Soutien administratif, services de l'emploi

Pinecrest-Queensway Community Health Centre; Ottawa; On-site; CAD 2,898,000 - 3,410,000; Part time

Benefits offered by this job

4 semaines de vacances, en plus des d"

Régime d’avantages sociaux collectifsÉ

Compte flexible de dépenses en santéet

Job summary

Le Pinecrest-Queensway Community Health Centre recherche un poste de Soutien administratif, services de l'emploi, pour un horaire régulier à temps partiel (17,5 heures/semaine) en Ottawa. Le rôle soutient les services d'emploi et les fonctions administratives de l'équipe, avec un accent sur la gestion des dossiers et la coordination des rendez-vous.

Le bilinguisme (français/anglais) est essentiel, avec expérience en services à la personne et une forte compétence en communication et en

Qualifications

• Diplôme de fin d'études secondaires et formation post-secondaire en administration de bureau ou dans un domaine connexe, ou combinaison équivalente d'expérience et de scolarité.
• 2 à 3 ans d'expérience en soutien administratif, de préférence dans le domaine des services à la personne.
• Expérience des relations avec le public
• Excellentes compétences en matière de service à la clientèle
• Excellentes compétences en matière de documentation
• Grand souci du détail et compétences en matière de gestion du temps
• Capacité à travailler en collaboration avec une clientèle et des collègues diversifiés
• Forte culture numérique, y compris la suite MS Office et les systèmes de gestion du relation client (CRM)
• Connaissance des médias sociaux et d'autres outils de communication en ligne tels que Zoom et Teams, ainsi que d'outils de conception graphique tels que Canva.

Responsibilities

• Direct Client Service – Assurer le soutien et la couverture de la réception pendant l'heure du déjeuner.
• Direct Client Service – Contacter les clients par courrier électronique, téléphone et SMS pour soutenir l'équipe.
• Direct Client Service – Collaborer avec les clients pour obtenir la documentation relative aux services.
• Direct Client Service – Aider à la planification des rendez-vous clients, aux appels de rappel et à la prise de rendez-vous.
• Tâches de bureau – Contribuer à la maintenance de la base de données du programme en saisissant des données, en générant des rapports, en soutenant l'analyse et en procédant à des audits réguliers de l'intégrité des données.
• Tâches de bureau – Apporter son soutien à la réception avec les démarches de références nécessaires, le cas échéant.
• Tâches administratives – Préparer ou aider à préparer des rapports.
• Tâches administratives – Participer à la préparation de dépliants, d'affiches, de médias sociaux et d'autres documents selon les besoins.
• Tâches administratives – Créer et modifier des modèles/formulaires informatiques spécifiques au programme, selon les besoins.
• Tâches administratives – Aider à la préparation, à la tenue et à l'archivage des dossiers des clients, y compris en participant aux audits administratifs des dossiers des clients.
• Tâches administratives – Répondre aux exigences financières liées aux dépenses des clients, aux appels d'offres, à la petite caisse et aux factures.
• Tâches administratives – Rédiger et distribuer les procès-verbaux des réunions, le cas échéant.
• Tâches administratives – Gérer les systèmes d'archivage électronique.
• Tâches administratives – Imprimer, numériser et télécharger la documentation des clients dans leurs dossiers.
• Tâches administratives – Rédiger, réviser, adapter et produire la correspondance courante.
• Travail d'équipe et collaboration – Maintenir une communication efficace des informations entre les parties prenantes internes et externes
• Travail d'équipe et collaboration – Contribuer à l'élaboration de politiques, de procédures et de lignes directrices spécifiques au programme, ainsi qu'à la planification et au développement globaux du programme.
• Travail d'équipe et collaboration – Assister et participer aux réunions d'équipe et aux réunions générales du personnel, selon le calendrier prévu.
• Travail d'équipe et collaboration – Participer à l'évaluation du programme concerné
• Travail d'équipe et collaboration – Participer au processus d'audit interne des dossiers
• Travail d'équipe et collaboration – Apporter un soutien aux clients des membres de l'équipe, le cas échéant.

Job description

Titre du poste: Soutien administratif, services de l'emploi - bilinguisme requis

Programme/Service: Services à l’emploi

Postes disponibles: Régulier à temps partiel (17.5 heures par semaine)

Échelle salariale : 21,037 $/heure - 24,75 $/heure

Relève de: Assistant(e) administratif(ve) principal(e)

Avantages sociaux pour les postes régulier:

• 4 semaines de vacances, en plus des autres congés prévus
• Régime d’avantages sociaux collectifs élargi
• Compte flexible de dépenses en santé et mieux-être
• Régime de retraite HOOPP (Healthcare of Ontario Pension Plan)

Qui sommes-nous?

Le Centre de santé communautaire Pinecrest-Queensway (CSCPQ) est un organisme communautaire novateur offrant une vaste gamme de services, au service de la population d’Ottawa depuis près de 50 ans. À titre du plus grand centre de santé communautaire de la région, le CSCPQ offre un large éventail de services de soins de santé, de promotion de la santé et de soutien communautaire aux personnes et aux familles, à toutes les étapes de la vie. En tant qu’organisme responsable de Premiers Mots, Programme préscolaire de rééducation de la parole et du langage d’Ottawa et du comté de Renfrew, depuis près de 30 ans, le CSCPQ assure le leadership et la supervision de la prestation des services publics d’orthophonie dans le cadre de son continuum intégré de soins communautaires.

Résumé du poste

L'assistant(e) administratif(ve) est chargé(e) de fournir des services de soutien dans le cadre du programme de Services Intégrés pour l'Emploi. Plus précisément, ce poste soutient les fonctions administratives de l'équipe et le suivi de l'emploi à long terme des clients.

RESPONSABILITÉS DU POSTE

1. Direct Client Service

• Assurer le soutien et la couverture de la réception pendant l'heure du déjeuner.
• Contacter les clients par courrier électronique, téléphone et SMS pour soutenir l'équipe.
• Collaborer avec les clients pour obtenir la documentation relative aux services.
• Aider à la planification des rendez-vous clients, aux appels de rappel et à la prise de rendez-vous.

2. Tâches de bureau

• Contribuer à la maintenance de la base de données du programme en saisissant des données, en générant des rapports, en soutenant l'analyse et en procédant à des audits réguliers de l'intégrité des données.
• Apporter son soutien à la réception avec les démarches de références nécessaires, le cas échéant.

3. Tâches administratives

• Préparer ou aider à préparer des rapports.
• Participer à la préparation de dépliants, d'affiches, de médias sociaux et d'autres documents selon les besoins.
• Créer et modifier des modèles/formulaires informatiques spécifiques au programme, selon les besoins.
• Aider à la préparation, à la tenue et à l'archivage des dossiers des clients, y compris en participant aux audits administratifs des dossiers des clients.
• Répondre aux exigences financières liées aux dépenses des clients, aux appels d'offres, à la petite caisse et aux factures.
• Rédiger et distribuer les procès-verbaux des réunions, le cas échéant.
• Gérer les systèmes d'archivage électronique.
• Imprimer, numériser et télécharger la documentation des clients dans leurs dossiers.
• Rédiger, réviser, adapter et produire la correspondance courante.

4. Travail d'équipe et collaboration

• Maintenir une communication efficace des informations entre les parties prenantes internes et externes
• Contribuer à l'élaboration de politiques, de procédures et de lignes directrices spécifiques au programme, ainsi qu'à la planification et au développement globaux du programme.
• Assister et participer aux réunions d'équipe et aux réunions générales du personnel, selon le calendrier prévu.
• Participer à l'évaluation du programme concerné
• Participer au processus d'audit interne des dossiers
• Apporter un soutien aux clients des membres de l'équipe, le cas échéant.

EXIGENCES DU POSTE

1. Scolarité

• Diplôme de fin d'études secondaires et formation post-secondaire en administration de bureau ou dans un domaine connexe, ou combinaison équivalente d'expérience et de scolarité.

2. Expérience professionnelle

• 2 à 3 ans d'expérience en soutien administratif, de préférence dans le domaine des services à la personne.

3. Compétences clés

• Expérience des relations avec le public
• Excellentes compétences en matière de service à la clientèle
• Excellentes compétences en matière de documentation
• Grand souci du détail et compétences en matière de gestion du temps
• Capacité à travailler en collaboration avec une clientèle et des collègues diversifiés
• Forte culture numérique, y compris la suite MS Office et les systèmes de gestion du relation client (CRM)
• Connaissance des médias sociaux et d'autres outils de communication en ligne tels que Zoom et Teams, ainsi que d'outils de conception graphique tels que Canva.

4. Profil linguistique

• Dans le cadre de la désignation du Centre pour fournir des services en français
• Sur la base de l'échelle d'évaluation de New Avenues Linguistics : A+ (compétence la plus élevée) à C- (compétence la plus faible)

- Français (expression orale) : A+

- Français (compréhension orale): A+

- Français (compréhension de l'écrit): A+

• Le bilinguisme (français/anglais) est essentiel. D'autres langues constitue un atout

5. Aptitude personnelle/autres exigences

• Compétences en matière de communication utilisant différents outils technologiques, tant à l'oral qu'à l'écrit, pour des publics variés.
• Aimer travailler avec des informations détaillées pendant de longues périodes.
• Contribuer positivement aux indicateurs de performance clés (KPI) mensuels individuels et d'équipe tout en gérant une charge de travail exigeante en établissant des priorités et en gérant efficacement son temps.