Préposée ou préposé à l’accueil et à la téléphonie (sur appel)

Ministere Du Conseil Executif; Quebec; On-site; CAD 45,000 - 61,000; Full time

Benefits offered by this job

Connaissance des normes de service àla

Microsoft 365

Téléphones à lignes multiples

Job summary

Le Ministère du Conseil exécutif, situé au Québec, recrute un agent d'accueil et de soutien. Vous assurez l'accueil des visiteurs, orientez vers les ressources pertinentes et transmettez les messages à l'équipe concernée.

Vous maintenez le registre des visiteurs, gérez les demandes de renseignements des autorités et du public, répondez au téléphone et coordonnez les réservations de salles.

Qualifications

• Être titulaire du DES ou équivalent.
• 2 à 3 ans d'expérience en service à la clientèle.
• Maîtrise du français à l'oral et à l'écrit; connaissance de l'anglais de base.

Responsibilities

• Accueillir les visiteurs et les orienter vers les ressources appropriées.
• Maintenir le registre des visiteurs et informer les responsables des situations particulières.
• Offrir un service d’information de premier niveau et répondre aux demandes des autorités et du public.
• Répondre aux appels et acheminer les messages au destinataire concerné.
• Maintenir à jour les listes téléphoniques et coordonner les réservations de salles selon les besoins.

Skills

Réception et accueil

Service à la clientèle

Anglais de base

Education

Diplôme d’études secondaires (DES) ou équivalent

Tools

Microsoft 365

Job description

Description de l'entreprise

Le ministère du Conseil exécutif exerce des fonctions particulières et stratégiques pour ce qui est de la gouvernance de l’État. Il a pour principale responsabilité de soutenir la prise de décision des instances gouvernementales. Il assure, à ce titre, les tâches d’analyse, de conseil et de coordination auprès du premier ministre et du Conseil des ministres. Le Ministère est également responsable de certains mandats confiés par le gouvernement et coordonne la communication gouvernementale.

Vos défis:

• Accueillir les visiteurs, assurer le lien avec les personnes ressources et les diriger vers les lieux appropriés;


• Maintenir à jour le registre des visiteurs et informer les constables spéciaux de toutes situations particulières ou spécifiques;


• Offrir un service de soutien et d’information de premier niveau afin de répondre aux demandes de renseignements provenant des autorités ministérielles, des personnalités publiques, des citoyens et des membres des cabinets politiques;


• Assurer la réponse aux appels, les diriger vers les destinataires appropriés, transmettre les messages et, au besoin, fournir les renseignements requis;


• Maintenir à jour les listes téléphoniques nécessaires au soutien à la clientèle;


• Effectuer les réservations de salle de conférence et de rencontres à la demande du personnel.

Exigences de l’emploi :

• Détenir un diplôme d’études secondaires (DES) équivalant à une 11e année ou à une 5e année du secondaire émis par l’autorité compétente ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente. Une personne qui a un nombre d’années de scolarité inférieur à une 11e année ou à une 5e année du secondaire peut compenser chaque année de scolarité manquante par deux années d’expérience de travail rémunéré ou non.


• Pour être considérée, toute scolarité effectuée hors du Canada doit faire l’objet d’une évaluation comparative délivrée par le ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration. Les candidats qui ne détiennent pas l’évaluation comparative liée à la scolarité exigée ne peuvent pas être embauchés.


• Posséder une année d’expérience pertinente à l'emploi.


• Posséder la citoyenneté canadienne, le statut de résident permanent ou un permis de travail émis par l’autorité fédérale compétente.


• Une personne en attente de la preuve de son statut de résident permanent ou d’un permis de travail peut soumettre sa candidature. Toutefois, elle devra être autorisée à travailler légalement au Canada au moment de sa nomination.


• Avoir une connaissance du français approprié aux fonctions.


• Avoir une connaissance de base de la langue anglaise parlée, puisque la personne sélectionnée sera en contact direct avec une clientèle anglophone.

Exigence additionnelle :

Posséder deux années d’expérience en service à la clientèle (réception et à l’accueil).

Atouts :

Posséder des connaissances des normes de service à la clientèle (téléphonie et en réception), de Microsoft 365 et des téléphones à lignes multiples.

INFORMATIONS

Échelle de traitement : 44 598 $ à 61 090 $* annuellement et selon un horaire de travail de 35h par semaine**.

*Majoration de 6,5 % s’ajoute pour compenser certains avantages sociaux.

**Services d’accueil et de téléphonie offerts du lundi au vendredi, de 7 h 30 à 19 h 40 au C, et de 7 h 30 à 17 h au H. La personne doit être disponible durant ces plages horaires. L’horaire de travail est sur appel et peut varier en fonction des périodes d’achalandage.
Seules les candidatures retenues seront contactées.

Langues

• Français parlé et écrit - Élevé


• Anglais parlé et écrit - Faible

Formations

• Diplôme d’études secondaires (DES)

Expérience2 à 3 ans