Agent(e) Administratif(ve)

McGill University; Montreal; On-site; CAD 66,000 - 99,000; Full time

Benefits offered by this job

Assurance santé et dentaires

Régime de retraite à cotisations défin

Congés payés et congés personnels

Job summary

McGill University, située sur le campus Macdonald, recherche un agent administratif pour soutenir le bureau du responsable académique du Partenariat Nkabom et le bureau de la FAE. Le rôle comprend la gestion des informations, des documents et des communications, ainsi que la coordination des activités du partenariat avec le Ghana.

La fonction implique la mise en place de procédures, le suivi budgétaire et les rapports, des tâches RH et l’organisation d’événements internationaux, avec

Qualifications

• Baccalauréat ou équivalent requis avec expérience pertinente.
• Capacité à communiquer clairement en anglais et en français.
• Connaissance des politiques et procédures financières universitaires souhaitée.

Responsibilities

• Superviser un large éventail de fonctions opérationnelles et administratives.
• Gérer le budget, préparer les rapports et assurer les contrôles internes.
• Préparer la documentation et le contenu web du Partenariat; organiser les réunions et événements.

Skills

Gestion administrative

Analyse financière

Organisation

Communication efficace

Education

Baccalauréat 3 ans

Tools

Banner FIS

Workday

Excel avancé

Job description

Veuillez référer au guide Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes) pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.Si vous êtes un employé actif de McGill (c.-à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).Sommaire du posteLa Faculté des sciences de l’agriculture et de l’environnement de McGill, située sur le campus Macdonald à 35 km du centre-ville de Montréal, est à la recherche d’un(e) agent(e) administratif(ve) pour fournir des conseils de haut niveau en matière d’organisation, de planification, de communication et d’administration au responsable académique de McGill ainsi qu’au responsable académique de la Faculté des sciences de l’agriculture et de l’environnement du Partenariat Nkabom à l’Université McGill. La personne titulaire contribuera au fonctionnement efficace du Partenariat afin de soutenir ses priorités et sa mission.La personne retenue assurera la gestion de l’information, l’organisation ainsi que l’élaboration de documents et de correspondance, tout en faisant preuve d’un niveau exceptionnel de précision, de jugement, d’autonomie, de discrétion et d’efficacité. Elle sera responsable du bon déroulement des activités administratives du Partenariat Nkabom.L’Université McGill, en partenariat avec la Fondation Mastercard, entreprend une collaboration ambitieuse avec sept organisations africaines dans le cadre du Partenariat agroalimentaire Nkabom pour la nutrition et la durabilité. Cette initiative vise à combler les écarts entre l’éducation et le marché du travail en formant des jeunes dans les secteurs de la nutrition et de l’agroalimentaire, particulièrement dans les communautés rurales, afin de contribuer à la transformation des systèmes agroalimentaires africains et à l’émergence d’une nouvelle génération de leaders.Relevant de la directrice ou du directeur de l’administration de la Faculté des sciences de l’agriculture et de l’environnement (FAE), l’agent(e) administratif(ve) agira à titre de gestionnaire des opérations et de l’administration du bureau du responsable académique partenaire de McGill ainsi que du bureau du responsable académique de la FAE. Cette personne fera également le lien entre le bureau du responsable académique, les autres partenaires de McGill participant au Partenariat ainsi que diverses organisations externes au Canada et au Ghana, ce qui nécessitera des déplacements au Ghana quelques fois par année.La personne titulaire élaborera et maintiendra les normes et pratiques administratives du bureau du responsable académique et des partenaires de McGill. Elle assurera également la gestion générale du bureau afin de soutenir le fonctionnement quotidien d’un programme complexe réunissant de multiples partenaires au Canada et au Ghana, de maintenir les dossiers institutionnels et collaboratifs ainsi que de gérer les actifs du Partenariat.Responsabilités principalesAssurer la supervision d’un large éventail de fonctions opérationnelles, administratives et logistiques essentielles au bon fonctionnement de l’unité.Fournir des conseils administratifs et assurer la gestion des activités liées à la mise en œuvre des programmes collaboratifs des partenaires de McGill ainsi qu’à la réalisation des livrables du programme.Élaborer et mettre en œuvre des procédures administratives et des mécanismes de contrôle interne.Établir les priorités financières, élaborer et mettre en œuvre la planification budgétaire, recommander les allocations budgétaires ainsi que préparer et soumettre les budgets d’exploitation.Veiller à la préparation des rapports requis et de la documentation de fin d’exercice.Conseiller sur les politiques et procédures financières de l’Université, surveiller les dépenses des comptes, produire les rapports pertinents et appliquer les contrôles financiers appropriés.Effectuer des analyses de questions budgétaires, évaluer leur incidence sur l’Université ou l’unité, proposer des options et recommander des solutions.Agir à titre d’approbateur(trice) pour les opérations financières du bureau.Administrer les processus de ressources humaines pour le personnel du Partenariat (stagiaires postdoctoraux, universitaires invités, etc.), notamment le recrutement, l’embauche, l’accueil et le départ du personnel ainsi que les activités administratives connexes.Organiser les événements Nkabom coordonnés par McGill, y compris les réunions du MFCC, les séances de mobilisation des parties prenantes et les activités du Forum annuel.Préparer des rapports, des documents d’information, des présentations et des communications, et assurer la gestion de la documentation et du contenu Web du Partenariat.Élaborer et maintenir des systèmes de gestion des dossiers, de collecte de données, de gestion documentaire et de suivi de l’information.Autres compétences et aptitudes requisesConnaissance démontrée de la comptabilité et de la gestion financière.Connaissance des politiques budgétaires universitaires et des différents types de fonds.Capacité à communiquer efficacement et à interagir avec divers groupes de personnel, membres du corps professoral et autres parties prenantes.Approche axée sur le service et excellentes aptitudes en relation avec la clientèle; capacité à établir rapidement des relations de travail constructives.Expérience dans l’organisation d’événements complexes, de conférences, d’ateliers ou de visites internationales.Maîtrise des outils informatiques, notamment des tableurs avancés, bases de données, logiciels de traitement de texte, du système Banner FIS, des processus de gestion des ressources humaines Workday et d’autres plateformes.Excellentes capacités d’analyse et de résolution de problèmes.Jugement sûr, discrétion et diplomatie dans le traitement de renseignements confidentiels ou sensibles.Capacité à anticiper les défis opérationnels et à proposer des solutions de façon proactive.Excellentes aptitudes organisationnelles, capacité à prendre des décisions de manière autonome, à gérer plusieurs priorités simultanément et à respecter les échéances.Expérience démontrée dans l’élaboration et l’amélioration de processus, procédures et mécanismes administratifs.Capacité démontrée à travailler efficacement dans un environnement hautement collaboratif tout en conservant un degré élevé d’autonomie.Compétence interculturelle démontrée et expérience de travail auprès de populations diversifiées, de partenaires internationaux et d’équipes multiculturelles.Capacité à communiquer clairement et avec concision, tant à l’oral qu’à l’écrit, en anglais; la maîtrise du français parlé constitue un atout.En tant qu'un des meilleurs employeurs de Montréal, voici ce que nous offrons :Avantages sociaux concurrentiels (santé, dentaire, assurance-vie) (si éligible)Régime de retraite à cotisations définies (avec contribution de l'employeur jusqu’à 10%) (si éligible)Régime enregistré d'épargne-retraite (RÉER) et Compte d’épargne l’abri de l’impôt (CÉLI)Politique de vacances compétitiveDeux (2) journées personnellesDeux (2) congés flottantsNeuf (9) « vendredis d'été » – congés payés entre la fête de la St-Jean Baptiste et la fête du TravailCongés payés pendant la période des vacances de décembreCrédit pour frais de scolarité pour le personnel régulier (100%) et leurs personnes à charge (66%)Jusqu'à deux (2) jours de travail à distance par semaine lorsque le poste le permetAvant de postulerVeuillez noter que pour travailler à l’Université McGill, vous devez être autorisé(e) à travailler au Canada et disposé(e) à travailler dans la province de Québec, sur le campus où le poste est situé.Connaissance du français et de l'anglais: L'Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication verbale et écrite en anglais. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été déterminé comme étant de niveau 4 (usage courante) sur une échelle de 0-4.Pour une définition de nos niveaux de compétence linguistique écrite et parlé, veuillez cliquer ici .Formation et expérience minimales requises :Baccalauréat 3 Ans Expérience pertinente /Salaire annuel :(MPEX – Classe 04) $66,190.00 - $82,740.00 - $99,290.00Profil d'emploi:MPEX-ADM2A - Administration générale – Professionnel 2Heures par semaine :33.75 (Temps plein)Superviseur :Directeur, AdministrationDate de fin de l’emploi (le cas échéant) :2027-12-23Date limite pour postuler :2026-10-20L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, [e-mail] .