JOB POSTING-TERM POSITION SENIOR COORDINATOR, GAMES OPERATIONS & DELIVERY

Canadian Paralympic Committee / Le Comité paralympique canadien; Ottawa; On-site; CAD 54,000 - 61,000; Full time

Job summary

The Canadian Paralympic Committee is seeking a Senior Coordinator, Games Operations & Delivery, to support games preparation and delivery across IPC/APC sanctioned events. Remote within Canada with occasional travel, full-time fixed term until Oct 2028. Salary $54,000–$61,000 CAD plus benefits.

Reports to Manager, Games Operations and Delivery. The role emphasizes coordinating communications, operational reporting, documentation, and information management across the Sport Division and Games

Qualifications

• 2-3 years’ experience in a professional setting with increasing responsibilities.
• Experience coordinating information from multiple groups into clear, organized outputs.
• Experience supporting meetings, sessions, or operational planning activities.
• Experience in the Canadian and/or Paralympic sports industry or related field is an asset.
• Experience as a Para Athlete is an asset.
• Undergraduate degree or diploma in Communications or Business Administration.

Responsibilities

• Coordinate and distribute Games communications, updates, dates, and information among committees, partners, CPC functions, and contacts.
• Maintain and manage communication systems and information tools (SharePoint, Work management systems, Extranet, dashboards, email, channels).
• Assist with project scheduling, milestone tracking, meeting materials, presentations, and after-action docs across Sport Division and Games planning.
• Prepare and standardize operational communication products and planning documents, briefings, and reports.
• Support improvement of division communication systems, processes, tools, and document management practices.
• Support minor projects within Games Operations & Delivery.

Skills

Communication

Project coordination

Stakeholder management

Team collaboration

Documentation

Education

Undergraduate degree in Communications or Business Administration

Tools

SharePoint

Smartsheet

Asana

PowerPoint

Excel

Word

Teams

Job description

JOB POSTING-TERM POSITIONSENIOR COORDINATOR, GAMES OPERATIONS & DELIVERY

ABOUT THE CANADIAN PARALYMPIC COMMITTEE

The Canadian Paralympic Committee is a non-profit, private organization in collaboration with 28-member sport organizations. We are deeply committed to harnessing the transformative power and impact of Paralympic sport.

With a vision of fostering an inclusive world through Paralympic sport, our mission emphasizes both the excellence in games preparation and the promotion of inclusive communities. By celebrating the stories and successes of high-performance athletes with disabilities, the Canadian Paralympic Committee aims to inspire all Canadians to embrace inclusivity and actively engage in sports.

Job Summary

The Games Operations & Delivery department is part of the Sport Division at the Canadian Paralympic Committee (CPC) and is responsible for facilitating access to the operational services that are required for the CPC’s team members to perform at International Paralympic Committee (IPC) and Americas Paralympic Committee (APC)-sanctioned multipara sport competitions (Games).

This role supports Games Operations through the coordination of internal and Games partner communications, operational reporting, information management, and project documentation across the Sport Division.

Type: Full-time, Fixed Term until October 2028

Salary: $54,000-$61,000 annually plus benefits

Reports: Manager, Games Operations and Delivery

Location: Remote within Canada, with travel for occasional in-person meetings.

Main Duties & Responsibilities

• Coordinate and distribute Games-related communications, operational updates, key dates, and information between Games Organizing Committees, Games Partners, CPC functional areas, and primary contacts through established communication channels and platforms.
• Maintain and manage operational communication systems, databases, and information tools including SharePoint, Work management systems, HOC Extranet, WorkApps dashboards, email accounts, and Games-time communication channels.
• Support Games planning and operational coordination through the preparation of project schedules, milestone tracking, meeting materials, presentations, briefings, operational reports, note-taking, and after-action documentation across the Sport Division and Games Planning activities.
• Prepare, coordinate, and standardize operational communication products including Games info distribution, readiness materials, planning session documents, team briefings, Games-time updates, site visit reports, debrief reports, templates, and lessons learned documentation.
• Support the ongoing improvement of Division communication systems, processes, tools, document management practices, and administrative operations to improve team coordination, efficiency, consistency, and information sharing.
• Responsible to also support assigned minor projects in Games Operations & Delivery

Qualifications

Experience & Education

• 2-3 years’ experience working within a professional environment, and a proven track record of increasing responsibilities.
• Experience coordinating information from multiple groups into clear, organized products.
• Experience supporting meetings, sessions or operational planning activities.
• Experience working in the Canadian and/or Paralympic sports industry; or related field is considered an asset.
• Experience as a Para Athlete is considered an asset.
• Undergraduate degree or diploma in a relevant discipline (Communications and/or business administration)

Interpersonal Skills

• Strong relationship management and collaboration skills, with the ability to work effectively across multiple functional areas, suppliers and partners
• Strong communication and interpersonal skills, including the ability to gather information, coordinate with teams, and present information clearly and professionally
• Proactively seeks out opportunities for collaboration with colleagues and partners
• Support Teamwork and colleagues in their work as required

Technical Skills

• Experience using project management and information management platforms such as Smartsheet, Sharepoint, Asana or similar systems
• Strong document management, formatting, and organizational skills, including version control, reporting, and maintaining structured file systems
• Strong proficiency in Microsoft Office Suite, including PowerPoint, Excel, Word, Teams, and SharePoint
• Proficiency in reading, writing, and speaking in English; bilingualism (English / French) is considered a strong asset.

Working Conditions

• Remote Environment: working from home most of the time
• Staff based outside of Ottawa will be expected to travel to Ottawa a few times a year or as the job demands.
• Overnight and overseas travel and off-site work required (e.g. Games, Site Visits, Events, Meetings, etc.)
• Will be required to work evenings and weekends during busy periods, including Games and other special events.

CPC is committed to creating an inclusive and diverse work environment and is proud to be an equal-opportunity employer. All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, ancestry, place of origin, colour, ethnic origin, citizenship, creed, sex, sexual orientation, gender identity, gender expression, record of offences, age, marital status, family status, or disability. We strongly encourage people from underrepresented or marginalized groups to apply.

CPC welcomes and encourages applications from First Nations, Métis, and Inuit peoples, racialized persons, persons with disabilities, women, and/or 2SLGBTQ+ individuals. Accommodation is available on request for candidates taking part in all aspects of the selection process.

FRENCH VERSION BELOW

OFFRE D’EMPLOI – POSTE DOTÉ POUR UNE PÉRIODE DÉTERMINÉECOORDONNATEUR/COORDONNATRICE, OPÉRATIONS ET LIVRAISON DES JEUX

À PROPOS DU COMITÉ PARALYMPIQUE CANADIEN

Le Comité paralympique canadien est un organisme privé sans but lucratif qui collabore avec 28 organismes de sport membres. Il est résolument déterminé à exploiter le pouvoir de transformation et la portée du sport paralympique.

Sa vision est de promouvoir le sport paralympique comme tremplin vers un monde inclusif. Sa mission met l’accent sur l’excellence lors de la préparation pour les Jeux et la promotion de collectivités inclusives. En célébrant les parcours et les réussites des athlètes de haut niveau ayant un handicap, le Comité paralympique canadien souhaite inciter les Canadiennes et les Canadiens à adopter l’inclusion et à s’engager activement dans le sport.

Résumé des fonctions

Le service des opérations et de la livraison des jeux fait partie de la division des sports du CPC. Il lui appartient de faciliter l’accès aux services opérationnels dont les membres de l’équipe du CPC ont besoin pour participer aux compétitions multi-parasportives (les Jeux) sanctionnées par le Comité international paralympique (IPC) et le Comité paralympique des Amériques (APC).

Tâches et responsabilités principales

• Coordonner et assurer, au moyen des canaux et plateformes établis, la diffusion des communications liées aux Jeux, des mises à jour opérationnelles, des dates clés et de l’information entre les comités d’organisation des Jeux, les partenaires des Jeux, les secteurs fonctionnels du CPC et les principales personnes-ressources.
• Tenir à jour et gérer les systèmes de communication opérationnelle, les bases de données et les outils de gestion de l’information, notamment SharePoint, les systèmes de gestion du travail, l’extranet des comités d’organisation hôtes, les tableaux de bord WorkApps, les comptes de courriel et les canaux de communication utilisés pendant les Jeux.
• Appuyer la planification des Jeux et la coordination des opérations en préparant les échéanciers de projet, les documents de réunion, les présentations, les séances d’information, les rapports opérationnels et les documents de bilan, ainsi qu’en assurant le suivi des jalons et la prise de notes, dans le cadre des activités de la division des sports et de planification des Jeux.
• Préparer, coordonner et uniformiser les documents de communication opérationnelle, notamment les communications servant à diffuser l’information sur les Jeux, les documents sur l’état de préparation et ceux destinés aux séances de planification, les documents d’information à l’intention des équipes, les mises à jour diffusées pendant les Jeux, les rapports de visite de sites et de bilan, les modèles et la documentation sur les enseignements tirés.
• Contribuer à l’amélioration continue des systèmes, des processus et des outils de communication de la division, ainsi que de ses pratiques de gestion documentaire et de ses activités administratives, afin de favoriser la coordination, l’efficacité et la cohérence au sein de l’équipe de même que l’échange d’information.
• Appuyer également les projets de moindre envergure qui lui sont confiés dans le domaine des opérations et de la livraison des Jeux.

Qualifications

Expérience et éducation

• De deux à trois ans d’expérience professionnelle, avec une progression démontrée vers des fonctions comportant davantage de responsabilités.
• Expérience du regroupement et de la structuration de renseignements provenant de plusieurs groupes en vue de produire des documents clairs et bien organisés.
• Expérience du soutien à la préparation et au déroulement de réunions, de séances de travail ou d’activités de planification opérationnelle.
• Une expérience de travail dans l’industrie du sport canadien et/ou paralympique, ou dans un domaine connexe, constitue un atout.
• Une expérience comme para-athlète constitue un atout.
• Un diplôme de premier cycle ou un diplôme dans une discipline pertinente (communications et/ou administration des affaires)

Compétences interpersonnelles

• Excellentes aptitudes à établir et à entretenir des relations de travail, grand esprit de collaboration et capacité à travailler efficacement avec différents secteurs fonctionnels, fournisseurs et partenaires.
• Excellentes compétences en communication et aptitudes relationnelles, notamment en matière de collecte de renseignements, de coordination des activités avec les équipes et de présentation claire et professionnelle de l’information.
• Recherche active de possibilités de collaboration avec les collègues et les partenaires
• Promotion du travail d’équipe et soutien aux collègues dans l’accomplissement de leurs tâches, au besoin

Compétences techniques

• Expérience de l’utilisation de plateformes de gestion de projet et de gestion de l’information, comme Smartsheet, SharePoint ou Asana, ou d’outils comparables.
• Solides compétences en gestion documentaire, en mise en forme et en organisation, notamment en ce qui concerne la gestion des versions, la production de rapports et la tenue à jour de systèmes structurés de classement des fichiers.
• Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office, notamment PowerPoint, Excel, Word, Teams et SharePoint.
• Maîtrise de l’anglais à l’écrit comme à l’oral; le bilinguisme (anglais-français) constitue un atout de poids.

Conditions de travail

• Environnement de travail à distance - Travail depuis la maison, la majeure partie du temps
• Le personnel basé à l’extérieur d’Ottawa devra se rendre à Ottawa plusieurs fois par an ou selon les exigences du poste.
• Des déplacements de plus de 24 h, ainsi qu’à l’étranger, et des activités effectuées en télétravail seront requis (Jeux, visites de site, événements, réunions, etc.)
• Il sera nécessaire de travailler les soirs et les fins de semaine lors des périodes chargées, notamment pendant les Jeux et lors d’autres événements spéciaux.

Le CPC prend en charge à l’interne l’ensemble de ses activités de recrutement et de sélection, sans recourir à des agences, à des cabinets spécialisés ou à d’autres prestataires externes. Toute communication concernant les possibilités d’emploi et les décisions d’embauche proviendra directement de membres du personnel du CPC dûment autorisés.

Nous invitons les personnes candidates à faire preuve de prudence et à vérifier l’authenticité des communications relatives à l’emploi.

Le CPC s’engage à créer un environnement de travail inclusif et diversifié, et se targue d’être un employeur prônant l’égalité des chances. La candidature de tous les requérants qualifiés sera envisagée, indépendamment de leur race, ascendance, lieu d’origine, couleur, origine ethnique, citoyenneté, croyance, sexe, orientation sexuelle, identité de genre, expression de genre, casier judiciaire, âge, état civil, situation familiale ou handicap. Nous encourageons vivement les personnes issues de groupes sous-représentés ou marginalisés à postuler.

Le CPC accueille et encourage les candidatures des membres des Premières Nations, des Métis et des Inuits, des personnes racialisées, des personnes ayant un handicap, des femmes et des personnes 2SLGBTQ+. Des mesures d’adaptation seront proposées sur demande aux candidates et candidats qui prendront part à toutes les étapes du processus de sélection.