Commis aux services à la clientèle

École de technologie supérieure; Montreal (administrative region); Hybrid; CAD 38,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

Vacances 22 jours

Assurances collectives

Régime de retraite

Horaires été – 4 jours/semaine

Télémedecine

Job summary

École de technologie supérieure, située à Montréal, recherche un commis aux services à la clientèle pour soutenir le Bureau du registraire. Vous accueillerez les étudiants et le public, donnerez des informations sur les admissions, les programmes et les services, et assurerez le traitement administratif des dossiers.

Le poste est hybride avec une semaine typique de 35 heures et du télétravail possible un jour par semaine.

Qualifications

• Diplôme d’études secondaires (DES) ou scolarité équivalente.
• Minimum de deux années d’expérience pertinente.
• Maîtrise de Word et Excel; familiarité avec les outils collaboratifs O365.
• Bonne connaissance des procédures administratives et du service à la clientèle.

Responsibilities

• Accueillir et renseigner la clientèle en personne, par téléphone ou courriel.
• Répondre sur les activités du secteur et les informations étudiantes et documents.
• Saisir les données et transmettre les documents à la bonne unité.
• Collaborer à l’amélioration des procédures et assurer le suivi des dossiers.
• Effectuer le traitement administratif des dossiers étudiants et émettre attestations.
• Répondre aux demandes relatives à l’admission, aux programmes et services.
• Utiliser l’anglais à l’occasion selon les besoins opérationnels.

Skills

Accueil clientèle

Saisie des données

Anglais (sporadique)

Planification

Gestion des priorités

Travail d'équipe

Suite Office

Autonomie

Education

DES ou équivalent

Tools

Word

Excel

O365

Job description

VOTRE CARRIÈRE À L'ÉTS

L’École de technologie supérieure est une constituante du réseau de l’Université du Québec. Spécialisée dans l’enseignement et la recherche appliqués en génie et le transfert technologique, elle forme des ingénieurs et des chercheurs reconnus pour leur approche pratique et innovatrice. Idéalement située dans le quartier de Griffintown à la jonction du Vieux-Montréal et du centre-ville, l’ÉTS est à distance de marche des stations de métro Lucien-Lallier et Bonaventure.

À l’ÉTS, l’environnement de travail reflète l'expérience éducative que nous offrons à nos 11 000 étudiants et étudiantes: collaboratif, inclusif, accessible et à échelle humaine!

Vous souhaitez en apprendre davantage sur ce que l’ÉTS offre ? Découvrez tous nos avantages et conditions de travail ici : Les avantages de travailler à l’ÉTS .

Joignez une communauté qui, au sein d'une organisation créative et agile, contribue quotidiennement à former plus du quart des ingénieurs québécois!

Le titre du poste inscrit à la convention collective est: Commis aux services à la clientèle.

VOS AVANTAGES SALAIRE COMPÉTITIF 22 JOURS DE VACANCES HORAIRE D'ÉTÉ | 4 JOURS PAR SEMAINE ASSURANCES COLLECTIVES | RÉGIME DE RETRAITE CONCILIATION TRAVAIL-VIE PERSONNELLE CENTRE SPORTIF SUR PLACE SERVICE DE TÉLÉMÉDECINE 3 MOIS GRATUITS MOBILITÉ DURABLE 15 JOURS DE CONGÉS FÉRIÉS RABAIS EXCLUSIFS ET BIEN PLUS VOTRE RÔLE

Quel sera votre impact à titre de commis aux services à la clientèle au Bureau de la registraire?

Sous la direction de la supérieure ou du supérieur immédiat, vous offrez un accueil professionnel et attentionné auprès de la clientèle interne et externe en la renseignant sur les activités, les règlements et les procédures ou les programmes en vigueur. Votre rôle vous amènera à intervenir et à contribuer efficacement au bon déroulement des opérations tant dans le domaine académique ou administratif.

Vous serez responsable de:

• Accueillir et répondre à la clientèle en personne, par téléphone ou par messagerie électronique, donne des renseignements se rapportant aux activités de son secteur, les informer, sur des sujets relatifs à son secteur d’activités, par exemple aux études, aux dossiers étudiants, au perfectionnement, aux stages, aux services auxiliaires ou aux événements institutionnels.
• Faire remplir des formulaires appropriés; effectuer la saisie des données dans les systèmes appropriés ; s’assurer des suivis en découlant et transmettre les documents et formulaires à la personne responsable ou au service concerné.
• Collaborer à l’amélioration des procédures en ce qui a trait aux opérations de son secteur d’activités et aux différents dossiers dont elle a la responsabilité.
• Être responsable de la réception de paiement des droits de scolarité.
• Accuser la réception de documents obligatoires remis par les étudiants et en assurer le suivi.
• Effectuer le traitement administratif des dossiers étudiants afin de s’assurer de leur conformité.
• Émettre des attestations et des documents officiels.
• Fournir aux étudiants des renseignements concernant les admissions, les programmes, les examens, les droits de scolarité ou toutes autres demandes relatives à leur scolarité par téléphone, par courriel ou au comptoir du Bureau du registraire.
• Compte tenu de la nature des tâches, la personne pourrait être appelée à utiliser l’anglais parlé et écrit de façon sporadique dans l’exécution de ses fonctions.
• Horaire particulier : Pendant les périodes de rentrée universitaire, la semaine de travail est de 35 heures, du lundi au vendredi, avec un horaire de 10 h 30 à 13 h et de 14 h à 18 h 30. En dehors de ces périodes, l'horaire est aménagé de 9 h à 17 h, avec possibilité de télétravail (1) un jour par semaine. AVEZ-VOUS CE QU'IL FAUT POUR RELEVER LE DÉFI? Scolarité :
• Diplôme d’études secondaires (DES) ou scolarité équivalente.

Expérience :

• Minimum de deux (2) années d'expérience pertinente.

VOUS AUREZ DU SUCCÈS SI :

Autres habiletés :

• La suite Office n’a pas de secret pour vous. Word, Excel et les outils de travail collaboratifs O365 font partie de votre quotidien.
• Vous êtes débrouillard, autonome et rigoureux. Vous savez ce que vous avez à faire et vous le faites très bien.
• On vous a souvent complimenté pour vos aptitudes de planification, de bonne gestion des priorités et respect des échéanciers.
• Vous possédez de bonnes habiletés relationnelles et aimez le travail d'équipe.
• Votre sens du service à la clientèle vous incite à donner le meilleur de vous-même.
• Vous avez de la facilité à communiquer en anglais. Compte tenu de la nature des tâches, vous pourriez être appelé à utiliser l’anglais parlé et écrit de façon sporadique dans l’exécution de vos fonctions.
• Mais surtout … vous avez une attitude positive et collaborative.

Vous avez le profil recherché pour vous joindre à cette équipe?

Veuillez noter que les personnes dont la candidature sera retenue seront invitées à passer des tests de connaissances en bureautique portant sur les compétences requises pour le poste.