Technicien administration

Induktion Géothermie inc.; Quebec; On-site; CAD 64,662 - 96,993; Full time

Job summary

Une entreprise de géothermie recherche un(e) technicien(ne) en administration pour gérer les dossiers, fournir un service à la clientèle et assurer le soutien administratif. Les responsabilités incluent la réception des appels, le soutien financier et la gestion des fournitures de bureau. Un bon sens de l'organisation et des compétences en communication sont requis. Titre de poste basé à Québec. Un environnement dynamique avec une équipe collaborative vous attend.

Qualifications

• Expérience dans un rôle administratif ou de soutien.
• Excellentes compétences en communication.
• Capacité à gérer plusieurs tâches et priorités.

Responsibilities

• Accueillir et répondre aux appels téléphoniques.
• Fournir un soutien administratif aux équipes en place.
• Gérer les comptes payables et les dépenses.
• Saisir des données et maintenir des dossiers organisés.
• Collaborer avec d'autres équipes pour coordonner les activités.

Skills

Gestion des dossiers

Service à la clientèle

Organisations des documents

Compétences financières

Job description

Sous la responsabilité du Président Directeur général, le/la technicien(ne) en administration a pour mission d’effectuer la gestion des dossiers, offrir un service à la clientèle impeccable et soutenir l’équipe administrative.

Responsabilités

• Accueil et réception des appels téléphoniques:
  • Accueillir les visiteurs et les clients;
  • Répondre aux appels téléphoniques, filtrer et transférer les appels vers les personnes concernées;
  • Prendre des messages et fournir des informations de base;
  • Prendre en charge les appels de services:
    • Traitement des appels de service et coordination avec les intervenants concernés;
    • Gérer l'agenda du service de réparation et d’entretien.
• Tri et distribution du courrier.
• Soutien administratif:
  • Fournir un soutien administratif aux équipes en place;
  • Préparation de documents, de rapports et de présentations.
  • Rédaction de courriers, de courriels et de documents administratifs;
  • Mise en forme de documents selon les normes de l'entreprise.
• Gestion des fournitures de bureau:
  • Commander et gérer les fournitures de bureau;
  • Veiller à ce que le bureau dispose des fournitures nécessaires.
• Gestion financière:
  • Gérer les comptes payables;
  • Traiter les comptes de dépenses ainsi que les cartes de crédit;
  • Assurer le suivi des comptes recevables;
  • Effectuer les conciliations bancaires;
  • Collecter les comptes clients, au besoin;
  • Supporter la préparation et l'écriture des dossiers de fin de mois et de fin d'année;
  • Ouvrir les nouveaux comptes clients dans nos divers logiciels;
  • Participer à la gestion des paies des employés;
  • Envoyer les états de comptes aux clients;
  • Demander et valider les états de comptes des fournisseurs;
  • Assurer le suivi du processus interne de classement automatisé;
• Saisie de données et classement:
  • Saisie de données dans des bases de données ou des systèmes informatiques;
  • Classement de documents et maintenance de dossiers organisés;
• Collaboration avec d'autres équipes:
  • Collaborer avec d'autres équipes pour coordonner les activités administratives;
• Fournir un support aux équipes en fonction des besoins.
• Respect des procédures et des politiques:
  • Contribuer à l'amélioration des processus administratifs.