Secrétaire administratif/Secrétaire administrative

Cégep Garneau; Quebec; On-site; CAD 42,000 - 58,000; Full time

Job summary

Le Cégep Garneau recherche un(e) adjoint(e) administratif(ve) pour soutenir la direction adjointe aux relations du travail et le secteur du personnel enseignant. Vous gérerez l’agenda, assurez les suivis et offrirez un service de première ligne à la clientèle.

Vous rédigerez des documents et procès-verbaux, préparerez les répertoires budgétaires de perfectionnement et assurerez le suivi des demandes de perfectionnement et de congé, tout en gérant les signatures contrats.

Qualifications

• Détention d’un DEP en secrétariat ou équivalence reconnue.
• Quatre années d’expérience pertinente en tenue de secrétariat.
• Maîtrise des outils bureautiques standards (Excel, PowerPoint, Outlook, Word).
• Connaissance des environnements collaboratifs Teams et SharePoint.

Responsibilities

• Assister la direction adjointe aux relations du travail et assurer le suivi des décisions.
• Coordonner l’agenda et suivre les opérations courantes.
• Accueillir la clientèle et gérer les courriels et appels en première ligne.
• Concevoir les ordres du jour, assister aux rencontres et rédiger les procès-verbaux des comités.

Skills

Discrétion et confidentialité

Travail en équipe

Autonomie et initiative

Aisance avec clientèle

Education

DEP en secrétariat

Tools

Excel

PowerPoint

Outlook

Word

Teams

SharePoint

Job description

On te reconnaît pour ton approche humaine? Tu as une aisance à jongler entre la gestion d’agendas multiples, la prise de notes et à offrir un service à la clientèle hors pair? Créé l’avenir. Deviens un(e) Garneau!

Principaux mandats :

• Assister la direction adjointe aux relations du travail au secteur du personnel enseignant dans ses fonctions et assurer les suivis des décisions;
• Coordonner l’agenda et assurer les suivis relatifs aux opérations courantes;
• Accueillir la clientèle, recevoir les courriels ainsi que les appels en assurant un service de première ligne;
• Concevoir les ordres du jour, assister aux rencontres et rédiger les procès-verbaux de différents comités, notamment le comité des relations du travail et le comité de perfectionnement du personnel enseignant;
• Composer, concevoir et rédiger la correspondance inhérente aux dossiers de son secteur;
• Préparer la répartition du budget de perfectionnement, communiquer avec les coordinations départementales et gérer les suivis des demandes de perfectionnement;
• Assurer le suivi des demandes de libérations syndicales, des demandes de congé et des attestations d’absence du personnel enseignant;
• Participer au suivi de la planification des opérations pour son secteur d’activité;
• Participer au système de classement et être une des personnes responsables de la gestion documentaire administrative de la direction;
• Assurer le suivi et la coordination de la signature des contrats.

Qualifications requises

Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat et avoir quatre (4) années d'expérience pertinente en tenue de secrétariat ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente (notamment : une AEC ou un DEC en bureautique).

Exigences particulières

• Posséder une excellente maîtrise de la langue française parlée et écrite;
• Posséder une connaissance de niveau intermédiaire des logiciels Excel, PowerPoint, Outlook et Word de la suite Office;
• Posséder une aisance avec les outils de travail collaboratif tels que Teams et SharePoint;
• Avoir un sens de la discrétion et de la confidentialité de très haut niveau;
• Posséder une connaissance des différentes normes en ce qui a trait à la présentation des documents administratifs et à la tenue d’un secrétariat en général;
• Avoir de l’entregent et de la facilité à communiquer avec la clientèle;
• Avoir une facilité à travailler en équipe;
• Faire preuve d’un haut degré d’autonomie et d’initiative.