Coordonnateur& facturation et admin / Billing & Admin Coordinator

ACA; Quebec; On-site; CAD 45,000 - 60,000; Full time

Job summary

ACA recherche un(e) coordonnateur(trice) en facturation et administration pour un poste à temps plein à Québec. Vous serez responsable de la facturation, de la gestion des paies et de diverses tâches administratives. Ce rôle exige un bilinguisme avancé en français et en anglais, ainsi que d'excellentes compétences organisationnelles et de communication. Vous travaillerez dans un environnement dynamique et devrez faire preuve de polyvalence et d'autonomie.

Qualifications

• Niveau de bilinguisme avancé en français et en anglais.
• Excellentes aptitudes à la communication.
• Capacité à travailler sous pression avec un horaire flexible.

Responsibilities

• Préparer la facturation mensuelle et traiter les paiements.
• Gérer les feuilles de temps et les relevés de paie.
• Créer des rapports financiers et participer à la clôture mensuelle.

Skills

Bilinguisme

Communication orale et écrite

Multitâche

Organisation

Service à la clientèle

Tools

Microsoft 365

Google Suite

FileMaker Database

EmployeurD

Job description

ACA est à la recherche d’une personne dynamique, polyvalente, professionnelle et assidue pour un poste de facturation et administration à temps plein (30 à 40 heures par semaine) à ses bureaux à Québec.

Le/la coordonnateur(trice), facturation et administration, s'occupe des tâches administratives de l'organisation, de la facturation client, des paiements, des états financiers et du traitement de la paie des formateurs.

Cette personne doit posséder un niveau de bilinguisme avancé et être capable de servir des clients et de répondre aux demandes en français et en anglais avec précision.

Tâches administratives (niveau de bilinguisme français-anglais avancé) :

1. Facturation et comptes recevables :
2. Préparer la facturation mensuelle, trimestrielle et annuelle dans le système de gestion client ACA, en fonction des contrats de service et du progrès des formations/services rendus.
3. Collaborer avec les directeurs de comptes et de ventes pour préparer les informations de facturation.
4. Traiter les paiements, les annulations et crédits, et communiquer les reçus aux clients.
5. Faire des suivis auprès des clients pour les paiements et envoyer des factures.

Gestion et traitement des paies et des assurances collectives :

1. Traiter les feuilles de temps et les factures de paie toutes les deux semaines, et valider les horaires de travail.
2. Saisir les données pour la paie dans EmployeurD.
3. Répondre aux questions des employés sur les relevés de paie, gérer les comptes EmployeurD et mettre à jour les informations personnelles.
4. Administrer les programmes collectifs (RVER, assurances, etc.) et gérer les congés et vacances.

Gestion des finances et suivi des formations :

1. Exporter les données de formation et préparer des rapports de présence.
2. Mettre à jour les horaires clients et faire des suivis avec les formateurs, au besoin.
3. Créer des rapports et produire des états financiers, participer à la clôture mensuelle, trimestrielle et annuelle.

Autres responsabilités :

1. Soutenir la présidence et le directeur des opérations dans la gestion financière.
2. Répondre au téléphone avec un service à la clientèle de haute qualité et rédiger des messages si nécessaire.
3. Répondre aux questions sur les services offerts chez ACA et orienter les clients vers les services appropriés.
4. Numériser et organiser des fichiers et dossiers.
5. Gérer les horaires des apprenants et communiquer avec les formateurs en cas de modifications.
6. Fournir un soutien administratif à l’équipe de gestion et aux formateurs.
7. Gérer un horaire chargé, faire preuve de multitâche et d’adaptabilité.
8. Avoir un sens de l’organisation et travailler efficacement.
9. Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite en français et en anglais.
10. Disposition à autogérer son travail, avec un horaire flexible, parfois sous pression.
11. Compétences informatiques : Apple OS, Microsoft 365 (Outlook, Teams, OneDrive, Word, Excel), Google Suite (Mail, Calendar, Drive, Hangouts), FileMaker Database, EmployeurD.