Coordonnatrice administrative

brh réseau d’experts; Estrie; On-site; CAD 42,000 - 65,000; Full time

Benefits offered by this job

Salaire flexible

Assurance collective

Congés flottants

Horaire flexible

Epargne retraite (RVER)

Poste permanent

Collaboration équipe

Amélioration des méthodes

Job summary

Le Groupe Forget, Audioprothésistes recherche une coordonnatrice administrative pour ses cliniques de l'Estrie (Sherbrooke, Magog, Cowansville et Granby). Ce rôle varié met à profit votre sens de l’organisation et vos qualités relationnelles pour faciliter le travail des équipes et assurer le bon fonctionnement des opérations.

Relevant de l’adjointe à la direction, vous coordonnez l’administration, soutenez les ressources humaines et les formations, gérez les plannings, les procédures et les

Qualifications

• Un diplôme d’études collégiales (DEC) en administration.
• 3 à 5 années d’expérience pertinente en soutien administratif, par exemple dans un rôle d’adjoint de direction.
• Bon sens de l’organisation et capacité à gérer plusieurs priorités.
• Bonne écoute, entHalent et aisance à établir des relations professionnelles.
• Capacité à collaborer avec différentes équipes et à adapter votre approche.
• Autonomie, rigueur et discrétion.
• Une expérience dans le domaine de la santé constitue un atout.

Responsibilities

• Encadrer les activités administratives quotidiennes et assurer le bon fonctionnement des opérations.
• Coordonner le travail de l’équipe administrative.
• Mettre à jour, diffuser et appliquer les politiques, procédures et directives administratives.
• Préparer et mettre à jour les horaires ainsi que les tableaux de suivi du personnel administratif et professionnel, en collaboration avec les gestionnaires.
• Soutenir les partenaires des cliniques dans leurs demandes administratives.
• Gérer les fournitures, assurer le suivi des besoins matériels et des inventaires, et effectuer les achats nécessaires.
• Coordonner les mises à jour des logiciels et des outils administratifs.
• Apporter un soutien aux activités comptables, notamment par la vérification et la correction de la facturation.
• Participer à l’amélioration des procédures et des méthodes de travail.
• Participer aux activités de recrutement et d’intégration du personnel, tenu des dossiers et logistique des formations et congrès.
• Assurer la liaison entre les équipes, la direction et les partenaires internes et externes.

Skills

Bonne organisation

Gestion des priorités

Communication efficace

Aisance relationnelle

Autonomie

Discrétion

Education

DEC en administration

Job description

Vous aimez organiser, faciliter le travail des équipes et créer des liens avec les gens? Le Groupe Forget, Audioprothésistes recherche une coordonnateur.trice administratif.tive pour ses cliniques de l'Estrie (Sherbrooke, Magog, Cowansville et Granby). Un rôle varié qui vous permettra de mettre à profit votre sens de l’organisation et vos qualités relationnelles!

Votre rôle

Relevant de l'adjointe à la direction, vous travaillerez en collaboration avec les gestionnaires pour coordonner les activités administratives des différentes cliniques. Votre contribution favorisera le bon fonctionnement des opérations, la circulation de l’information et le soutien aux équipes. Pendant l’absence temporaire de la superviseure, vous assumerez également des responsabilités supplémentaires de soutien à la gestion des différentes équipes, en étroite collaboration avec l’adjointe à la direction. Au retour de la superviseure, ces responsabilités supplémentaires prendront fin et vous poursuivrez vos fonctions de coordination et de soutien administratifs dans le cadre de votre poste permanent.

Vos principales responsabilités :

Coordination administrative et opérations

• Encadrer les activités administratives quotidiennes et assurer le bon fonctionnement des opérations.
• Coordonner le travail de l’équipe administrative.
• Assurer la mise à jour, la diffusion et l’application des politiques, procédures et directives administratives.
• Préparer et mettre à jour les horaires ainsi que les tableaux de suivi des congés et des vacances du personnel administratif et professionnel, en collaboration avec les gestionnaires et les partenaires des cliniques.
• Soutenir les partenaires des cliniques dans leurs demandes administratives.
• Gérer les fournitures de bureau, assurer le suivi des besoins matériels et des inventaires, et effectuer les achats nécessaires.
• Coordonner les mises à jour des logiciels et des outils administratifs avec les personnes concernées.
• Apporter un soutien aux activités comptables, notamment par la vérification et la correction de la facturation, au besoin.
• Participer à l’amélioration des procédures et des méthodes de travail.

Soutien administratif aux ressources humaines et communication

• Participer aux activités de recrutement et d’intégration du personnel, notamment à la préparation des documents et à l’accueil.
• Tenir les dossiers du personnel à jour en assurant la confidentialité des renseignements.
• Coordonner les activités de formation continue et la participation aux congrès des audioprothésistes, notamment les inscriptions, les réservations et la logistique.
• Assurer la liaison entre les équipes, la direction, le Groupe Forget et les partenaires internes et externes.

Responsabilités supplémentaires temporaires

Jusqu’au retour de la superviseure des opérations cliniques, vous aurez également à :

• Soutenir la gestion et l’accompagnement des équipes en étroite collaboration avec l’adjointe à la direction.
• Vous déplacer dans les cliniques de Granby, Cowansville et Magog pour soutenir les équipes et veiller au bon fonctionnement des activités.
• * Ces déplacements nécessitent un permis de conduire valide. Les frais de déplacement sont remboursés.

Profil recherché :

• Un diplôme d’études collégiales (DEC) en administration.
• De 3 à 5 ansd’expérience pertinente en soutien administratif, par exemple dans un rôle d’adjointe ou d’adjoint de direction.
• Un bon sens de l’organisation et une capacité à gérer plusieurs priorités.
• Une bonne écoute, de l’entregent et une aisance à établir des relations professionnelles.
• Une capacité à collaborer avec différentes équipes de travail et à adapter votre approche à leurs besoins.
• De l’autonomie, de la rigueur et de la discrétion.
• Une expérience dans le domaine de la santé constitue un atout.

Avantages :

• Salaire flexible selon l'expérience.
• Assurance collective.
• 5 congés flottants.
• Horaire flexible favorisant l'équilibre travail-vie personelle
• Régime volontaire d'épargne retraire (RVER).
• Un poste permanent offrant des responsabilités variées.
• Une collaboration avec les gestionnaires, les équipes cliniques et les partenaires.
• L’occasion de contribuer à l’amélioration des méthodes de travail et à l’efficacité des opérations.

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