Offres de services - Adjoint.e administratif.ve

Colonial Group; Toronto; On-site; CAD 52,000 - 70,000; Full time

Job summary

Colonial Group recherche un administrateur OSP pour soutenir le développement des propositions BPA, de l’identification des opportunités au suivi, en coordonnant les partenaires et en assurant le soutien documentaire.

Le rôle exige une excellente organisation et une collaboration avec les chefs techniques, les responsables de discipline et le rédacteur/coordinateur des propositions, tout en maintenant une vigilance sur les détails et en maîtrisant les outils bureautiques et IA.

Qualifications

• Expérience en veille d’opportunités et suivi des appels d’offres.
• Maîtrise du registre des propositions et des addendas.
• Soutien documentaire et coordination administrative.
• Excellentes compétences en communication et collaboration interfonctionnelle.

Responsibilities

• Surveiller quotidiennement les sites d’appels d’offres et portails d’approvisionnement.
• Gérer les abonnements et alertes par mots-clés.
• Identifier et diffuser les opportunités pertinentes et les listes de soumissionnaires retirés.
• Effectuer les suivis des décisions Go/No-Go avec les parties prenantes.
• Maintenir le registre des propositions OSP à Toronto et les addendas.
• Maintenir et mettre à jour les systèmes d’information OSP.
• Initier et gérer les démarches auprès des partenaires et architectes.
• Créer et maintenir la feuille des exigences client/architecte.
• Participer à la préparation des ébauches de lettres d’honoraires.
• Soutenir la mise à jour des CV et des fiches de projets.
• Fournir un soutien administratif et documentaire tout au long du cycle de vie des propositions.

Tools

Microsoft Office

SharePoint

IA tools

Adobe

Document automation software

Job description

Aperçu du rôle

L’administrateur(trice) OSP soutient le processus de développement des propositions de BPA de bout en bout, de l’identification des opportunités jusqu’au suivi des propositions, à la coordination des partenaires et au soutien documentaire. Ce rôle exige de solides compétences organisationnelles ainsi qu’une collaboration étroite avec les chefs techniques, les responsables de discipline et le/la rédacteur(trice)/coordonnateur(trice) aux propositions.

Responsabilités principales

Veille et suivi des opportunités

• Surveiller quotidiennement les sites d’appels d’offres (RFP) et les portails d’approvisionnement afin d’identifier de nouvelles opportunités.
• Gérer les abonnements aux appels d’offres, les notifications et les alertes par mots-clés.
• Identifier et diffuser les opportunités pertinentes, y compris les sommaires SEEV et les listes de soumissionnaires ayant retiré les documents d’appel d’offres (plan takers lists).
• Effectuer les suivis auprès des parties prenantes décisionnelles afin d’obtenir rapidement les décisions de type Go/No-Go.
• Maintenir et mettre à jour le registre des propositions OSP de Toronto, y compris les mises à jour des addendas.
• Maintenir et mettre à jour divers systèmes d’information OSP.

Coordination avec les partenaires et les architectes

• Maintenir et mettre à jour la liste de contacts des architectes
• Initier et gérer les démarches auprès des partenaires lorsqu’une opportunité nécessite une collaboration avec un architecte, en travaillant avec les parties prenantes internes pour identifier le partenaire le mieux adapté à chaque projet
• Créer et maintenir la feuille des exigences client/architecte pour chaque proposition

Soutien aux propositions

• Participer à la préparation des ébauches de lettres d’honoraires
• Soutenir la mise à jour et le maintien des curriculum vitæ
• Soutenir la mise à jour des fiches de projets
• Fournir un soutien général en coordination administrative et documentaire tout au long du cycle de vie des propositions

Maîtrise technique

• Connaissance avancée de Microsoft Office
• SharePoint
• Confortable avec l'usage des outils d’intelligence artificielle (IA)
• Connaissance d'Adobe
• Expérience avec les logiciels d’automatisation de documents et de propositions

Compétences interpersonnelles

• Excellente attention aux détails
• Grande capacité de gestion des priorités et du temps
• Forte aptitude à la révision et à la correction de documents
• Excellentes compétences en communication et en collaboration interfonctionnelle