Superviseur(e) administratif(ive)

McGill Faculty of Medicine and Health Sciences; Montreal (administrative region); On-site; CAD 63,000 - 86,000; Full time

Benefits offered by this job

Avantages sociaux

Jours de télétravail partiel

Job summary

McGill Faculty of Medicine and Health Sciences recherche un(e) superviseur(e) administratif(ive) pour le Centre de services administratifs Arts-Ferrier, soutenant l’enseignement, la recherche et l’administration.

Sous la supervision du gestionnaire administratif, vous coordonnez les activités courantes, gérez les dossiers complexes d’étudiants, et assurez le lien entre les services internes tout en veillant à une prestation de service client de haut niveau et au respect des procédures internes.

Qualifications

• DEC III 3 ans d’expérience pertinente.
• Bilingue Français/Anglais exigé.
• Capacité à rédiger et relire des documents avec rigueur.

Responsibilities

• Organiser le fonctionnement quotidien du Centre d’enseignement du français (CEF).
• Gérer les dossiers étudiants complexes transmis par le coordonnateur des affaires étudiantes.
• Concevoir et mettre en œuvre des procédures et améliorer les processus existants.

Skills

Bilingue FR/EN

Organisation

Gestion multitâche

Service client

Rédaction et relecture

Informatique générale

Recrutement Workday

Education

DEC III

Tools

Workday

Banner

CMMS

MMP

Excel

PowerPoint

Job description

Veuillez référer au guide Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes) pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.Si vous êtes un employé actif de McGill (c.-à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).Sommaire du posteSous la supervision du (de la) gestionnaire administratif(ive) du Centre de services administratifs 3 Arts-Ferrier, le(la) superviseur(e) administratif(ive) assure une gestion efficace et performante du Centre de services administratifs Arts-Ferrier au sein de la Faculté des arts, en soutien à l’enseignement, à la recherche et à l’administration, conformément aux buts et objectifs de l’unité, tout en veillant à la cohérence avec la mission et la culture de l’université. Ce poste soutient principalement les activités liées aux affaires étudiantes, aux ressources humaines et au fonctionnement du Centre d’enseignement du français (CEF). Ce poste supervise directement le(la) coordinateur(rice) des affaires étudiantes du Centre de services administratifs Arts-Ferrier, qui travaille également principalement avec le CEF.Responsabilités principalesOrganiser des activités visant à soutenir le fonctionnement quotidien du Centre d’enseignement du français (CEF) en veillant à ce que les tâches administratives soient menées conformément aux buts et objectifs fixésPrendre en charge et résoudre les dossiers complexes d’étudiants transmis par le coordinateur des affaires étudiantesProposer des améliorations des processus afin de prévenir ou de minimiser les problèmes récurrentsAssurer un service client de haut niveau sur les questions relatives au CEF, notamment en traitant les réclamations et en résolvant les problèmes relevant de son domaine de compétenceAssurer la liaison avec d’autres services, notamment le GPS, les services d’inscription, le service de la comptabilité étudiante et l’École de formation continue, et entretenir de bonnes relations avec ces collègues et ces servicesGérer les procédures administratives ; évaluer les procédures existantes ; mettre en œuvre de nouvelles procédures si nécessaireConcevoir et mettre en œuvre une stratégie de communication à l’intention du personnel et de la communauté étudiante pour le compte du Centre de langue françaiseCréer du contenu pour le site web du Centre de langue françaiseCompiler des statistiques et des données sur les activités académiques et administratives en vue de leur intégration dans des rapportsAssurer la suppléance du coordinateur des affaires étudiantes en cas d'absenceGérer les recrutements et les nominations dans Workday pour les chargés de cours des sections de cours du FRPCTenir à jour la liste de priorité chargés de cours (MCLIU) pour le FRPCServir de point de contact pour les questions liées au MCLIU et assurer la liaison avec le syndicat, le service des relations de travail de McGill et le service des ressources humaines de la faculté afin de résoudre les litiges liés à la convention collectiveRecruter des auxiliaires d'enseignement, des assistants de laboratoire et toute autre personne nécessaire au bon déroulement des sections de cours concernéesSuperviser directement le coordinateur des affaires étudiantes. Organiser et vérifier le travail, fixer des objectifs et des échéances. Suivre la performance. Approuver les congés et gérer les absences.Assurer l'intérim du responsable administratif en cas d'absence de celui-ci.Autres compétences et/ou aptitudes requises :Le candidat doit être parfaitement bilingue en français et en anglais, afin d’apporter un soutien essentiel au Centre d’enseignement du français (CEF).Sens de l’organisation avéré et capacité à mener plusieurs tâches de front.Capacité avérée à établir des priorités et à respecter les échéances hebdomadaires et mensuellesCapacité avérée à rédiger de la correspondance et à relire des documents en veillant à l’orthographe, à la grammaire, à la ponctuation et à la mise en page.Capacité à s’adapter au changement et à favoriser un environnement de travail collaboratif.Grande précision et souci du détail.Doit être orienté(e) vers le client et le service.Capacité avérée à transmettre et à recevoir des informations de manière claire.Capacité avérée à travailler dans un environnement informatisé en utilisant des logiciels de traitement de texte, des bases de données, des tableurs, des logiciels de présentation et des connaissances en maintenance de sites web.Connaissance de programmes tels que MMP, CMMS, Banner et ses applications, la suite Microsoft Office, en particulier Excel (niveau : intermédiaire) et PowerPoint, ainsi que Workday.En tant qu'un des meilleurs employeurs de Montréal, voici ce que nous offrons :Avantages sociaux concurrentiels (santé, dentaire, assurance-vie) (si éligible)Régime de retraite à cotisations définies (avec contribution de l'employeur jusqu’à 10%) (si éligible)Régime enregistré d'épargne-retraite (RÉER) et Compte d’épargne l’abri de l’impôt (CÉLI)Politique de vacances compétitiveDeux (2) journées personnellesDeux (2) congés flottantsNeuf (9) « vendredis d'été » – congés payés entre la fête de la St-Jean Baptiste et la fête du TravailCongés payés pendant la période des vacances de décembreCrédit pour frais de scolarité pour le personnel régulier (100%) et leurs personnes à charge (66%)Jusqu'à deux (2) jours de travail à distance par semaine lorsque le poste le permetAvant de postuler, veuillez noter que pour travailler à l'Université McGill, vous devez être autorisé à travailler au Canada et disposé à travailler dans la province de Québec sur le campus où le poste est basé/situé.Connaissance du français et de l'anglais: L'Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication verbale et écrite en anglais. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été déterminé comme étant de niveau # 4 sur une échelle de 0-4.Pour une définition de nos niveaux de compétence linguistique écrite et parlé, veuillez cliquer ici.Formation et expérience minimales requises :DEC III 3 Ans Expérience pertinente /Salaire annuel :(MPEX – Classe 03) $63,350.00 - $74,530.00 - $85,710.00Profil d'emploi:MPEX-ADM1A - Administration générale – Professionnel 1 (exclu)Heures par semaine :33.75 (Temps plein)Superviseur :Gestionnaire d’unitéDate de fin de l’emploi (le cas échéant) :2028-12-31Date limite pour postuler :2026-10-21L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, [e-mail].