Assistant direction

Développement Vaudreuil-Soulanges; Montérégie; On-site; CAD 60,000 - 78,000; Full time

Benefits offered by this job

Assurances collectives et régime de ré

Environnement stimulant au cœur du dev

Job summary

Développement Vaudreuil-Soulanges recherche un/une adjoint(e) administratif(ve) de direction pour soutenir la directrice générale et la gouvernance de l’organisme. Vous gérez l’agenda, la correspondance et les documents, et assurez le suivi des décisions du CA.

Maîtrise avancée de la suite Microsoft 365 et SharePoint, discrétion et anglais fonctionnel sont indispensables. Expérience OBNL ou municipal est un atout.

Qualifications

• DEC en bureautique, en administration ou domaine pertinent.
• Minimum de 5 années d’expérience en soutien à la haute direction, idéalement en OBNL ou contexte municipal/paramunicipal.
• Discrétion exemplaire et respect rigoureux de la confidentialité.
• Maîtrise du français écrit; anglais fonctionnel.
• Maîtrise avancée de MS 365 et SharePoint (arborescence, classement, droits d’accès, archivage).
• Aisance avec les outils d’intelligence artificielle pour le travail administratif.
• Aisance avec Power BI est un atout.
• Connaissance du fonctionnement d’un conseil d’administration; autonomie et rigueur.

Responsibilities

• Gérer l’agenda, la correspondance et les priorités de la directrice générale.
• Produire, réviser et mettre en page documents, présentations et communications officielles.
• Assurer le volet administratif du CA, CE, AGA et CA de Montérégie Économique: convocations, ordres du jour, procès-verbaux, suivi des décisions.
• Accueillir les nouveaux employés, présenter les avantages sociaux et agir comme liaison avec les fournisseurs.
• Préparer les demandes de subventions salariales et suivre vacances et banques de temps.
• Gérer documentaire dans SharePoint et calendrier de conservation.
• Contribuer à l’optimisation des processus administratifs avec l’IA.

Skills

Discrétion

Français écrit

Anglais fonctionnel

Autonomie et rigueur

Gestion d’agenda

Education

DEC en bureautique ou administration

Tools

MS 365 (Outlook/Word/Excel/PowerPoint/Teams)

SharePoint

Power BI

Job description

Organisme délégataire de développement économique de la MRC de Vaudreuil-Soulanges, DEV accompagne depuis plus de 40 ans les entreprises et les municipalités de la région dans leurs projets de croissance, d’innovation et de vitalité économique. Relevant de la directrice générale, vous êtes la personne de confiance qui assure la coordination administrative de la direction générale, le soutien à la gouvernance et certaines fonctions liées aux ressources humaines. Vous traitez quotidiennement des informations confidentielles et stratégiques : votre discrétion et votre jugement sont irréprochables.

Vos responsabilités

• Gérer l’agenda, la correspondance et les priorités de la directrice générale;
• Produire, réviser et mettre en page documents, présentations et communications officielles, ainsi que des correspondances urgentes, complexes et confidentielles;
• Assurer le volet administratif du CA, du CE, de l’AGA et du CA de Montérégie Économique : convocations, ordres du jour, prise de notes, procès-verbaux, extraits de résolutions et suivi des décisions;
• Accueillir les nouveaux employés, présenter les avantages sociaux et agir comme agent de liaison avec les fournisseurs (assurances collectives, régime de retraite);
• Préparer les demandes de subventions salariales, notamment Emplois d’été Canada, et assurer le suivi des vacances et banques de temps;
• Assurer la gestion documentaire de l’organisation dans SharePoint (arborescence, classement, droits d’accès, archivage), ainsi que le calendrier de conservation;
• Contribuer à l’optimisation des processus administratifs à l’aide des outils d’intelligence artificielle.

Le profil recherché

• DEC en bureautique, en administration ou dans un domaine pertinent (toute combinaison pertinente de scolarité et d’expérience sera considérée);
• Minimum de cinq (5) années d’expérience en soutien à la haute direction, idéalement en contexte d’OBNL, municipal ou paramunicipal;
• Discrétion exemplaire et respect rigoureux de la confidentialité;
• Excellente maîtrise du français écrit; anglais fonctionnel;
• Maîtrise avancée de la suite Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams) et de SharePoint (arborescence, classement, droits d’accès, archivage);
• Aisance démontrée avec les outils d’intelligence artificielle pour le travail administratif;
• Aisance à consulter et naviguer dans des tableaux de bord (Power BI) est un atout;
• Connaissance du fonctionnement d’un conseil d’administration; autonomie, rigueur et capacité à gérer plusieurs dossiers de front.

Ce que nous offrons

• Poste permanent à temps plein (35 h/sem.);
• Rémunération concurrentielle;
• Assurances collectives et régime de retraite;
• Environnement stimulant au cœur du développement économique régional.

Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées. DEV souscrit aux principes d’égalité en emploi.