Production Coordinator

CSA Group; Toronto; On-site; CAD 60,000 - 80,000; Full time

Job summary

CSA Group is seeking a Production Coordinator to oversee the workflow of product development, ensuring quality and timely delivery. The role requires effective communication, problem-solving skills, and experience in digital publishing. Join a diverse team where you'll contribute to meaningful projects that impact global safety standards.

Benefits

Dynamic work environment

Opportunities for growth

Qualifications

• 3 years experience in digital publishing, e-learning, or translation is preferred.
• Proficient in Microsoft Office and Adobe Creative Suite.
• Strong team player with excellent problem-solving skills.

Responsibilities

• Manage product flow through the development process.
• Act as a point of contact for pre- and post-production tasks.
• Liaise with vendors and stakeholders to meet project needs.

Skills

Project Management

Problem Solving

Attention to Detail

Communication

Education

Postsecondary degree/diploma

Tools

Microsoft Office Suite

Adobe Creative Suite

XML

HTML

Job description

Employment Status:Regular

Time Type:Full time BUILDING A WORLD CLASS TEAM STARTS WITH YOU

At the heart of CSA Group is a vision: making the world a better, safer, more sustainable place. It's been part of our mission for nearly one hundred years: from the first engineering standard for railway bridges developed in 1919, to more than 3,500 standards, codes & related products today.

Headquartered in Canada, with a global footprint of more than 30 labs and offices across Europe, Asia and North America, CSA Group tests, inspects and certifies a wide range of products - from every day househould items to leading edge technology-to meet exacting requirements for safety, performance and environmental impact.

Our employees take pride in making a difference in people's lives through the work that we do. We're looking for people like you to help make it happen.

Job Summary:

The Production Coordinator schedules and manages the flow of products through the development process (development, edit, translation, and production including authoring and QA) and ensures readiness for publication/sales. Accountable for the integrity of the development process and the quality and timely delivery of products. Provides process guidance to CSA staff, committee members, subject matter experts, and external editorial, production, and translation resources. Ensures the integrity and availability of final products for delivery though CSA’s Online Store, subscription service, learning management system and print (if applicable). Acts as a point of contact for all pre- and post-production duties including incorporation of updates, draft conversion, versioning, translation, reaffirmations and file management. Triages incoming assignments, prioritizes workload, reports on project status, identifies and mitigates project risks. Prepares content files for production tasks as appropriate (example, translation file prep and/or narrator file prep). Manages contract creation, execution, and document retention as per CSA guidelines. Manages new supplier set-up in coordination with procurement. Reviews and processes invoices from external vendors. Responsibilities require liaising with all levels of product development, standards development, product strategy, sales, certification, procurement, and external vendors. Participates in the delivery of the standards and education products in co-operation with standards development staff, committee members, and product development team members, keeping the management team informed of advances or delays.

Principal Duties & Responsibilities:

• Provides guidance to editorial, production, translation, product development, project management, instructional designers, and external vendor resources to resolve questions and problems related to production as required.
• Peer Relationships: Operational Process Improvement Managers, Production Specialists, Product Managers, Subject Matter Specialists, Editors, Instructional Designers, Standards Project Managers, Administrative Assistants, Accreditation, Procurement Team, Legal Team, External Vendors.
• Assist in the tracking of time and costs against projects and plan; makes recommendations to management as required
• Multiple deadlines, regular interruptions, and strong sense of urgency at times
• Daily communication with vendors, internal and external stakeholders to meet project needs in English and French, if applicable
• Must make timely and informed decisions with minimal guidance on their tasks to ensure they maintain timelines and quality of work.
• Initial point of contact for project submissions from Standards Development, translation vendors/reviewers, Product Managers and/or external vendors. Responsible for ensuring projects submitted to Product Development are complete, accurate, timely and follow appropriate procedures.
• Monitors schedules and manages the flow of products through internal and external resources to complete project deliverables on time and on budget.
• Prioritizes workload, identifies and mitigates project risks
• Monitors content management system to ensure that metadata and file naming conventions are acceptable within CSA guidelines. Provides corrective guidance where necessary.
• Assigns work out to external vendors. Reviews quality of work submitted by external resources and takes steps to rectify unsatisfactory submissions.
• Prepares print specs for all new and revised products and ensures delivery to system/vendor.
• Maintains and manages multiple and/or changing priorities quickly with flexibility, initiative and a team focus to drive success.
• Working with CSA’s publishing systems software and staying updated with developments.
• As assigned, acts as departmental representative on Second Level Review (SLR) Committee to assess accreditation compliance and determine if the post-ballot draft is ready to proceed to publication.
• Coordinates with external resources/vendors, production resources, printer, committee members, subject matter experts, and other Standards Development Organizations.
• Responsible for the support of XML templates/stylesheets. Provides input on requirements to the XML vendor via the Operational Improvement Process Manager, tests and approves the resulting solutions.
• Responsible for pre-publication/production quality checks of source files.
• As assigned, responsible for support of CSA’s terminology database and translation memory through the coordination and maintenance of translated products using Trados and Trados Groupshare software.
• Responsible for ensuring the security and integrity of production files, ensures print quality as well as compatibility with current digital rights management tools, validates and uploads final products for next stage work or sales.
• As required, maintains published documents to reflect any changes during their lifecycle e.g., Reaffirmations, updates, errata, and Retro NSC.
• Performs post-production analysis of published products and manages document conversion with internal or external resources for future development work.
• Acts as a problem solver for discrepancies, errors, and omissions in a variety of processes, reports on root causes, and recommends corrective action in order to ensure optimum efficiency of product delivery. Willing and able to work on special projects from time to time as assigned by management.
• Takes initiative to recommend and implement processes improvement recommendations with minimal input from management as required.
• Supports production operations with related tasks or similar duties as assigned by Management.

Preferred Education & Experience:

• Postsecondary degree/diploma and equivalent 3-year work experience required (example: digital publishing, e-learning, and/or translation work experience).
• Proficient in Microsoft Office Suite, Adobe Creative Suite, XML and HTML, Mathflow/MathML, Translation software, and/or eLearning platforms required.
• Experience with content management systems and process management systems (ex. Alfresco) is an asset.
• Strong team player, attention to detail and proven independent problem-solving skills.
• Excellent written and verbal communication skills - communicates effectively and professionally.
• Working knowledge of translation and publishing processes including sales and distribution and materials management processes is an asset.

#CSA STANDARDS

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Coordinateur de Production Statut de l'emploi :
Régulier
Type de temps :
Temps plein
LA CONSTITUTION D'UNE ÉQUIPE DE CLASSE MONDIALE COMMENCE PAR VOUS
Au cœur du Groupe CSA se trouve une vision : faire du monde un endroit meilleur, plus sûr et plus durable. Cela fait partie de notre mission depuis près de cent ans : de la première norme technique pour les ponts ferroviaires élaborée en 1919 à plus de 3 500 normes, codes et produits connexes aujourd'hui. Le Groupe CSA, dont le siège social est situé au Canada et qui compte plus de 30 laboratoires et bureaux en Europe, en Asie et en Amérique du Nord, met à l'essai, inspecte et certifie une vaste gamme de produits - des articles ménagers courants aux technologies de pointe - afin de répondre à des exigences rigoureuses en matière de sécurité, de rendement et d'impact sur l'environnement. Nos employés sont fiers de faire une différence dans la vie des gens grâce à leur travail. Nous recherchons des personnes comme vous pour nous aider à réaliser cet objectif.

Résumé du poste:

Le coordinateur de la production planifie et gère le flux de produits tout au long du processus de développement (développement, révision, traduction et production, y compris la rédaction et l'assurance qualité) et veille à ce que les produits soient prêts à être publiés ou vendus. Il est responsable de l'intégrité du processus de développement ainsi que de la qualité et de la livraison des produits dans les délais impartis. Fournir des conseils sur le processus au personnel de l'ASC, aux membres du comité, aux experts en la matière et aux ressources externes chargées de la rédaction, de la production et de la traduction. Veiller à l'intégrité et à la disponibilité des produits finaux à livrer par l'entremise de la boutique en ligne de l'ASC, du service d'abonnement, du système de gestion de l'apprentissage et de la version imprimée (le cas échéant). Servir de point de contact pour toutes les tâches de préproduction et de postproduction, y compris l'intégration des mises à jour, la conversion des ébauches, l'établissement des versions, la traduction, les réaffirmations et la gestion des dossiers. Triage des missions entrantes, hiérarchisation de la charge de travail, rapports sur l'état d'avancement des projets, identification et atténuation des risques liés aux projets. Préparer les fichiers de contenu pour les tâches de production, le cas échéant (par exemple, préparation du fichier de traduction et/ou du fichier du narrateur). Gérer la création et l'exécution des contrats ainsi que la conservation des documents conformément aux lignes directrices de l'ASC. Gérer la mise en place de nouveaux fournisseurs en coordination avec les services d'approvisionnement. Examiner et traiter les factures des fournisseurs externes.Les responsabilités impliquent d'assurer la liaison avec tous les niveaux du développement des produits, de l'élaboration des normes, de la stratégie des produits, des ventes, de la certification, de l'approvisionnement et des fournisseurs externes. Participer à la fourniture des normes et des produits éducatifs en coopération avec le personnel chargé de l'élaboration des normes, les membres des comités et les membres de l'équipe de développement des produits, en tenant l'équipe de direction informée des progrès ou des retards.

Tâches et Responsabilités Principales:

• Fournir des conseils aux services de rédaction, de production, de traduction, de développement de produits, de gestion de projets, aux concepteurs pédagogiques et aux fournisseurs externes afin de résoudre les questions et les problèmes liés à la production, le cas échéant.
• Relations avec les pairs : Responsables de l'amélioration des processus opérationnels, spécialistes de la production, chefs de produit, spécialistes de la matière, rédacteurs, concepteurs pédagogiques, gestionnaires de projets de normalisation, assistants administratifs, accréditation, équipe chargée des achats, équipe juridique, fournisseurs externes.
• Participer au suivi des délais et des coûts par rapport aux projets et au plan ; formuler des recommandations à la direction si nécessaire.
• Délais multiples, interruptions régulières et sens aigu de l'urgence à certains moments.
• Communication quotidienne avec les fournisseurs, les parties prenantes internes et externes pour répondre aux besoins du projet en anglais et en français, le cas échéant.
• Prendre des décisions opportunes et éclairées avec un minimum de conseils sur ses tâches afin de s'assurer du respect des délais et de la qualité du travail.
• Premier point de contact pour les soumissions de projets provenant de l'élaboration des normes, des fournisseurs/réviseurs de traductions, des chefs de produits et/ou des fournisseurs externes. Il est chargé de veiller à ce que les projets soumis à l'élaboration des produits soient complets, exacts, opportuns et conformes aux procédures appropriées.
• Contrôler les calendriers et gérer le flux de produits par l'intermédiaire des ressources internes et externes afin d'achever les projets dans les délais et le budget impartis.
• Hiérarchiser la charge de travail, identifier et atténuer les risques liés aux projets.
• Contrôler le système de gestion de contenu pour s'assurer que les métadonnées et les conventions de dénomination des fichiers sont acceptables dans le cadre des lignes directrices de l'ASC. Fournir des conseils correctifs si nécessaire.
• Confier des travaux à des fournisseurs externes. Examiner la qualité du travail soumis par les ressources externes et prendre des mesures pour rectifier les soumissions insatisfaisantes.
• Préparer les spécifications d'impression pour tous les produits nouveaux et révisés et assurer la livraison au système/fournisseur.
• Maintenir et gérer rapidement des priorités multiples ou changeantes en faisant preuve de souplesse, d'initiative et d'esprit d'équipe afin de favoriser la réussite.
• Travailler avec le logiciel des systèmes de publication de l'ASC et se tenir au courant des développements.
• Selon les besoins, agir à titre de représentant ministériel au sein du comité d'examen de deuxième niveau afin d'évaluer la conformité à l'accréditation et de déterminer si l'ébauche postérieure au scrutin est prête à être publiée.
• Assurer la coordination avec les ressources externes/fournisseurs, les ressources de production, l'imprimeur, les membres du comité, les experts en la matière et d'autres organismes d'élaboration de normes.
• Il est responsable de la prise en charge des modèles/feuilles de style XML. Fournir des informations sur les exigences au fournisseur XML par l'intermédiaire du gestionnaire du processus d'amélioration opérationnelle, tester et approuver les solutions qui en résultent.
• Il est responsable de la sécurité et de l'intégrité des fichiers de production, assure la qualité de l'impression ainsi que la compatibilité avec les outils actuels de gestion des droits numériques, valide et télécharge les produits finaux pour l'étape suivante du travail ou de la vente.
• Le cas échéant, il met à jour les documents publiés afin de refléter les changements intervenus au cours de leur cycle de vie, par exemple les réaffirmations, les mises à jour, les errata et les Retro NSC.
• Effectuer l'analyse post-production des produits publiés et gérer la conversion des documents avec des ressources internes ou externes pour les travaux de développement futurs.
• Résoudre les problèmes liés aux divergences, aux erreurs et aux omissions dans divers processus, rendre compte des causes profondes et recommander des mesures correctives afin d'assurer une efficacité optimale de la livraison des produits. Il est disposé et apte à travailler sur des projets spéciaux de temps à autre, selon les instructions de la direction.
• Prendre l'initiative de recommander et de mettre en œuvre des recommandations d'amélioration des processus avec un minimum de contribution de la part de la direction, le cas échéant.
• Soutenir les opérations de production en effectuant des tâches connexes ou des tâches similaires assignées par la direction.

Formation et Expérience Souhaitées:

• Diplôme de l'enseignement supérieur et expérience professionnelle équivalente de trois ans requise (exemple : édition numérique, apprentissage en ligne et/ou expérience professionnelle dans le domaine de la traduction).
• Maîtrise de Microsoft Office Suite, Adobe Creative Suite, XML et HTML, Mathflow/MathML, logiciels de traduction et/ou plateformes d'apprentissage en ligne requise.
• Une expérience des systèmes de gestion de contenu et des systèmes de gestion des processus (ex. Alfresco) est un atout.
• Excellent esprit d'équipe, souci du détail et compétences avérées en matière de résolution autonome de problèmes.
• Excellentes aptitudes à la communication écrite et orale - communication efficace et professionnelle.
• Une connaissance pratique des processus de traduction et d'édition, y compris des processus de vente et de distribution et de gestion du matériel, est un atout.

Ce que nous offrons:

Un environnement de travail dynamique : Participez à des projets qui ont un impact mondial.

Possibilités de croissance : Travaillez avec une équipe diversifiée et des parties prenantes issues de différents secteurs d'activité.

Les candidats maîtrisant le français feront l'objet d'une attention particulière.

Le Groupe CSA est un employeur qui souscrit au principe de l'égalité des chances et s'engage à respecter la diversité, l'équité et l'inclusion. Nous interdisons toute forme de discrimination et de harcèlement fondée sur les motifs stipulés dans les lois applicables. Nous sommes une organisation où les opportunités sont basées sur les compétences et les capacités, et où les différences sont respectées et valorisées. Veuillez nous contacter à l'adresse [e-mail] si vous avez besoin d'aménagements dans le cadre du processus d'entretien. CSA Group is an Equal Opportunity Employer and is committed to diversity, equity, and inclusion. We prohibit discrimination and harassment of any kind based on any grounds stipulated by applicable laws. We are an organization where opportunities are based on skills and abilities, and differences are respected and valued. Please contact us at [e-mail] if you require accommodation in the interview process.