Coordonnateur(trice) de bureau

CPCS Transcom Limited; Montreal (administrative region); On-site; CAD 31,519,000 - 35,818,000; Part time

Job summary

CPCS Transcom Limited est à la recherche d’un coordonnateur(trice) de bureau pour soutenir le fonctionnement du bureau de Montréal à temps partiel (20 h/semaine). Le rôle implique la gestion des achats, l’accueil des visiteurs et le soutien administratif tout au long du cycle de vie des projets, sous la supervision du gestionnaire des services administratifs.

Vous devrez maîtriser le français et l’anglais, être proactif, organisé et capable de prioriser dans un environnement dynamique.

Qualifications

• Diplôme universitaire ou collégial en administration, en affaires ou dans un domaine connexe.
• Minimum un an d'expérience dans un rôle administratif.
• Capacité à communiquer verbalement et par écrit en français et en anglais.
• Capacité à interagir avec les gens avec tact et professionnalisme.

Responsibilities

• Surveiller et commander les fournitures de bureau et remettre les reçus à l’équipe comptable.
• Maintenir l’ordre dans les aires communes et la réception.
• Coordonner avec la gestion de l'immeuble pour les cartes d’accès et les questions de bureau.
• Équiper les postes de travail et préparer les postes des nouveaux employés.
• Participer aux réunions Santé et Sécurité et assurer le respect des normes.

Skills

Français et anglais

Communication écrite et orale

Aptitudes interpersonnelles

MS Office

Education

Diplôme universitaire ou collégial en administration ou équivalent

Tools

Microsoft Office

Job description

Coordonnateur(trice) de bureau - (OFCOO-ADM.1)

Coordonnateur(trice) de bureau

Administrative / Corporate Affairs

CPCS | Conseillers stratégiques en gestion et développement des infrastructures Repenser les infrastructures. Transformer le quotidien.

Détails du poste Titre : Coordonnateur(trice) de bureau Statut : Nouveau poste permanent, temps partiel, 20 heures par semaine Lieu de travail : notre bureau deMontréal Salaire horaire: entre 22 et 25$ CA

CPCS est une équipe passionnée par le développement d’infrastructures de qualité. Nous savons qu’elles sont essentielles au bon fonctionnement des sociétés. Par exemple, une infrastructure bien conçue permet de :

• Faciliter l’accès à de l’électricité dans des pays où c’est encore rare, pour favoriser entre autres l’utilisation de technologies essentielles en santé ou en éducation.
• Réduire la congestion routière en optimisant les infrastructures de transport existantes grâce à de nouvelles politiques ou réglementations.

Nous croyons fermement que des infrastructures bien pensées peuvent transformer nos quotidiens. En vous joignant à CPCS, une entreprise internationale détenue par ses employés-actionnaires, vous contribuerez à relever des défis qui façonnent le développement d’infrastructures durables, inclusives et créatrices d’opportunités en Afrique.

Le siège social de CPCS est situé au Canada et notre équipe, composée de plus de 200 personnes, a réalisé plus de 1 800 projets dans 120 pays.

Nous recrutons un.e coordonnateur.trice de bureau à temps plein pour assurer le bon fonctionnement de notre bureau de Montréal et offrir un soutien administratif à l’équipe tout au long du cycle de vie des projets. La personne attitrée effectuera diverses tâches administratives sous la supervision de la gestionnaire des services administratifs: opérations de bureau, santé et sécurité, coordination des voyages, logistique d’accueil des nouveaux employés, coordonner les activités sociales du bureau et soutien aux propositions. Nous cherchons une personne qui fait preuve d’initiative et qui souhaite prendre en charge des responsabilités administratives supplémentaires apportant de la valeur au bureau et à l’équipe.

Vos responsabilités

Sous la supervision de notre gestionnaire des services administratifs, vous allez:

• surveiller et commander les fournitures de bureau (papeterie, fournitures d’imprimante, café, etc.) et remettre tous les reçus et factures à l’équipe comptable.
• maintenir l’ordre dans les aires communes du bureau, dont la cuisine, la réception et l’espace d’impression (organisation, remplacement des cartouches, préparation du café, etc.).
• assurer la coordination avec la gestion de l’immeuble pour les cartes d’accès et toute autre question liée au bureau.
• équiper les postes de travail du matériel requis (casques d’écoute, périphériques, etc.) et préparer les postes des nouveaux employés.
• participer aux réunions du comité de santé et sécurité, réaliser les inspections mensuelles afin d’assurer le respect des normes provinciales, obtenir la certification en secourisme et RCR et agir à titre de responsable de la sécurité incendie du bureau.
• agir comme représentant.e du bureau de Montréal au sein du programme du comité social de CPCS et organiser les activités sociales et corporatives (activités trimestrielles, dîners hebdomadaires, fête des Fêtes, réunions annuelles, événements des associés, etc.).
• accueillir les visiteurs et gérer la correspondance entrante et sortante, y compris le courrier et les messageries (FedEx, DHL, messageries locales).
• obtenir des soumissions au besoin, traiter directement avec les fournisseurs de services et agir comme personne-ressource lors des visites de sous-traitants.
• tenir à jour les documents du bureau, dont le manuel du bureau de Montréal, et appuyer les achats majeurs (bureaux, chaises, etc.).
• communiquer avec les entreprises de messagerie pour connaître les délais de livraison lors du dépôt des propositions.
• appuyer la mise en forme et la révision de documents conformément aux normes de l’entreprise et gérer les demandes de traduction au moyen de la plateforme en ligne ou d’agences de traduction.
• surveiller la boîte de réception « voyages », soumettre les itinéraires de voyage du personnel sur la plateforme Garda et créer les comptes des nouveaux employés sur notre plateforme de voyages, Egencia.
• effectuer les tâches administratives liées à l’accueil et au départ des employés (préparation des postes, demandes de cartes d’accès, ajout et retrait du compte Uber, etc.).
• surveiller les boîtes de courriel de l’entreprise et coordonner la logistique des réunions, dont les commandes de café et de collations et la préparation de la salle de conférence.
• photocopier et organiser les documents pour la distribution, l’envoi, la reliure et le classement, et offrir tout autre soutien administratif pertinent au poste, au besoin.

Ce que vous apportez à l'équipe

• Diplôme universitaire ou collégial en administration, en affaires ou dans un domaine connexe.
• Minimum un and’expérience dans un rôle administratif.
• Capacité à communiquer verbalement et par écrit en français et en anglais.
• Capacité à interagir avec les gens avec délicatesse, tact, diplomatie et professionnalisme en tout temps.
• Capacité à établir les priorités et à gérer des demandes concurrentes.
• Capacité à réagir rapidement dans un environnement dynamique et en évolution.
• Capacité à travailler de façon autonome et en équipe.
• Excellentes manières au téléphone et solides aptitudes interpersonnelles.
• Grande flexibilité et aptitudes interpersonnelles permettant de travailler efficacement dans un milieu diversifié.
• Compétences avancées avec la suite Microsoft Office (Word, Excel et PowerPoint).
• Solides compétences en rédaction de documents.
• Droit légal de travailler au Canada

Nous recherchons une personne qui:

• aime relever des défis
• possède d’excellentes compétences en communication orale et écrite
• a de solides compétences organisationnelles
• peut gérer et prioriser plusieurs tâches dans des délais serrés
• travaille de façon autonome et en équipe
• accepte le mentorat et la rétroaction
• est passionné.e par l’apprentissage et garde ses compétences à jour
• a le souci du détail

Ce qui vous démarquera des autres candidatures:

• Expérience en coordination d’un bureau achalandé dans un environnement de services professionnels
• Expérience au sein d’un comité de santé et sécurité ou certification en secourisme et RCR
• Connaissance des plateformes de réservation de voyages d’affaires (Egencia, Garda ou équivalent)
• Compétences démarquées en identification et en résolution de problèmes

Un soutien pour vous, professionnellement et personnellement

Développement professionnel : Nous soutenons votre évolution au sein de CPCS et votre développement professionnel en vous proposant des formations, du mentorat et un feedback régulier.

Une collaboration enrichissante : Nous croyons à la collaboration avec nos clients, les membres de l’équipe et les parties prenantes passionnées, diversifiés et motivés, afin d’intégrer les différents points de vue.

Un impact plus important : Nous croyons qu’il faut aider les responsables d’infrastructures à prendre des décisions ayant plus d’impact durable. Tout ce que nous faisons vise à permettre des impacts économiques, sociaux et environnementaux positifs.

Une rémunération compétitive : Nous offrons à tous les membres de l’équipe des rémunérations avantageuses ainsi qu’un ensemble de bénéfices sociaux. Les primes sont basées sur les performances le cas échéant. Avec le temps et une excellence avérée, vous pourriez être invité à devenir actionnaire de la société et à bénéficier des dividendes et de la participation aux bénéfices de la société. Nous offrons également des conditions de travail flexibles permettant une organisation et une performance professionnelle adaptée.

Nous vous remercions de votre intérêt.

• Date limite de réception des candidatures : jusqu’au September 14 2026
• Les personnes dont le profil est retenu seront contactées pour une série d’entretiens
• Les candidats présélectionnés réaliseront des études de cas

Notre processus de recrutement

• Examen des candidatures : Nous évaluons chaque demande avec attention
• Entretien téléphonique : Un court échange pour mieux vous connaître et répondre à vos questions
• Étude de cas : Un test écrit pour évaluer vos compétences en analyse quantitative et en rédaction
• Entretien avec l’équipe de recrutement et possiblement d'autres membres de l'équipe : Une discussion approfondie sur votre expérience, vos compétences et ce qui vous motive à rejoindre CPCS.
• Entretien final : Pour certains postes, une étape supplémentaire peut être ajoutée afin de garantir une sélection alignée avec nos valeurs.
• Offre et intégration : Si nous sommes convaincus, nous vous accueillons dans l’équipe !

Veuillez noter que la technologie IA est utilisée pendant le processus d'entretien pour l'enregistrement des notes.

Nos pratiques de recrutement

CPCS est un employeur qui respecte l'égalité des chances. Nous avons un environnement de travail dans lequel notre personnel se sent en sécurité, écouté et valorisé. Nous sommes convaincus que nous avons tous des talents, des perspectives et un héritage unique . Nous ne faisons pas de discrimination fondée sur la race, la religion, la couleur, l’expression ni l’identité ou l’orientation sexuelles, l'origine nationale, la citoyenneté, l'âge, les autochtones, l'état civil, les anciens combattants, les personnes vivant avec un handicap ou toute autre caractéristique protégée par la loi.

CANADA : Comme notre siège social est en Ontario, CPCS s'engage et s'efforce à ce que la Loi de 2005 sur l'accessibilité pour les personnes handicapées de l'Ontario (LAPHO), ses règlements, ses normes et toute autre législation pertinente soient appliquées en temps opportun. Nous fournirons à toute personne et membre de notre personnel qualifié qui ont un handicap des accommodements raisonnables, comme l'exige la loi. Si c'est votre cas, veuillez communiquer avec nous à ou 613-237-2500. Apprenez-en plus sur notre engagement en matière d'accessibilité .