Agent(e) de bureau

Machitech; Saint-Marc-des-Carrières; On-site; CAD 42,000 - 60,000; Full time

Job summary

Machitech recherche un agent administratif pour soutenir le département service technique. Vous assurez l’exactitude des documents, validez les informations et respectez les processus internes, tout en gérant plusieurs dossiers et en communiquant efficacement en français et anglais professionnel.

Sous la supervision de la Responsable des opérations techniques, vous contribuerez à la fluidité opérationnelle et à l’amélioration continue des procédures et outils administratifs.

Qualifications

• Formation en administration, bureautique ou domaine connexe.
• Expérience minimale de 5 ans dans un rôle administratif, idéalement en environnement industriel ou technique.
• Maîtrise des outils informatiques ERP et Suite Office 365.
• Rigueur et sens de l’organisation, capacité à gérer plusieurs dossiers.
• Bonnes habiletés de communication en français et anglais professionnel.

Responsibilities

• Effectuer la pré-approbation des factures clients selon les ententes contractuelles et les travaux réalisés.
• Valider les honoraires, taux, heures et frais applicables.
• Préparer les offres de service.
• Assurer la gestion administrative des bons de commande (PO).
• Réviser et revérifier les éléments de facturation avant émission.
• Collaborer avec les équipes techniques pour confirmer les informations nécessaires à la facturation.
• Maintenir à jour les dossiers clients et la documentation opérationnelle.
• Supporter la Responsable des opérations techniques dans diverses tâches administratives.
• Contribuer à l’amélioration continue des processus et des outils administratifs.

Skills

Rigueur

Organisation

Autonomie

Gestion multi-dossiers

Communication en français

Anglais professionnel

Education

Formation en administration ou bureautique

Tools

ERP

Office 365

Job description

Description Du Poste

Sous la supervision de la Responsable des opérations techniques, l’agent(e) de bureau assure le soutien administratif et la coordination des activités financières et documentaires du département de service technique. La personne contribue directement à la fluidité des opérations en veillant à l’exactitude des documents, à la validation des informations et au respect des processus internes. Des responsabilités supplémentaires s’ajouteront en fonction des conditions à et de l’horaire de travail à respecter.

RESPONSABILITÉS

• Effectuer la pré-approbation des factures clients selon les ententes contractuelles et les travaux réalisés;
• Valider les honoraires, taux, heures et frais applicables;
• Préparer les offres de service;
• Assurer la gestion administrative des bons de commande (PO);
• Réviser et revérifier les éléments de facturation avant émission;
• Collaborer avec les équipes techniques pour confirmer les informations nécessaires à la facturation;
• Maintenir à jour les dossiers clients et la documentation opérationnelle;
• Soutenir la Responsable des opérations techniques dans diverses tâches administratives;
• Contribuer à l’amélioration continue des processus et des outils administratifs.

EXIGENCES

• Formation en administration, bureautique ou domaine connexe;
• Expérience minimale de 5 ans dans un rôle administratif, idéalement en environnement industriel ou technique;
• Aisance avec les outils informatiques (ERP, Suite office 365);
• Rigueur, souci du détail et excellent sens de l’organisation;
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément;
• Autonomie et sens des priorités;
• Excellentes habiletés de communication en français, tant à l’oral qu’à l’écrit et connaissance professionnel de l’anglais. La connaissance de l’anglais est requise considérant les échanges réguliers avec différentes parties prenantes au Canada et aux États-Unis.

CE RÔLE EST POUR MOI SI JE SUIS...

• une personne qui a l'œil pour le détail et à un vrai plaisir à voir un processus rouler sans accroc. Je sais gérer plusieurs dossiers en parallèle, poser les bonnes questions aux équipes techniques et livrer des documents justes du premier coup. Je cherche un poste où ma rigueur est reconnue et où je contribue concrètement à améliorer les façons de faire.