Adjoint(e) administratif(ve)

FBL S.E.N.C.R.L. Société de comptables professionnels agréés; Brossard; On-site; CAD 40,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

Horaires flexibles

Salaire compétitif

Allocation cellulaire mensuelle

Mentorat

Avancement professionnel

Assurances collectives et télémédecine

Qualité de vie 500$ annuellement

Activités sociales

Job summary

FBL S.E.N.C.R.L. Société de comptables professionnels agréés à Brossard offre un poste administratif stimulant.

Vous accueillerez les clients, répondrez au téléphone et gérerez le courrier et les envois postaux, tout en assurant la prise de rendez-vous et le maintien des agendas. Vous assisterez la direction dans l’ouverture et la mise à jour des dossiers clients, préparerez et réviserez documents et formulaires, et contribuerez à la qualité linguistique des communications.

Qualifications

• Formation en secrétariat/bureautique ou expérience équivalente exigée.
• Maîtrise du français à l’oral et à l’écrit nécessaire.
• Bonne connaissance de la Suite Office (Word, Excel, Outlook).
• Excellentes compétences en service à la clientèle et en communication.
• Capacité à hiérarchiser les tâches et à travailler sous pression.

Responsibilities

• Accueil des clients et réception téléphonique, gestion du courrier et des envois postaux.
• Gestion des rendez-vous et maintien des agendas pour la direction.
• Suivi des signatures et dossiers clients (numérisation et mise à jour).
• Ouverture et mise à jour des dossiers clients (iFirm, mandats, procurations).
• Préparation et révision de formulaires et lettres dans Word, PDF, Excel.
• Vérification linguistique et qualité des documents produits.
• Transmission des formulaires gouvernementaux et liaison avec les autorités.
• Gestion des listes et suivis administratifs dans CCH iFirm.
• Aide à la préparation de rapports statistiques sur Excel.

Skills

Service à la clientèle

Communication efficace

Esprit d’équipe

Maîtrise du français

Informatique (Suite Office)

Anglais (atout)

Priorisation des tâches

Disponibilité heures supplémentaires

Education

Formation en secrétariat/bureautique

Expérience pertinente (atout)

Job description

Envie de travailler dans une firme de service professionnel où la direction reconnaît que sa plus grande force réside dans la qualité de son personnel et où la conciliation travail-vie personnelle est privilégiée?

Quelques avantages

• Horaire flexible;
• Salaire compétitif;
• Allocation cellulaire mensuelle;
• Jumelage à des mentors dévoués et compétents;
• Plusieurs opportunités d’avancement;
• Un environnement de travail stimulant et convivial;
• Une équipe passionnée, dynamique et professionnelle;
• 5 congés mobiles annuellement;
• Programme d’assurances collectives complet et télémédecine;
• 500$ de « qualité de vie » annuellement, car nous sommes d’avis que prendre soin de ta santé et avoir une vie équilibrée est primordial;
• Des activités sociales régulières : 5@7, party d’impôts et plus encore, car on adore s’amuser !
• Et plus encore !

Principaux défis

• Assurer une bonne communication avec les clients;
• Accueillir les clients, répondre au téléphone et assurer la gestion du courrier et des envois postaux;
• Assister la direction dans la prise de rendez-vous et le maintien des agendas;
• Effectuer un suivi rigoureux des signatures de nos clients (électroniques ou en personne), relativement à leurs dossiers en cours;
• Ouvrir et mettre à jour les dossiers clients (iFirm, ouverture des dossiers client, mandats, procurations, documents requis);
• Recevoir, numériser, classer et remettre les documents des clients (portail client ou en personne);
• Préparer des formulaires et des lettres dans Word, PDF, Excel, etc.;
• Produire, mettre en page et réviser la qualité de la langue des différents documents produits;
• Compléter et transmettre des formulaires gouvernementaux et communiquer avec les autorités fiscales, au besoin;
• Exporter et gérer des listes à partir de CCH iFirm pour divers suivis administratifs
• Assurer la préparation et le suivi de certains rapports statistiques sur Excel;
• Assister les membres de l’équipe dans leurs diverses tâches administratives et participer à la gestion du bureau (fournisseurs, inventaire , accès et TI);
• Coordonner la gestion ainsi que le bon ordre des espaces communs, ainsi que des salles de conférence
• Toute autre tâche connexe.

Profil recherché

• Formation en secrétariat/bureautique et/ou expérience pertinente (atout considérable);
• Connaître les principes et bonnes pratiques en service à la clientèle;
• Esprit d’équipe et excellente capacité de communication en équipe;
• Excellente maîtrise du français, tant à l’oral qu’à l’écrit;
• Bonnes compétences en informatique (Suite Office);
• Capacité à prioriser les tâches selon leur importance et leur urgence;
• Connaissances générales de la comptabilité (atout);
• Être disponible pour effectuer des heures supplémentaires durant la période achalandée au besoin (saison des impôts);
• Bonne maîtrise de l’anglais (atout).