dates exigées du ministère) ;
• Assure le suivi et la saisie des commandites internes et des commandites externes ;
• Participe à la mise à jour des grilles de programme, des préalables, des substitutions, etc. dans le système pédagogique (CLARA) ainsi que dans le système ministériel (SOBEC) ;
• Assure la récupération informatique dans le système du ministère (Socrate) de toutes les données nécessaires à la bonne marche des opérations (dossier image, rapports, résultats des épreuves, etc.) ;
• Gère les rappels aux étudiant.e.s pour les tests de classement en langues et tient à jour le reclassement des niveaux ;
• Assure le suivi de l’opération recensement des étudiant.e.s ;
• Responsable de la transmission de l’épreuve uniforme de français et de de l’Alternance-Travail-Études (ATE) ;
• Collabore à déterminer le calendrier des opérations pour chacun des dossiers ;
• Produit et tient à jour les procédures, les rapports lorsque requis et formulaires relatifs à ses dossiers ;
• Collabore aux différentes opérations requises dans le système de gestion pédagogique pour le bon déroulement des processus de son secteur d’activités ;
• Participe aux opérations courantes, selon les besoins et les priorités du Service ;
• Initie, au besoin, le nouveau personnel et accomplit toute autre tâche connexe.

Qualifications Requises

Détenir un diplôme d'études collégiales en formation technique de trois ans (DEC) avec champ de spécialisation approprié, notamment en techniques de comptabilité et de gestion, ou détenir un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente.

EXIGENCES PARTICULIÈRES

• Aisance avec les logiciels informatiques et avec la suite Office de Microsoft (Word, Excel, Outlook, etc.) ;
• Aptitude à gérer les priorités et à travailler dans des dossiers serrés ;
• Bonne autonomie professionnelle aussi bien qu’une excellente aptitude pour le travail d’équipe ;
• Maîtrise de la langue française parlée et écrite.

TESTS REQUIS

Le Collège se réserve le droit de faire passer un test de français écrit, un test sur le logiciel Excel ainsi qu’un test écrit de mise en situation en lien avec le poste aux personnes candidates.

REMARQUES

Nous remercions toutes les personnes qui posent leur candidature, mais ne communiquerons qu'avec celles retenues pour une entrevue.

Le cégep du Vieux Montréal souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les personnes en situation de handicap, les membres des minorités visibles et ethniques ainsi que les personnes autochtones à présenter leur candidature.

INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

35 heures par semaine, de 8h à 16h, du lundi au vendredi, horaire à déterminer avec le supérieur.

Le remplacement est pour une durée indéterminée ou jusqu’au retour de la titulaire absente.

Nom de la titulaire : Daliane Doyer

Nom du supérieur immédiat : Cédric Lamathe