Montreal Executive Support & Workplace Experience Lead

ALVEOLE; Montreal (administrative region); On-site; CAD 65,000 - 75,000; Full time

Job summary

Alvéoleà Montréal recherche un Executive Support & Workplace Experience Coordinator pour soutenir nos quatre dirigeants et orchestrer le quotidien du bureau.

Vous organiserez calendriers, déplacements et suivis de projets administratifs, veillant à la fluidité des opérations et à une expérience de travail exemplaire pour les employés, les candidats et les visiteurs. Maîtrise du Google Workspace et esprit proactif souhaités.

Qualifications

• Expérience en coordination de bureau ou administratif avec rythme soutenu.
• Sens de l'organisation et gestion de priorités multiples.
• Excellentes habiletés de communication écrite et orale.
• Jugement et discrétion pour informations confidentielles.
• Proactivité et anticipation des besoins.
• Maîtrise des outils modernes et IA utile.
• Capacité à suivre les dirigeants et faire progresser les dossiers.

Responsibilities

• Garder nos quatre dirigeants organisés et toujours un pas d'avance en gérant leurs calendriers, courriels, déplacements, réunions, dépenses, priorités et suivis.
• Faire avancer les projets en assurant les suivis, en coordonnant les prochaines étapes, en rédigeant certaines communications et en facilitant la collaboration entre les équipes.
• Prendre en charge différents projets d'administration de l'entreprise, souvent liés à la conformité (renouvellements d'assurances, démarches corporatives, consolidation de documents, etc.).
• Organiser les événements d'équipe et coordonner l'arrivée des nouvelles recrues afin qu'elles se sentent attendues dès leur premier jour.
• Gérer les opérations quotidiennes de notre bureau de Montréal : vendors, immeuble, réparations, fournitures, collations, accès, salles de réunion et logistique du workplace.
• Créer une expérience à l'image d'Alvéole en faisant en sorte que nos employés, candidats, clients et visiteurs se sentent réellement les bienvenus.
• Améliorer continuellement notre façon de travailler en mettant en place de meilleurs systèmes, en automatisant les tâches répétitives et en utilisant l'AI et les outils modernes lorsque ça fait gagner du temps.

Skills

Gestion des dirigeants

Organisation multi-priorités

Communication écrite/orale

Discrétion

Proactivité

Google Workspace

IA / outils modernes

Attention aux détails

Anglais courant

Tools

Google Workspace

Outils IA

Job description

Alvéoleà Montréal recherche un Executive Support & Workplace Experience Coordinator pour soutenir nos quatre dirigeants et orchestrer le quotidien du bureau.

Vous organiserez calendriers, déplacements et suivis de projets administratifs, veillant à la fluidité des opérations et à une expérience de travail exemplaire pour les employés, les candidats et les visiteurs. Maîtrise du Google Workspace et esprit proactif souhaités.