Secrétaire de direction / adjoint.e à la direction

Innoviste - Comité sectoriel de main-d'oeuvre des véhicules motorisés; Brossard; On-site; CAD 58,000 - 64,000; Full time

Benefits offered by this job

Télétravail ponctuel après probation

Horaire été 32 heures

Assurances collectives

RVER

Flexibilité travail-vie personnelle

Congés flexibles

3 semaines de vacances

Congés payés des Fêtes

Cellulaire de fonction

Job summary

Innoviste recherche une personne d’expérience pour assumer le rôle stratégique de Secrétaire de direction auprès de la direction, avec une solide expertise administrative et un sens aigu de la confidentialité.

Vous organiserez les réunions de gouvernance, soutiendrez la rédaction des documents et gérerez la facturation et les paiements dans Sage et Desjardins, tout en veillant au bon fonctionnement des locaux et à l’accueil des visiteurs.

Qualifications

• Expérience administrative solide et secrétariat de direction.
• Maîtrise de la confidentialité et du traitement des informations sensibles.
• Connaissance des processus de financement et de reporting des bailleurs de fonds et partenaires.

Responsibilities

• Organiser les réunions de gouvernance et rédiger les procès-verbaux.
• Soutenir la mise en page et la révision de documents stratégiques et communications.
• Gérer la facturation et les paiements dans les systèmes Sage et Desjardins.
• Gérer les locaux, la téléphonie, les assurances et la logistique d'événements.
• Collaborer aux processus d'accueil et d’intégration des employés et de départ.
• Maintenir et archiver les dossiers du personnel en confidentialité.

Skills

Secrétariat de direction

Discrétion et confidentialité

Gestion administrative

Tools

Sage

Desjardins

Job description

Devenez la personne clé de notre gouvernance et du bon fonctionnement organisationnel !

Vous possédez une solide expertise administrative, un sens aigu de la confidentialité et une maîtrise du secrétariat de direction ? Innoviste recherche une personne d’expérience pour assumer le rôle stratégique de Secrétaire de direction auprès de la direction.

Responsabilités :

• Gouvernance et soutien à la direction
  • Organiser les réunions de gouvernance (ordres du jour, convocations) et rédiger les procès-verbaux et comptes rendus.
  • Soutenir la mise en page et la révision de documents stratégiques, rapports, présentations et communications.
  • Assurer le suivi administratif des exigences des bailleurs de fonds et partenaires selon les politiques et normes d’Innoviste.
• Opérations courantes et comptabilité
  • Gérer les communications officielles (courriels, appels, courrier) et l'accueil des visiteurs.
  • Enregistrer, avec rigueur et diligence, la facturation et les paiements des opérations courantes de l’organisation dans les systèmes Sage et Desjardins.
  • Gérer les locaux, la téléphonie, les assurances, le matériel de bureau et la logistique d'événements.
• Soutien ressources humaines et dossiers administratifs
  • Collaborer aux processus d'accueil et d'intégration des nouveaux employés et de départ.
  • Maintenir et archiver les dossiers du personnel (EmployeurD, fiches d'employés, assurances) en toute confidentialité.

Conditions de travail :

• Horaire de travail : 35 heures/semaine
• Échelle salariale d’entrée : 58 293 $ à 64 345 $
• Avantages :
  • Possibilité de télétravail ponctuellement selon entente avec la direction après la période de probation
  • Horaire d’été de 32 heures semaine, payé 35 heures
  • Assurances collectives
  • Régime d’épargne retraite volontaire (RVER)
  • Flexibilité et conciliation travail-vie personnelle
  • Congés flexibles (maladie ou personnels)
  • 3 semaines de vacances annuelles
  • Congés payés des Fêtes
  • Cellulaire de fonction fourni

REF : SD-2026-DEV