Adjoint(e) administratif(ive) à la haute direction

Société québécoise du cannabis; Montreal (administrative region); On-site; CAD 52,000 - 76,000; Full time

Job summary

SAQ recherche un(e) collaborateur(trice) administratif(-ve) pour soutenir la Vice-Présidence Technologie de l’information et cybersécurité. Vous gérerez l’agenda, les courriels et assurerez le bon fonctionnement administratif du département.

Vous serez en appui quotidien des équipes TI, organiserez des réunions, gérerez les commandes et les documents en respectant les normes de confidentialité et les exigences linguistiques du siège social. Présentation en personne 2–3 jours/semaine.

Qualifications

• DEP en secrétariat ou équivalence requise.
• Minimum 5 années d'expérience dans un rôle similaire.
• Maîtrise du français à l'oral et à l'écrit; anglais utile.

Responsibilities

• Gestion proactive de l'agenda et des boîtes courriels du vice-président TI et cybersécurité.
• Organisation et coordination de réunions, comités et événements spéciaux.
• Accueil et orientation des visiteurs et clients externes au siège social.
• Tri et suivi du courrier reçu (papier et numérique).
• Réception et coordination des livraisons de colis selon les besoins.
• Rédaction et mise en forme de lettres, mémos, présentations et courriels en français.
• Prise de minutes de réunions, si nécessaire.
• Suivi des demandes d’achat, facturation et paiements; vérification des données.
• Mise en ligne de documents dans l’intranet.
• Classement électronique des dossiers et confidentialité.
• Coordination des équipements TI avec la gouvernance TI de la SAQ.
• Effectuer toutes autres tâches administratives.

Skills

Gestion des priorités

Autonomie

Rigueur

Communication écrite et orale

Leadership d’influence

Education

DEP secrétariat

Tools

MS Office

Job description

Tu excelles dans l’organisation et la gestion des priorités?

Tu souhaites soutenir la haute direction dans un environnement TI dynamique?

Tu es reconnu(e) pour ta rigueur, ton autonomie et ton professionnalisme?

Alors on a envie de te rencontrer!

Le défi qui t’attend en quelques mots:

Relevant de la Vice-Présidence Technologie de l’information et cybersécurité tu es responsable de supporter le vice-président dans ses activités administratives quotidiennes ainsi que celles reliées au bon fonctionnement des équipes TI. À titre de collaborateur(-trice), tu joues un rôle central afin d’épauler au quotidien les équipes de travail.

De quoi sera animé ton quotidien:

• Effectuer une gestion proactive de l'agenda et boîtes courriels du vice-président TI et cybersécurité en priorisant les demandes de rendez-vous, les rencontres et les suivis;
• Assurer l’organisation et la coordination de différentes réunions, comités et événements spéciaux;
• Accueillir et diriger les visiteurs et clients externes promptement et de manière courtoise lors de leur arrivée au siège social;
• Prendre connaissance du courrier papier et numérique reçu, en faire le tri et assurer les suivis requis aux personnes concernées;
• Prendre en charge la réception et la coordination de la livraison des colis, selon les besoins;
• Rédiger et faire la mise en forme des lettres, mémos, présentation, discours, tableaux et courriels à partir de notes et de renseignements transmis, en respectant les normes de la langue française;
• Faire la prise de minutes de réunions, au besoin;
• Effectuer le suivi et le traitement des demandes d’achat, demandes de facturation, demandes de paiement et tout autre formulaire requis, en appliquant les directives en vigueur, en recueillant et vérifiant la cohérence des données et en apportant les corrections si nécessaires;
• Assurer la mise en ligne de certains documents dans l’intranet;
• Faire le classement des dossiers électroniques en assurant la confidentialité;
• Assurer les commandes des équipements et accessoires TI;
• Assurer la coordination des équipements et accessoires TI de l’organisation en établissant des suivis avec la gouvernance TI de la SAQ;
• Effectuer toutes autres tâches administratives.

Tu es la personne qu'il nous faut si:

• Tu détiens un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou toute combinaison de formation et d’expérience jugée équivalente;
• Tu possèdes un minimum de 5 années d’expérience dans un rôle similaire;
• Tu es disponible pour travailler en présentiel au siège social au minimum 2 à 3 jours par semaine;
• Tu maîtrises les différents logiciels de la suite Microsoft Office;
• Tu possèdes une excellente maîtrise du français, tant à l’oral qu’à l’écrit;
• Tu as une bonne connaissance de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit. *

Et si tu détiens les compétences et l’expérience que nous recherchons:

• Tu as une excellente gestion des priorités et la capacité de mener plusieurs dossiers simultanément;
• Tu as un excellent sens de l’organisation et de la planification;
• Tu es capable de travailler sous pression et de t’adapter rapidement aux changements;
• Tu possèdes d’excellentes aptitudes en communication ainsi qu’une grande capacité de rédaction et de synthèse;
• Tu fais preuve de leadership d’influence, d’autonomie et de courtoisie;
• Tu accordes une grande importance à la confidentialité, à la discrétion et à l’image corporative;
• Tu aimes établir des relations de confiance et contribuer à un climat de travail positif.

Puis, c’est un avantage si:

• Tu possèdes une connaissance des rouages de l’appareil public;
• Tu comprends le fonctionnement d’un conseil d’administration et de ses comités;
• Tu possèdes une expérience et/ou une formation en secrétariat;

Cette opportunité te parle et est alignée à tes aspirations professionnelles?

* La connaissance de l’anglais sera nécessaire, notamment, pour comprendre et interpréter la documentation bilingue. Le titulaire sera aussi appelé à échanger avec des parties prenantes anglophones au besoin.