Secrétaire de direction / Adjoint.e à la direction

Innoviste; Brossard; On-site; CAD 58,000 - 64,000; Full time

Benefits offered by this job

Télétravail ponctuel

RVER

3 semaines de vacances

Congés payés des Fêtes

Cellulaire de fonction

Job summary

Innoviste recherche une secrétaire de direction expérimentée pour soutenir la gouvernance et assurer le bon fonctionnement administratif. Vous coordonnerez les réunions, rédigerez les procès-verbaux et contribuerez à la révision de documents stratégiques tout en garantissant la confidentialité.

Le poste implique la gestion des communications, la facturation et le suivi des opérations dans les systèmes Sage et Desjardins, la gestion des locaux et le support RH pour l'accueil et l'archivage du

Qualifications

• Diplôme en secrétariat/bureautique exigé (DEP/DEC).
• Minimum 10 ans d’expérience pertinente dans un rôle similaire.
• Excellence écrite et orale en français; l’anglais est un atout.
• Maîtrise des outils Office 365 et des systèmes financiers.

Responsibilities

• Gérer la gouvernance et soutenir la direction (procès-verbaux, réunions, documents).
• Assurer les opérations courantes (facturation, relation avec bailleurs de fonds, accueil).
• Gérer les dossiers RH et archivage confidentiel du personnel.

Skills

Français avancé

Discrétion et confidentialité

Organisation et gestion

Education

DEP/DEC en secrétariat/bureautique

Tools

Office 365

SAGE

Desjardins

EmployeurD

CRM

Job description

Devenez la personne clé de notre gouvernance et du bon fonctionnement organisationnel !

Vous possédez une solide expertise administrative, un sens aigu de la confidentialité et une maîtrise du secrétariat de direction ? Innoviste recherche une personne d’expérience pour assumer le rôle stratégique de Secrétaire de direction auprès de la direction.

Champs d'intervention et responsabilités :

1.Gouvernance et soutien à la direction

• Organiser les réunions de gouvernance (ordres du jour, convocations) et rédiger les procès-verbaux et comptes rendus.
• Soutenir la mise en page et la révision de documents stratégiques, rapports, présentations et communications.
• Assurer le suivi administratif des exigences des bailleurs de fonds et partenaires selon les politiques et normes d’Innoviste.

2.Opérations courantes et comptabilité

• Gérer les communications officielles (courriels, appels, courrier) et l'accueil des visiteurs.
• Enregistrer, avec rigueur et diligence, la facturation et les paiements des opérations courantes de l’organisation dans les systèmes Sage et Desjardins.
• Gérer les locaux, la téléphonie, les assurances, le matériel de bureau et la logistique d'événements.

3.Soutien ressources humaines et dossiers administratifs

• Collaborer aux processus d'accueil et d'intégration des nouveaux employés et de départ.
• Maintenir et archiver les dossiers du personnel (EmployeurD, fiches d'employés, assurances) en toute confidentialité.

Profil recherché :

• Scolarité : Diplôme en secrétariat/bureautique (DEP/DEC)
• Expérience : Minimum 10 ans d’expérience pertinente
• Français : Excellence écrite et orale (obligatoire)
• Anglais : Niveau avancé à l’oral et à l’écrit (un atout majeur)
• Savoir-faire : Office 365 niveau intermédiaire-avancé (un atout majeur), SAGE, Desjardins, EmployeurD et fonctionnalités d’un CRM

Ce que nous offrons :

• Échelle salariale d'entrée : 58 293$ à 64 345$
• Possibilité de télétravail ponctuellement selon entente avec la direction après la période de probation
• Horaire d’été de 32 heures semaine, payé 35 heures
• Régime d’épargne retraite volontaire (RVER)
• Flexibilité et conciliation travail-vie personnelle
• Congés flexibles (maladie ou personnels)
• 3 semaines de vacances annuelles
• Congés payés des Fêtes
• Cellulaire de fonction fourni

Prêt à apporter votre expertise à notre équipe ?