Coordonnateur(trice) aux qualifications et soutien exécutif

Groupe Atwill-Morin; Montreal; On-site; CAD 60,000 - 90,000; Full time

Benefits offered by this job

Salaire annuel selon l'expérience

Environnement dynamique et entreprise

Job summary

Groupe Atwill-Morin cherche un(e) coordonnateur(trice) Qualifications et Soutien Éxécutif pour joindre son équipe. Le poste combine qualification et préqualification de projets et un soutien administratif soutenu au vice-président Estimation et Services et au vice-présistant exécutif, Ventes et Estimation.

Le candidat doit maîtriser le français et l’anglais écrit, lire des documents techniques, rédiger des réponses professionnelles et coordonner les échéances et les intervenants internes.

Qualifications

• Maîtrise du français et de l’anglais écrits; capacité à reformuler et structurer l’information.
• Compréhension rapide de sujets techniques et transformation en documents clairs et convaincants.
• Capacité à lire et comprendre des documents complexes et à identifier les éléments importants.
• Rigueur dans la préparation de réponses professionnelles conformes au client et adaptation à chaque projet.

Responsibilities

• Préparer et coordonner les dossiers de qualification et préqualification pour des projets importants; lire, comprendre et préparer les réponses en FR et EN.
• Rassembler les informations auprès des intervenants internes et construire des réponses complètes.
• Respecter les échéanciers et réviser les documents avant dépôt.
• Soutenir les vice-présidents Estimation et Services ainsi que le vice-président exécutif, Ventes et Estimation; préparer rapports et documents destinés aux clients.
• Organiser et coordonner les activités et événements clients; coordination entre départements; suivi des dossiers administratifs.

Skills

Rédaction efficace

Analyse

Recherche

Coordination

Gestion des échéances

Communication écrite FR/EN

Education

Formation en communications, marketing, journalisme, rédaction, administration, gestion de projets ou construction

Job description

COORDONNATEUR(TRICE) – QUALIFICATIONS ET SOUTIEN EXÉCUTIF

Nous sommes à la recherche d’une personne possédant d’excellentes capacités de rédaction,
d’analyse, de recherche et de coordination pour se joindre à son équipe.

La responsabilité principale du poste sera de prendre en charge la préparation de nos dossiers de
qualification et de préqualification pour des projets d’envergure, en français comme en anglais.
Nous recherchons une personne capable de recevoir un document de qualification ou un appel
d’offres, de le lire et de le comprendre, d’identifier précisément les informations demandées,
d’aller chercher ces informations auprès des différents intervenants de l’entreprise et de bâtir une
réponse complète, convaincante, professionnelle et conforme aux exigences du client.
Environ 50 % du rôle sera consacré aux qualifications et préqualifications, alors que l’autre moitié
sera consacrée au soutien administratif et à la coordination des activités du vice-président
Estimation et Services et du vice-président exécutif, Ventes et Estimation.

Ce poste s’adresse particulièrement à une personne provenant du marketing, des
communications, du journalisme, de la rédaction professionnelle ou du milieu de la construction,
qui possède une excellente capacité à comprendre rapidement des sujets parfois techniques et à
les transformer en documents clairs et convaincants.

Ce poste n'est pas ouvert à l'international

PRIORITÉ DU POSTE – QUALIFICATIONS ET PRÉQUALIFICATIONS

La priorité absolue du poste sera la préparation et la coordination des dossiers de qualification
d’Atwill-Morin pour des projets importants.
La personne devra notamment :

• Lire et analyser les documents de qualification, préqualification, appels de propositions
  et certains devis;
• Comprendre exactement les questions posées et les critères d’évaluation du client;
• Identifier les informations, documents et preuves nécessaires pour produire une
  réponse complète;
• Effectuer les recherches nécessaires à l’intérieur de l’entreprise;
• Communiquer avec les équipes d’estimation, de construction, de santé et sécurité, de
  ressources humaines, de finances et de direction afin d’obtenir les informations
  requises;
• Recueillir et organiser les références de projets, expériences pertinentes, CV,
  méthodologies, certifications, statistiques et autres informations corporatives;
• Rédiger des réponses professionnelles et convaincantes en français et en anglais;
• Adapter la présentation de l’expérience d’Atwill-Morin aux critères particuliers de
  chaque projet;
• S'assurer que chaque question reçoit une réponse précise et que toutes les exigences
  obligatoires sont respectées;
• Coordonner les échéanciers de remise et s'assurer que les dossiers sont complétés à
  temps;
• Effectuer la révision finale des documents avant leur dépôt;
• Maintenir et améliorer une banque de contenu corporatif pouvant être réutilisée pour
  les futures qualifications.

La personne recherchée doit comprendre qu’une bonne qualification ne consiste pas simplement
à « remplir un formulaire ». Elle doit être capable de comprendre ce que le client cherche à
démontrer, trouver les meilleures informations disponibles dans l’entreprise et construire une
réponse qui positionne Atwill-Morin avantageusement.

SOUTIEN AUX VICE-PRÉSIDENTS

Environ 50 % du poste sera consacré au soutien du vice-président Estimation et Services ainsi que
du vice-président exécutif, Ventes et Estimation.

Les responsabilités pourront notamment comprendre :

• Préparation et mise en forme de rapports, présentations et documents;
• Recherche et compilation d'informations;
• Suivi de dossiers administratifs;
• Coordination de certaines rencontres;
• Préparation de documents destinés aux clients;
• Soutien dans le suivi des opportunités d'affaires et des projets;
• Coordination entre les différents départements lorsque nécessaire;
• Organisation et maintien de différents dossiers corporatifs et commerciaux.

ÉVÈNEMENTS ET ACTIVITÉS CLIENTS

La personne participera également à l'organisation de certaines activités corporatives et
commerciales :

• Organisation d'événements clients;
• Coordination de voyages d'affaires;
• Organisation de sorties et activités corporatives;
• Réservations d'hôtels, restaurants, transports et activités;
• Préparation des horaires et itinéraires;
• Coordination avec les participants et fournisseurs;
• Soutien lors d'événements spéciaux de l'entreprise.

Une expérience en organisation d'événements ou en coordination constitue donc un atout
important.

PROFIL RECHERCHÉ

Nous recherchons avant tout une personne qui possède une très grande capacité de rédaction et
de synthèse.
Le candidat ou la candidate idéal(e) possède :

• Une excellente maîtrise du français et de l'anglais écrit;
• Une capacité supérieure à rédiger, reformuler et structurer de l'information;
• Une grande facilité à lire et comprendre des documents complexes;
• La capacité d'identifier rapidement les éléments importants d'un document;
• Une excellente capacité de recherche;
• De la curiosité et une facilité à poser les bonnes questions pour obtenir l'information
  manquante;
• Une excellente capacité d'organisation et de gestion des priorités;
• Une grande attention aux détails;
• La capacité de travailler avec plusieurs intervenants et départements;
• Une aisance avec les outils informatiques et la préparation de documents
  professionnels;
• Une présentation professionnelle et de bonnes aptitudes relationnelles;
• La capacité de travailler avec des échéanciers serrés lorsque nécessaire.

Une formation ou une expérience en communications, marketing, journalisme, rédaction,
administration, gestion de projets ou construction constitue un atout.
Une connaissance préalable de l'industrie de la construction est intéressante, mais nous
accordons surtout de l'importance à la capacité de la personne à comprendre rapidement un
dossier, rechercher l'information et à rédiger de façon claire et professionnelle afin de produire
des textes de qualité.

CONDITIONS DE TRAVAIL

• Poste permanent à temps plein;
• 40 heures par semaine;
• Travail principalement au bureau;
• Semaine de quatre joursen présentiel une journée en télétravail;
• Horaire flexible : début entre 7h et 8h et fin entre 15h30 et 16h30, selon l'organisation
  de la semaine;
• Quatre semaines de vacances;
• Salaire annuel selon l'expérience;
• Environnement de travail dynamique et entrepreneurial;
• Collaboration directe avec des membres de la haute direction;
• Participation à des projets majeurs et stratégiques pour l'entreprise.

LA PERSONNE QUE NOUS RECHERCHONS

Nous cherchons quelqu'un qui aime comprendre, rechercher, organiser et écrire.
Une personne à qui nous pouvons remettre un document de préqualification de plusieurs dizaines
de pages et qui sera capable de déterminer :

• Qu'est-ce qu'on nous demande?
• Qu'est-ce qui est obligatoire?
• Comment sommes-nous évalués?
• Quelle information devons-nous aller chercher?
• Qui possède cette information chez Atwill-Morin?
• Comment pouvons-nous présenter notre expérience de la meilleure façon possible?

Cette capacité est au cœur du poste.
La personne doit ensuite avoir suffisamment de polyvalence et d'organisation pour devenir une
ressource de confiance auprès de nos vice-présidents et contribuer à la préparation de
documents, aux suivis administratifs ainsi qu'à l'organisation de certaines activités et événements
clients.