Secrétaire

Ville de Westmount • City of Westmount; Montreal; On-site; CAD 38,000 - 54,000; Full time

Job summary

Ville de Westmount recherche une personne pour assurer le secrétariat et le soutien administratif au service des travaux publics et à l’accueil des citoyens. Vous rédigerez la correspondance, suivrez les courriels et les échéances, et assisterez aux réunions en rédigeant les comptes rendus.

Le poste exige un DEP en secrétariat et deux années d’expérience, avec maîtrise du français et de l’anglais, et une bonne aisance avec les outils bureautiques.

Qualifications

• Diplôme d’études professionnelles (DEP) dans le domaine concerné.
• Deux années d’expérience dans un emploi comportant des tâches similaires.

Responsibilities

• Rédiger et vérifier la correspondance courante et éviter les erreurs.
• -suivre le cheminement des courriels et les échéances, effectuer les rappels.
• Accueillir les appels et les visiteurs, transmettre l’information disponible.
• Assister à des réunions, prendre des notes et rédiger des comptes rendus.
• Réaliser des tâches de secrétariat et d’écritures simples et utiliser l’équipement de bureau.

Skills

Bilingue FR/EN

Communication efficace

Rédaction de correspondance

Rigueur et précision

Transmission d'informations

Education

DEP - secrétariat

Tools

Suite bureautique

Job description

Le travail consiste à effectuer des tâches de secrétariat de nature variée afin d'apporter un soutien administratif et opérationnel et d’offrir assistance au service à la clientèle (aux employés du département des travaux publics et d’offrir un service aux citoyens).

Principales responsabilités

• Rédige de la correspondance d'ordre courant, la vérifie et s’assure qu’elle ne contient pas d’erreur;
• Exerce un suivi sur le cheminement des courriels et sur les échéances; effectue les rappels nécessaires auprès des personnes concernées;
• Reçoit, loge et transmet les appels téléphoniques; accueille les visiteurs; obtient et donne l'information disponible;
• Assiste à des réunions (procède aux convocations de celles-ci), prend note des délibérations et rédige des comptes rendus ou projets de procès-verbaux;
• Effectue diverses autres tâches de secrétariat et d'écritures simples (mise en page, révision, etc.); opère de l'équipement usuel de bureau (photocopieur, télécopieur, calculatrice, etc.).

Formation, qualifications et expérience

• L’emploi nécessite un diplôme d’études professionnelles, programme d'étude et secteur appropriés;
• Posséder deux (2) années d’expérience dans un travail permettant de se familiariser avec la nature de l'emploi.

Connaissances essentielles

• Des deux langues (français, anglais) parlées et écrite;
• Des pratiques générales du travail de bureau et de secrétariat.

Habiletés ou aptitudes

• À faire preuve de tact et de courtoisie;
• À percevoir des détails et à relever des erreurs dans les textes;
• À communiquer aisément;
• À rédiger de la correspondance standard;
• À guider et à orienter le travail d'employés;
• À opérer de l'équipement usuel de bureau;
• À transcrire des données avec précision.