Assistante ou assistant de direction

Université de Montréal; Montreal; On-site; CAD 57,000 - 71,000; Full time

Benefits offered by this job

Banque de vacances

Avantages sociaux

Régime de retraite à prestations déter

Semaine estivale réduite

CPE sur le campus

Camps d'été et relâche scolaire

Congés payés pendant les Fêtes

Programme d'aide au personnel et à la_

Job summary

Université de Montréal recherche un(e) assistant(e) de direction pour soutenir la vice-rectorat aux relations avec les diplômés et à la philanthropie. Vous gérerez l'agenda, le courrier et les déplacements, tout en coordonnant des événements et en rédigeant des documents.

Ce poste temporaire à temps plein requiert une DEC en administration, 5 années d'expérience et une excellente maîtrise du français et de l'anglais. Rigueur, discrétion et sens de l'organisation sont essentiels.

Qualifications

• Diplôme d'études collégiales en administration générale ou bureautique.
• Cinq années d'expérience pertinentes à l'emploi.
• Maîtrise des logiciels de bureautique couramment en usage.
• Vitesse de frappe à 50 mots nets par minute.
• Maîtrise du français et de l'anglais.

Responsibilities

• Gérer le courrier, les courriels et les appels, accueillir les invités et visiteurs de la direction.
• Gérer l'agenda: rendez-vous, déplacements et voyages d'affaires; préparer les documents pour les réunions.
• Participer à l'organisation et à la planification d'événements (conférences, remises de diplômes, formations).
• Rédiger et mettre en page des documents; rédiger comptes rendus et procès-verbaux et assurer le suivi.
• Gérer les notes de frais et mandater des fournisseurs; respecter le budget et les spécifications.
• Collaborer avec d'autres assistants de direction et faire circuler l'information.
• Assurer la coordination entre la direction et les parties prenantes, y compris le cabinet du recteur.

Skills

Communication et relationnel

Discrétion et tact

Polyvalence

Gestion du stress

Rigueur et minutie

Organisation et priorisation

Education

DEC en administration générale ou bureautique

Formation supérieure pertinente

Tools

Bureautique générale

Job description

Devenez assistante ou assistant de direction

Information sur l'emploi

Le vice-rectorat aux relations avec les diplômés et à la philanthropie mobilise diplômés, amis et partenaires de l'UdeM pour soutenir son développement, Il élabore des stratégies, fixe des objectifs et coordonne des activités visant à renforcer le lien avec l'UdeM et à accroître les contributions financières. En tant que responsable de la prochaine Grande campagne et en cultivant des relations stratégiques, le vice-rectorat aux relations avec les diplômés et à la philanthropie jour un rôle majeur dans la mise en œuvre de la planification stratégique de l'Université, contribuant ainsi à son rayonnement national et international.

Les raisons pour lesquelles cet emploi est fait pour vous

• Vous êtes reconnue ou reconnu pour vos compétences communicationnelles et relationnelles, votre tact et votre diplomatie.
• Vous êtes une personne débrouillarde faisant preuve de discrétion et ayant la capacité de travailler sous pression tout en étant polyvalente ou polyvalent.
• Vous démontrez une minutie inégalée, et votre jugement est remarquable.
• Vous appréciez l'organisation et démontrez une maîtrise des priorités lors de la planification.

Vos défis au quotidien

• Assurer la gestion optimale du courrier, des courriels et des appels en interprétant et répondant efficacement aux diverses demandes. Accueillir les invités et visiteurs de sa direction.
• Gérer l'agenda en fixant et confirmant les rendez-vous, les déplacements et les voyages d'affaires en anticipant et en évitant les conflits d'horaire. Assurez une organisation efficace et les invitations aux réunions en rédigeant l'ordre du jour et en préparant les documents nécessaires à chaque dossier.
• Participer à l'organisation et à la planification d'évènements tels que conférences, collations des grades, formations ou autres.
• Rédiger, réviser et améliorer la mise en page des documents complexes pour des destinataires internes ou externes. Rédiger les comptes rendus et les procès-verbaux puis s'assurer du suivi des tâches afin de faire rapport à sa direction de l'état d'avancement avant la tenue d'une prochaine réunion.
• Gérer les notes de frais de sa direction et mandater des fournisseurs (traiteur, imprimeur, etc.) en définissant clairement les attentes tout en respectant le budget et les spécifications établies.
• Collaborer avec d'autres assistantes ou assistants de la direction en échangeant régulièrement des informations et en participants à des activités communes.
• Assumer le rôle de coordonnateur de la communication entre la direction et les parties prenantes, y compris le cabinet du recteur.

Ce qu’il vous faut pour réussir dans ce rôle

• Diplôme d'études collégiales avec spécialisation en administration générale ou en bureautique. Toute formation supérieure ayant permis l'atteinte des compétences requises pourrait être considérée.
• Cinq (5) années d'expérience pertinentes à l'emploi.
• Maîtrise des logiciels de bureautique couramment en usage.
• Vitesse de frappe à 50 mots nets par minutes.
• Maîtrise des langues française et anglaise.

Davantage d’information sur le poste

• Un salaire annuel entre 56628 $ à 70785 $ en fonction de votre expérience.
• Un poste temporaire à temps plein.

En savoir plus

• Une banque de vacances ou compensation sur le salaire pour les vacances, selon le statut
• Une compensation de 4 % verséesur le salaire pour les avantages sociaux
• Un programme d'aide au personnel et à la famille
• Un régime de retraite àprestations déterminées offrant une rente indexée à la retraite rrum.umontreal.ca
• Réduction de la semaine de travail pendant la période estivale **
• Deux CPE sur le campus
• Camps de jour l'été et pendant la relâche scolaire au CEPSUM
• Congés payés pendant la période des Fêtes **

** Certaines conditions s’appliquent

• Offredeformation continue
• Mobilité interne et cheminement
  de carrière